Lohnperioden schliessen

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Lohnperiode schliessen

Wenn alle erforderlichen Löhne ausbezahlt sind, kannst du die Periode schliessen und die nächste Lohnperiode öffnen. Für das Schliessen einer Lohnperiode müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Lohnkontrolle muss abgeschlossen sein. Dies bedeutet, dass im Lohnlauf im Tab «Kontrolle» keine nicht ausgefüllten Aufgaben (wie z.B. unvollständig erfasste Mitarbeitende oder fehlende Stundenerfassungen) mehr existieren. Falls z.B. keine geleisteten Stunden vorhanden sind, kannst du dies im Tab «Kontrolle» entsprechend angeben. Der Tab «Kontrolle» verschwindet automatisch, wenn keine Aufgaben mehr existieren. Zusätzlich können unter Lohn → Lohnläufe offene Aufgaben erscheinen; arbeite diese ebenfalls ab.
• Die Lohnartenkontierung muss vollständig sein. Dies bedeutet, dass unter «Lohn» > «Firma» > «Lohnarten» alle Lohnarten korrekt einem Buchhaltungskonto zugeordnet sein müssen. Ansonsten kann kein Buchungsbeleg erstellt werden.

Du kannst eine Periode schliessen, auch wenn noch Mitarbeitende offene Auszahlungen haben. Infinity Payroll übernimmt diese automatisch in die nächste Lohnperiode. Wenn du die Periode via ELM übermitteln möchtest, stelle zudem sicher, dass die ELM-Übermittlung aktiviert ist. Im Dialogfeld «Lohnperioden schliessen» wird der Status hierzu angezeigt. Im Dialog siehst du eine Vorschau der Buchungen, die beim Schliessen in die Buchhaltung übernommen werden. Bereitet Infinity den Buchungsbeleg noch auf, erscheint «Buchungsbeleg wird aufbereitet…» – warte, bis die Vorschau erscheint.

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Live Accounting und Lohnbuchungen

Buchungen, die ein verbundenes Live-Konto berühren – insbesondere die Lohnauszahlung – werden beim Schliessen nicht ins Journal geschrieben. Live Accounting verbucht sie, sobald die Bankbewegung eintrifft. Die Vorschau zeigt dann den Hinweis «Die Auszahlung wird verbucht, sobald die Bankbewegung eintrifft.» Aufwand, Sozialversicherungen und übrige Lohnbuchungen auf nicht verbundenen Konten erscheinen weiterhin in der Vorschau und werden beim Schliessen gebucht. Falls du historische Perioden in Infinity Payroll nachträgst, die bereits z.B. in einem anderen Lohnprogramm gemeldet wurden, solltest du die ELM-Übermittlung erst nach dem Schliessen der nachgebuchten Perioden aktivieren.

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Nachgetragene Perioden

Monate, die vor der Aktivierung von Infinity Payroll endeten, kannst du ohne Buchungen schliessen, wenn die Löhne dieses Monats bereits in der Buchhaltung stehen. Im Dialog Lohnperiode schliessen erscheint Periode ohne Buchungen schliessen, sobald die Vorschau Buchungen enthält. Aktiviere die Option. Die Vorschau zeigt diese Buchungen mit dem Hinweis Folgende Buchungen werden nicht erstellt. Lohnkontrolle, Lohnartenkontierung und der Umgang mit offenen Auszahlungen gelten weiterhin. Die Periode wird geschlossen und steht für die Lohnmeldungen bereit. In der Buchhaltung entsteht dabei nichts Neues.

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Geschlossene Lohnperioden korrigieren

Geschlossene Lohnperioden können nicht mehr geöffnet werden. Wenn du jedoch nachträglich Änderungen vornehmen musst, kannst du diese so nachholen:

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Nachträgliche Korrekturen in geschlossener Periode nachholen

Auch nach dem Schliessen kannst du notwendige Änderungen für den betroffenen Monat erfassen (zum Beispiel, wenn du bei Mitarbeitenden die geleisteten Stunden, das Pensum oder andere Lohnwerte über den Mitarbeiter > «Neue Änderung» nachträglich korrigierst). Infinity Payroll verrechnet diese automatisch als «Verrechnung Vorperiode» in der nächsten offenen Lohnabrechnung.

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Wenn eine Auszahlung in der geschlossenen Periode fehlt

Wenn eine Auszahlung nicht erfasst wurde, übernimmt Infinity den offenen Betrag automatisch in die nächste Lohnperiode. Falls das in deinem Fall ungewünscht ist (zum Beispiel bei einer versehentlich zu früh geschlossenen Periode), gehst du so vor:

1. Aktiviere die Lohnart Vorauszahlung unter Firma > Neue Änderung > Variable Lohnwerte/Lohnarten, falls sie noch nicht aktiv ist.
2. Erfasse in der nächsten offenen Lohnperiode eine Vorauszahlung in der Höhe des bereits manuell ausbezahlten Betrags.
3. Optional: Ergänze beim Mitarbeitenden unter Neue Änderung > Bemerkung auf Lohnabrechnung eine kurze Erklärung für diese einmalige Korrektur.

So gleichen sich der automatische Übertrag aus der geschlossenen Periode und die Vorauszahlung gegenseitig aus, und der resultierende Lohnbetrag ist korrekt.