Inhalte in Forderungen und Offerten bearbeiten

Mit Infinity kannst du den Inhalt von Forderungen wie Offerten und QR-Rechnungen ganz einfach in einem visuellen Editor bearbeiten.

​

Inhalte auf einer spezifischen Forderung

​

Freitext

Auf Forderungen kannst du beliebigen Freitext im Einleitungs- und Schlusstext formulieren. Den Freitext kannst du bearbeiten, indem du innerhalb der Forderung einfach in den Text klickst und zu schreiben beginnst.

​

Rechnungspositionen

Innerhalb einer Position kannst du folgende Inhalte einfügen:

• Menge
• Einheit
• Beschreibung
• MWST (automatisch berechnet)
• Einzelpreis
• Gesamtpreis
• Artikelnummer

Wie du die Spalten für eine Position anpasst, kannst du im Artikel
Spalten in Forderungen und Offerten anpassen nachlesen. Um diese Inhalte zu bearbeiten, kannst du wie beim Freitext in die jeweilige Spalte in der Position klicken und den Text ändern.

​

Aufzählungen

Um Aufzählungspunkte zu ergänzen, klicke auf Aufzählung einfügen in der Toolbar, die erscheint, wenn du eine Position markiert hast.

​

Rabattpositionen

Rabatte kannst du über die Seitenleiste am rechten Rand einfügen, indem du auf Neuer Rabatt klickst. Du kannst wählen zwischen:

• Fixbetrag
• Prozentual (Checkbox “In Prozent” aktivieren)

Prozentuale Rabatte werden auf den gesamten Rechnungsbetrag angewendet. Fixbetragsrabatte kannst du zwischen Positionen einfügen, um einzelne Posten zu rabattieren.

​

Zwischensummen

Zwischensummen zeigen die Summe aller vorangehenden Produktpositionen an. Das ist besonders nützlich, wenn du mehrere Kategorien oder Gruppen von Leistungen in einer Rechnung darstellen möchtest. Um eine Zwischensumme einzufügen:

1. Klicke in der Seitenleiste am rechten Rand auf Neue Zwischensumme
2. Die Zwischensumme wird automatisch nach der aktuell ausgewählten Position eingefügt

Die Zwischensumme berechnet automatisch die Summe aller Produktpositionen, die vor ihr stehen. Rabatte und andere Zwischensummen werden dabei nicht berücksichtigt.

​

Negativpositionen

Um eine Negativposition zu erstellen (normale Position, aber mit negativem Betrag):

1. Neue Position über die Seitenleiste hinzufügen
2. Position normal ausfüllen (Betrag noch positiv lassen)
3. In das Betragsfeld klicken und ein Minuszeichen voranstellen

​

Rechnungsnummern

Um Offerten- oder Rechnungsnummer darzustellen, musst du diese in der Vorlage aktivieren (siehe unten).

​

Inhalte in der Vorlage für alle Forderungen

Folgende Inhalte kannst du in der Vorlage bearbeiten. Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Forderungen und Offerten aus. Um die Dokumentvorlage zu ändern:
Einstellungen → Dokumentdesign

​

Absender

Du kannst festlegen:

• Absendername (Pflicht: offizieller Firmenname oder eigener Name bei Selbstständigkeit)
• Adresse (eine Zeile)
• Zusatztext (Website, E-Mail, Telefon, Slogan etc., mehrere Zeilen möglich)

​

Standardtexte

Unter Standardtexte kannst du Eröffnungs- und Schlusstexte festlegen, die in neuen Dokumenten automatisch erscheinen – sowohl für Forderungen als auch für Offerten. Diese können pro Dokument später jederzeit überschrieben werden.
Änderungen wirken sich nicht auf bestehende Dokumente aus.

​

Sprache

Unter Sprache kannst du die Sprache für alle systemgenerierten Texte in deinen Forderungen und Offerten festlegen. Die gewählte Sprache wirkt sich auf folgende Elemente aus:

• Spaltenüberschriften (z.B. “Menge”, “Beschreibung”, “MWST”)
• Systemlabels und Bezeichnungen auf dem PDF
• Standardtexte (Einleitungs- und Schlusstexte), falls du keine eigenen Texte definiert hast
• Alle weiteren nicht benutzerdefinierten Texte auf der Rechnung

Verfügbare Sprachen:

• Deutsch
• English
• Français
• Italiano

Die Spracheinstellung in der Vorlage wird standardmässig für alle neuen Forderungen und Offerten verwendet. Du kannst die Sprache jedoch auch für einzelne Dokumente individuell anpassen, indem du beim Bearbeiten einer Forderung oder Offerte in der Seitenleiste die Sprache änderst.

​

Fortlaufende Nummerierung

Unter Elemente kannst du festlegen:

• Rechnungsnummer anzeigen
• Offertennummer anzeigen

Optional kannst du die Startnummer anpassen (z.B. wenn du vorher eine andere Software genutzt hast).

​

Fusszeile

Eine Fusszeile kann nicht direkt über die Vorlage eingetragen werden. Mit Infinity Pro oder höher kannst du jedoch unter Aussehen einen PDF-Hintergrund hochladen, der eine Fusszeile enthält.

​

Rechnungsbeträge in Forderungen runden

In Forderungen an Kunden besteht noch keine Möglichkeit zur automatisierten Rundung; dort empfehlen wir, entweder den ungerundeten Preis in Rechnung zu stellen oder eine zusätzliche Rechnungsposition für den Rundungsbetrag einzufügen. Differenzen bei Zahlungen von Kunden (z.B. wenn der Rechnungsbetrag ungerundet ist, aber Kunden einen bspw. auf 5 Rp. gerundeten Betrag bezahlen) werden automatisch via Rundungsdifferenz bei Zahlungseingang gebucht. Das Limit lässt sich in den Einstellungen unter «Buchungsverhalten» anpassen.