Wiederkehrende Forderungen

Mit wiederkehrenden Forderungen kannst du Forderungen automatisch in regelmässigen Intervallen erstellen lassen. Dies ist besonders nützlich für Abonnements, wiederkehrende Dienstleistungen oder monatliche Rechnungen.

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Was sind wiederkehrende Forderungen?

Eine wiederkehrende Forderung basiert auf einer Vorlage (Template-Forderung). Infinity erstellt automatisch in den von dir festgelegten Intervallen eine Kopie dieser Forderung. Du kannst dabei wählen, ob die Kopie:

• nur als Entwurf erstellt wird
• automatisch gestellt (eingebucht) wird
• automatisch gestellt und per E-Mail versendet wird

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Eine wiederkehrende Forderung erstellen

Um eine Forderung wiederkehrend zu stellen, öffne die Forderung und klicke in der Seitenleiste auf “Wiederkehrend stellen…”. Im Dialog “Wiederkehrend stellen” kannst du folgende Einstellungen vornehmen:

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Wiederholungsintervall

• Erste Ausführung: Das Datum, an dem die erste Wiederholung erstellt werden soll
• Wiederholung: Wähle aus, wie oft die Forderung wiederholt werden soll:
  • Täglich / alle X Tage
  • Wöchentlich / alle X Wochen
  • Monatlich / alle X Monate
  • Jährlich / alle X Jahre

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Automatische Aktionen

Du kannst festlegen, was mit jeder erstellten Wiederholung automatisch passieren soll:

• Nur als Entwurf erstellen: Die Forderung wird erstellt, bleibt aber im Entwurfsstatus. Du kannst sie später manuell stellen oder versenden.
• Automatisch stellen: Die Forderung wird automatisch gestellt (eingebucht), sobald sie erstellt wird.
• Automatisch stellen und versenden: Die Forderung wird automatisch gestellt und per E-Mail an den Empfänger gesendet.

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E-Mail-Empfänger

Wenn du “Automatisch stellen und versenden” wählst, kannst du festlegen, an welche E-Mail-Adresse die Forderung gesendet werden soll:

• Kontakt-E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Kontakts wird verwendet
• Andere E-Mail-Adresse: Du kannst eine spezifische E-Mail-Adresse eingeben

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Wiederkehrende Forderungen verwalten

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Wiederkehrende Forderungen anzeigen

Im Tab “Forderungen” findest du einen separaten Tab “Wiederkehrend”, der alle wiederkehrenden Forderungen anzeigt. Diese werden nach Erstellungsdatum sortiert.

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Status einer wiederkehrenden Forderung

Wenn du eine wiederkehrende Forderung öffnest, siehst du in der Seitenleiste:

• Status: Ob die Wiederholung aktiv ist oder angehalten wurde
• Wiederholungsintervall: Wie oft die Forderung wiederholt wird
• Automatische Aktionen: Was bei jeder Wiederholung passiert

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Bisherige Wiederholungen

In der Seitenleiste siehst du unter “Bisherige Wiederholungen” alle bereits erstellten Wiederholungen. Jede Wiederholung zeigt:

• Das Datum, an dem sie erstellt wurde
• Einen Link zur erstellten Forderung
• Ob bei der Erstellung ein Fehler aufgetreten ist

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Wiederholung anhalten oder wieder aktivieren

Du kannst eine wiederkehrende Forderung jederzeit anhalten, ohne sie zu löschen:

1. Öffne die wiederkehrende Forderung (Template-Forderung)
2. Klicke in der Seitenleiste auf “Wiederholung anhalten”

Die Wiederholung wird pausiert und es werden keine weiteren Forderungen erstellt, bis du sie wieder aktivierst. Um sie wieder zu aktivieren, klicke auf “Wiederholung wieder aktivieren”.

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Wiederholung anpassen

Du kannst die Einstellungen einer wiederkehrenden Forderung jederzeit ändern:

1. Öffne die wiederkehrende Forderung (Template-Forderung)
2. Klicke in der Seitenleiste auf “Wiederholung anpassen”
3. Ändere die gewünschten Einstellungen (Erste Ausführung, Wiederholungsintervall oder automatische Aktionen)
4. Klicke auf “Wiederholung anpassen”

Die Änderungen gelten für alle zukünftigen Wiederholungen.

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Template-Forderung vs. Wiederholungen

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Template-Forderung bearbeiten

Die ursprüngliche Forderung, die du als wiederkehrend markiert hast, ist die Template-Forderung. Änderungen an dieser Forderung beeinflussen alle zukünftigen Wiederholungen:

• Wenn du Positionen hinzufügst oder entfernst, werden diese auch in zukünftigen Wiederholungen erscheinen
• Wenn du Preise oder Beschreibungen änderst, werden diese auch in zukünftigen Wiederholungen übernommen
• Wenn du den Empfänger änderst, werden zukünftige Wiederholungen an den neuen Empfänger gesendet

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Einzelne Wiederholungen bearbeiten

Die einzelnen Wiederholungen (die erstellten Kopien) können unabhängig von der Template-Forderung bearbeitet werden:

• Du kannst Positionen hinzufügen oder entfernen
• Du kannst Preise oder Beschreibungen ändern
• Du kannst den Empfänger ändern

Diese Änderungen betreffen nur diese spezifische Wiederholung und haben keinen Einfluss auf die Template-Forderung oder zukünftige Wiederholungen.

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Häufige Fragen

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Wann werden die Wiederholungen erstellt?

Die Wiederholungen werden automatisch täglich durch einen Hintergrundprozess erstellt. Wenn das Erstellungsdatum einer Wiederholung erreicht ist, wird sie am nächsten Tag erstellt.

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Was passiert, wenn eine Wiederholung fehlschlägt?

Wenn beim Erstellen einer Wiederholung ein Fehler auftritt (z.B. beim Versenden der E-Mail), wird dies in der Liste der Wiederholungen angezeigt. Du erhältst zudem eine E-Mail-Benachrichtigung über den Fehler.

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Kann ich eine wiederkehrende Forderung löschen?

Du kannst die Template-Forderung wie jede andere Forderung löschen. Dies stoppt die automatische Erstellung weiterer Wiederholungen. Die bereits erstellten Wiederholungen bleiben erhalten.

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Kann ich die erste Wiederholung manuell erstellen?

Nein, die erste Wiederholung wird automatisch erstellt, wenn das Datum der ersten Ausführung erreicht ist. Du kannst jedoch die Template-Forderung selbst verwenden, wenn du sofort eine Forderung benötigst.