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Mit Infinity kannst du den Inhalt von Forderungen wie Offerten und QR-Rechnungen ganz einfach in einem visuellen Editor bearbeiten.

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Inhalte auf einer spezifischen Forderung

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Freitext

Auf Forderungen kannst du beliebigen Freitext im Einleitungs- und Schlusstext formulieren. Den Freitext kannst du bearbeiten, indem du innerhalb der Forderung einfach in den Text klickst und zu schreiben beginnst.

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Rechnungspositionen

Innerhalb einer Position kannst du folgende Inhalte einfügen:
  • Menge
  • Einheit
  • Beschreibung
  • MWST (automatisch berechnet)
  • Einzelpreis
  • Gesamtpreis
  • Artikelnummer
Wie du die Spalten für eine Position anpasst, kannst du im Artikel
Spalten in Forderungen und Offerten anpassen nachlesen. Um diese Inhalte zu bearbeiten, kannst du wie beim Freitext in die jeweilige Spalte in der Position klicken und den Text ändern. Position in einer Forderung
Du kannst Infinity Rechnungs- und Offertentexte automatisch schreiben lassen, indem du am unteren Rand auf Instant Fill klickst und dann beschreibst, welche Art von Forderung du erstellen möchtest.Beispiele:
  • Projekt Redesign Website mit WordPress für Complex GmbH
  • Design Marketingbroschüre für Event DIN A4 3-seitig
  • IT-Beratung für Cybersecurity-Audit

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Aufzählungen

Um Aufzählungspunkte zu ergänzen, klicke auf Aufzählung einfügen in der Toolbar, die erscheint, wenn du eine Position markiert hast. Aufzählungsoption in der Toolbar am unteren Bildschirmrand

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Rabattpositionen

Rabatte kannst du über die Seitenleiste am rechten Rand einfügen, indem du auf Neuer Rabatt klickst. Du kannst wählen zwischen:
  • Fixbetrag
  • Prozentual (Checkbox “In Prozent” aktivieren)
Rabattposition in einer Forderung Prozentuale Rabatte werden auf den gesamten Rechnungsbetrag angewendet.
Fixbetragsrabatte kannst du zwischen Positionen einfügen, um einzelne Posten zu rabattieren.

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Negativpositionen

Um eine Negativposition zu erstellen (normale Position, aber mit negativem Betrag):
  1. Neue Position über die Seitenleiste hinzufügen
  2. Position normal ausfüllen (Betrag noch positiv lassen)
  3. In das Betragsfeld klicken und ein Minuszeichen voranstellen
Für Negativpositionen kannst du auch Freitext hinzufügen – gleich wie bei normalen Positionen.

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Rechnungsnummern

Um Offerten- oder Rechnungsnummer darzustellen, musst du diese in der Vorlage aktivieren (siehe unten).
Es gibt aktuell keine spezifischen Felder für Auftragsnummern, Kundennummern, PO-Nummer, Ansprechperson o.Ä. Diese Angaben empfehlen wir derzeit im Freitext zu hinterlegen.

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Inhalte in der Vorlage für alle Forderungen

Folgende Inhalte kannst du in der Vorlage bearbeiten. Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Forderungen und Offerten aus. Um die Dokumentvorlage zu ändern:
Einstellungen → Dokumentdesign

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Absender

Du kannst festlegen:
  • Absendername (Pflicht: offizieller Firmenname oder eigener Name bei Selbstständigkeit)
  • Adresse (eine Zeile)
  • Zusatztext (Website, E-Mail, Telefon, Slogan etc., mehrere Zeilen möglich)
Eigenen Absenderblock verwenden:
Wenn du volle Freiheit brauchst, kannst du den Standard-Absenderblock deaktivieren und stattdessen einen PDF-Hintergrund mit deinem eigenen Absenderlayout hochladen (Infinity Pro oder höher).

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Standardtexte

Unter Standardtexte kannst du Eröffnungs- und Schlusstexte festlegen, die in neuen Dokumenten automatisch erscheinen – sowohl für Forderungen als auch für Offerten. Diese können pro Dokument später jederzeit überschrieben werden.
Änderungen wirken sich nicht auf bestehende Dokumente aus.

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Fortlaufende Nummerierung

Unter Elemente kannst du festlegen:
  • Rechnungsnummer anzeigen
  • Offertennummer anzeigen
Optional kannst du die Startnummer anpassen (z.B. wenn du vorher eine andere Software genutzt hast).

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Fusszeile

Eine Fusszeile kann nicht direkt über die Vorlage eingetragen werden. Mit Infinity Pro oder höher kannst du jedoch unter Aussehen einen PDF-Hintergrund hochladen, der eine Fusszeile enthält.