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Closed Beta: Der Import ist für ausgewählte Kundinnen und Kunden verfügbar. Schreibe an help@infinity.swiss oder melde dich im Live Chat, wenn du ihn für deine Organisation aktivieren möchtest.
Mit dem Import übernimmst du Mitarbeitende in die Lohnbuchhaltung, statt sie einzeln zu erfassen. Aus bexio füllst du zusätzlich die Einrichtung der Firma vor. Mitarbeitende lassen sich importieren, solange die Lohnbuchhaltung eingerichtet ist und noch keine Lohnperiode abgeschlossen wurde.

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Import öffnen

  1. Gehe zu Lohn → Mitarbeitende.
  2. Öffne Mehr und wähle Mitarbeiter importieren. In einer leeren Liste steht derselbe Knopf auch direkt in der Übersicht.
Während der Einrichtung der Firma erscheint Aus bexio vorausfüllen, oberhalb des ersten Schritts und in der Seitenleiste. Dort lädst du die Stammdaten als PDF hoch. Infinity füllt die Schritte vor, du prüfst sie.

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Dateien hochladen

Wähle unter Bisherige Lohnsoftware entweder bexio oder Andere Software. Aus bexio brauchst du:
  • Mitarbeiterstammdaten (PDF), erforderlich. Personen, die vor dem Jahr dieses Berichts ausgetreten sind, übernimmt der Import nicht.
  • Firmenstammdaten (PDF), empfohlen. Daraus stammen die Versicherer der Mitarbeitenden und die vorausgefüllte Firmeneinrichtung. Gibt es mehrere Betriebsstätten, übernimmt Infinity die erste. Die weiteren trägst du in der Einrichtung ein.
  • Lohnabrechnungen des letzten Monats (Excel), empfohlen. Sie ergänzen IBAN, Wohnkanton, Lohn, Pensum und den Code der Unfallversicherung.
  • Lohnkonten (Excel), optional, auch mehrere Dateien. Sie ergänzen AHV-Nummer, Geburtsdatum und Eintritt. Das Lohnkonto mit den Firmentotalen nennt keine einzelnen Personen und wird nicht übernommen.
Lohnabrechnungen und Lohnkonten ergänzen die Personen aus den Stammdaten. Bei anderer Software klickst du auf Vorlage herunterladen, füllst die Vorlage für Mitarbeiterdaten aus und lädst die Excel-Datei hoch. Infinity liest PDF und Excel (.xlsx) bis 20 MB und erkennt die Dateien am Inhalt. Der Lohnartenstamm betrifft die Lohnhistorie, der Buchungsbeleg die Buchungen eines Monats. Beides lässt sich hier nicht hochladen. Der Import nutzt KI. Deine Daten werden beim KI-Anbieter nicht aufbewahrt. Weiter wird auswählbar, sobald Mitarbeitende erkannt wurden.

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Angaben prüfen

Unter Mitarbeiter überprüfen ergänzt du Fehlendes und korrigierst Falsches. In der Liste steht bei jeder Person Neu oder Wird aktualisiert, daneben die offenen Hinweise. Öffne eine Person, passe die Felder an und klicke auf Änderungen speichern. Mit Aus Import entfernen lässt du jemanden weg. Übertragen lässt sich, sobald keine Fehler mehr offen sind.

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Übertragen

Die Angaben gelten ab Beginn der Lohnbuchhaltung. Bisherige Lohnläufe und Jahressummen übernimmt der Import nicht. Klicke auf Mitarbeiter übertragen. Danach findest du die Personen unter Lohn → Mitarbeitende. Einen noch nicht übertragenen Import verwirfst du im Menü des Imports mit Import verwerfen. Die Lohnbuchhaltung bleibt dabei unverändert. Entfernst du nur die Dateien in Aus bexio vorausfüllen, bleiben bereits gespeicherte Einrichtungsschritte erhalten.