Inhalte in Forderungen und Offerten bearbeiten

Mit Infinity kannst du den Inhalt von Forderungen wie Offerten und QR-Rechnungen ganz einfach in einem visuellen Editor bearbeiten.

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Inhalte auf einer spezifischen Forderung

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Freitext

Auf Forderungen kannst du beliebigen Freitext im Einleitungs- und Schlusstext formulieren. Den Freitext kannst du bearbeiten, indem du innerhalb der Forderung einfach in den Text klickst und zu schreiben beginnst.

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Rechnungspositionen

Innerhalb einer Position kannst du folgende Inhalte einfügen:

• Menge
• Einheit
• Beschreibung
• MWST (automatisch berechnet)
• Einzelpreis
• Rabatt in %
• Gesamtpreis
• Artikelnummer

Wie du die Spalten für eine Position anpasst, kannst du im Artikel Spalten in Forderungen und Offerten anpassen nachlesen. Um diese Inhalte zu bearbeiten, kannst du wie beim Freitext in die jeweilige Spalte in der Position klicken und den Text ändern.

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Aufzählungen

Um Aufzählungspunkte zu ergänzen, klicke auf Aufzählung einfügen in der Toolbar, die erscheint, wenn du eine Position markiert hast.

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Rabatt auf einzelne Positionen

Um auf einzelnen Positionen einen prozentualen Rabatt zu gewähren, aktiviere die Spalte «Rabatt in %» in den Spalteneinstellungen. Dort kannst du dann pro Position einen Rabatt in Prozent eingeben, der automatisch vom Gesamtpreis der Position abgezogen wird.

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Rabattpositionen

Für einen Rabatt auf den gesamten Rechnungsbetrag kannst du eine Rabattposition einfügen. Klicke dazu in der Seitenleiste am rechten Rand auf Neuer Rabatt. Du kannst wählen zwischen:

• Fixbetrag
• Prozentual (Checkbox “In Prozent” aktivieren)

Prozentuale Rabatte werden auf den gesamten Rechnungsbetrag angewendet. Fixbetragsrabatte kannst du zwischen Positionen einfügen, um einzelne Posten zu rabattieren.

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Zwischensummen

Zwischensummen zeigen die Summe aller vorangehenden Produktpositionen an. Das ist besonders nützlich, wenn du mehrere Kategorien oder Gruppen von Leistungen in einer Rechnung darstellen möchtest. Um eine Zwischensumme einzufügen:

1. Klicke in der Seitenleiste am rechten Rand auf Neue Zwischensumme
2. Die Zwischensumme wird automatisch nach der aktuell ausgewählten Position eingefügt

Die Zwischensumme zeigt den laufenden Betrag aller Produktpositionen oberhalb von ihr. Rabatte, die vor der Zwischensumme stehen, werden dabei abgezogen. Andere Zwischensummen fliessen nicht zusätzlich in die Summe ein.

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Negativpositionen

Um eine Negativposition zu erstellen (normale Position, aber mit negativem Betrag):

1. Neue Position über die Seitenleiste hinzufügen
2. Position normal ausfüllen (Betrag noch positiv lassen)
3. In das Betragsfeld klicken und ein Minuszeichen voranstellen

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Rechnungsnummern

Um Offerten- oder Rechnungsnummer darzustellen, musst du diese in der Vorlage aktivieren (siehe unten).

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PDF-Anhänge

Zwischen dem Rechnungsdokument und dem QR-Zahlteil kannst du PDF-Dateien anhängen, zum Beispiel Stundennachweise oder zusätzliche Produktinformationen. Jede Datei erscheint im erzeugten PDF als weitere Seiten an genau dieser Stelle. Es werden nur PDF-Dateien akzeptiert. Eine Datei darf höchstens 10 MB gross sein. Klicke auf PDF hinzufügen, um eine Datei anzuhängen. Über das Löschen-Symbol entfernst du einen Anhang wieder.

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Bearbeitung nach erfassten Zahlungen

Sobald eine Forderung Zahlungen hat, können ihre Beträge und Positionen nicht mehr geändert werden, ohne die Zahlungen zuerst zu entfernen. Falsch verbuchte Forderungen kannst du aber auch nach der Zahlung noch korrigieren, indem du die jeweilige Position anklickst:

• Das Ertragskonto einer Position kannst du jederzeit anpassen.
• Den MWST-Code einer Position kannst du nur anpassen, wenn die Forderung mit Bruttobeträgen (inkl. MWST) erfasst wurde. Bei Bruttobeträgen bleibt der zahlbare Gesamtbetrag trotz geändertem MWST-Code unverändert — bei Nettobeträgen würde sich der Gesamtbetrag ändern und nicht mehr mit den erfassten Zahlungen übereinstimmen.

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Forderung im Buchen-Tab

Eine Forderung kannst du auch direkt aus der Buchhaltung öffnen: über den Titel in einer Buchung, im Journal oder aus dem Kundenkonto. Sie erscheint als eigener Tab. Unter Positionen änderst du das Ertragskonto und den MWST-Code und speicherst. Unter Buchungen siehst du die zugehörigen Buchungen. PDF lädt das Dokument herunter. Forderung öffnen führt in den Editor. Es gelten dieselben Einschränkungen wie bei der Bearbeitung nach erfassten Zahlungen.

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Dokumentdesign

Im Dokumentdesign legst du fest, wie Forderungen und Offerten aussehen: Logo, Absender, Farben, Schrift und die Texte, die neue Dokumente mitbringen. Du öffnest die Übersicht unter Einstellungen → Forderungen → Dokumentdesign. In der Forderungen-Übersicht erreichst du das Standarddesign über Mehr → Design anpassen. Logo, Absender, Farben, Schrift, Hintergrund und Fusszeile gelten für jede Forderung und Offerte mit diesem Design. Beim nächsten PDF siehst du die aktuellen Angaben. In der Seitenleiste Design gibt es zwei Tabs:

• Dokument – Seitenränder, Schriftart, Textgrössen, Akzentfarbe, Standardsprache und Hintergrund
• Elemente – Logo, Absender, zusätzlicher Text, Empfänger, Infobalken, Standardtexte, Tabelle, eigene Spalten und Fusszeile

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Mehrere Designs

Mit Infinity Business legst du mehrere Designs an, etwa je eines pro Marke.

1. Öffne Einstellungen → Forderungen → Dokumentdesign.
2. Klicke auf «Neues Design», gib einen Namen ein und bestätige mit «Weiter».
3. Ergänze Absender und die übrigen Angaben und speichere.

Über das Menü eines Designs wählst du «Als Standard setzen». Neue Dokumente verwenden das Standarddesign, bis du ein anderes wählst. Das Standarddesign kannst du umbenennen. Löschen lässt es sich nicht. Sobald mehr als ein verwendbares Design vorhanden ist, erscheint beim Erstellen die Auswahl Design. In einem geöffneten Dokument wechselst du es in der Seitenleiste unter Design. Die Sprache des Dokuments bleibt. Titel, Einleitung und Schluss werden nur ersetzt, wenn sie noch den Standardtexten des bisherigen Designs entsprechen. Ein weiteres Design löschst du über das Menü. Solange eine Forderung oder Offerte es verwendet, bleibt es bestehen. Ohne Infinity Business ist das Standarddesign bearbeitbar. Weitere Designs sind mit «Gesperrt» markiert. Dokumente, die ein gesperrtes Design bereits verwenden, behalten es. Für neue Dokumente steht es nicht zur Auswahl.

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Absender

Unter Elemente → Absender trägst du Firmenname, Strasse, Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Ort und optional das Land ein. Firmenname, Strasse, PLZ und Ort müssen ausgefüllt sein, damit du das Design speichern kannst. Mit Absenderblock anzeigen blendest du den Standard-Absender ein oder aus. Unter Zusätzlicher Text kannst du bis zu sechs weitere Zeilen ergänzen, zum Beispiel Webseite, E-Mail oder Telefon.

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Standardtexte

Unter Elemente → Standardtexte legst du Titel sowie Eröffnungs- und Schlusstexte fest, die in neuen Dokumenten mit diesem Design automatisch erscheinen – getrennt für Forderungen und Offerten. Diese Texte kannst du später in jedem Dokument überschreiben. Änderungen wirken sich nicht auf bestehende Dokumente aus.

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Sprache

Unter Dokument → Standardsprache legst du die Sprache der systemgenerierten Texte für neue Dokumente mit diesem Design fest. Die gewählte Sprache wirkt sich auf folgende Elemente aus:

• Spaltenüberschriften (z.B. “Menge”, “Beschreibung”, “MWST”)
• Systemlabels und Bezeichnungen auf dem PDF
• Beschriftungen auf dem QR-Zahlteil
• Standardtexte (Einleitungs- und Schlusstexte), falls du keine eigenen Texte definiert hast
• Alle weiteren nicht benutzerdefinierten Texte auf der Rechnung

Verfügbare Sprachen:

• Deutsch
• English
• Français
• Italiano

Die Sprache des Designs gilt für neue Forderungen und Offerten mit diesem Design. Im einzelnen Dokument stellst du die Sprache in der Seitenleiste unter Sprache ein. Die Dokumentsprache ist unabhängig von der Anzeigesprache der App und von der Sprache der Buchhaltung.

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Fortlaufende Nummerierung

Unter Elemente → Infobalken kannst du festlegen:

• Rechnungsnummer anzeigen
• Offertennummer anzeigen

Optional kannst du die Startnummer anpassen (z.B. wenn du vorher eine andere Software genutzt hast). Die Nummernfolge gilt für die ganze Organisation, auch wenn du mehrere Designs verwendest. Jedes Design kann die Rechnungs- und die Offertennummer ein- oder ausblenden.

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Fusszeile

Unter Elemente → Fusszeile wählst du, welche Angaben auf jeder Seite erscheinen:

• Firmenname
• Adresse
• MWST-Nummer
• E-Mail
• Telefon
• Webseite
• Eigener Text
• Seitenzahlen

Du kannst die Einträge ein- oder ausblenden und ihre Reihenfolge per Drag-and-drop anpassen. Ohne ausgewählte Einträge erscheint keine Fusszeile. Ein eigenes Briefpapier mit fertiger Fusszeile lädst du unter Dokument → Hintergrund hoch (Infinity Pro oder höher).

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Rechnungsbeträge in Forderungen runden

Forderungen in CHF kannst du automatisch auf die nächsten 5 Rappen runden. Die Funktion aktivierst du in den Einstellungen unter Rappenrundung. Mehr dazu unter Vorlagen für Forderungen & Offerten. Differenzen bei Zahlungen von Kunden (z.B. wenn der Rechnungsbetrag ungerundet ist, aber Kunden einen auf 5 Rp. gerundeten Betrag bezahlen) werden automatisch via Rundungsdifferenz bei Zahlungseingang gebucht. Das Limit passt du in den Einstellungen unter Zahltoleranz an.