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Closed Beta: Mahnungen sind aktuell für ausgewählte Kundinnen und Kunden in einer geschlossenen Beta verfügbar. Schreibe an help@infinity.swiss oder melde dich im Live Chat, wenn du die Funktion für deine Organisation aktivieren möchtest.
Mit Mahnungen erinnerst du Kundinnen und Kunden an eine gestellte, noch offene Forderung. Du kannst Mahnstufen einmalig konfigurieren, Mahnungen einzeln in einer Forderung erstellen oder mehrere Forderungen in der Liste auf die nächste Stufe heben.

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Mahnwesen einrichten

Unter Einstellungen → Forderungen → Mahnwesen legst du die Mahnstufen deiner Organisation fest. Die Liste ist zu Beginn leer. Pro Mahnstufe bestimmst du:
  • nach wie vielen Tagen sie ausgelöst wird (1. Stufe ab Fälligkeit der Forderung, weitere Stufen ab Fälligkeit der vorherigen Mahnung)
  • Titel sowie Einleitungs- und Schlusstext
  • ob die Stufe automatisiert oder manuell ist
Automatisierte Stufen erstellt und versendet Infinity per E-Mail, sobald sie fällig sind. Manuelle Stufen hebst du selbst an – zum Beispiel in der Forderungsliste.

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Mahnung in einer Forderung erstellen

Öffne eine gestellte Forderung (kein Entwurf und keine Offerte). In der Seitenleiste erscheint der Tab Mahnungen.
  1. Wechsle zum Tab Mahnungen.
  2. Klicke auf Neue Mahnung.
  3. Passe bei Bedarf Titel, Datum, Zahlungsfrist sowie Einleitungs- und Schlusstext an.
  4. Klicke auf Speichern.
Infinity nummeriert die Mahnungen fortlaufend. Der vorgeschlagene Titel lautet zum Beispiel «Rechnung – 1. Mahnung».

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Mahnstufe in der Liste erhöhen

In der kompakten Forderungsliste siehst du bei gemahnten Forderungen den Status n. Mahnung bzw. n. Mahnung überfällig. Der Filter Nächste Mahnung fällig zeigt nur Forderungen, deren nächste konfigurierte Stufe fällig ist.
  1. Filtere bei Bedarf nach Nächste Mahnung fällig.
  2. Wähle die gewünschten Forderungen aus.
  3. Aktiviere optional Direkt per E-Mail versenden und PDF herunterladen.
  4. Klicke auf Mahnstufe erhöhen….
Fehlt bei einem Empfänger die E-Mail-Adresse und du möchtest per E-Mail versenden, ergänzt du die Adresse zuerst. Die Mahnungen werden angelegt; mit aktiviertem E-Mail-Versand versendet Infinity sie mit dem nächsten Automationslauf. Mit aktiviertem PDF-Download erhältst du die PDFs als ZIP.

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Versenden und PDF

Bei jeder Mahnung in der Forderung findest du in der Karte drei Symbole:
  • Brief – per E-Mail versenden
  • PDF – herunterladen
  • Stift – bearbeiten oder löschen
Die E-Mail wird von invoices@infinity.swiss versendet – wie bei Forderungen und Offerten via E-Mail.
In der Mahnung selbst hinterlegst du keine zusätzlichen Mahngebühren. Betrag und Positionen entsprechen der ursprünglichen Forderung.