# Post a ledger entry Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/create POST /v1/ledger-entries Creates and posts a single new ledger entry. If a tax code is given, Infinity books the VAT alongside the entry and reports it in the `vat` property of the returned entry. ## Creating a new ledger entry For example, the following payload will create a new ledger entry for the amount of CHF 120.50, with the VAT booked alongside it because of the `UN81` tax code: ```json theme={null} { "date": "2025-01-01", "description": "Einnahme von 120.50 CHF", "debitAccount": 1020, "creditAccount": 3200, "amount": 12050, "currency": "CHF", "taxCode": "UN81" } ``` The `taxCode` accepts the statutory tax codes as well as the organisation's own simplified codes (Saldosteuersatz) such as `SS53`, and the empty string for an entry without VAT. Use [list available tax codes](/api/accounting/tax-codes) to find out which codes the organisation can use on a given date. The response contains the posted entry as `ledgerEntry`, in the same shape as when you [find ledger entries](/api/accounting/find) — including its `id`, and its `vat` object with the VAT amount and accounts that were booked. The individual transactions behind the entry are not listed separately. ## Foreign currency entries To post an entry in another currency, send `amount` in that currency and set `currency` accordingly. The currency has to be enabled in the organisation. Infinity converts the amount to CHF, and the entry returned in the response reports the original amount in its `fx` object. You can either give the exchange rate as the value of one unit of the foreign currency in CHF: ```json theme={null} { "date": "2025-01-01", "description": "Beratung", "debitAccount": 1020, "creditAccount": 3200, "amount": 10000, "currency": "EUR", "exchangeRate": 0.95 } ``` Or you can give the CHF amount that should be booked as `baseAmount`, for example the amount your bank actually credited. Infinity then derives the exchange rate from it: ```json theme={null} { "date": "2025-01-01", "description": "Beratung", "debitAccount": 1020, "creditAccount": 3200, "amount": 10000, "currency": "EUR", "baseAmount": 9483 } ``` * If neither is given, the exchange rate set for the currency in Infinity on that date is used. * Sending `exchangeRate` and `baseAmount` together is rejected with `400 Bad Request` and the error code `general/missing-fields`, listing both fields in `invalidFields`. * Sending `baseAmount` for an entry in CHF is rejected the same way, listing `baseAmount`. ## Retrying safely with idempotency keys If a request fails or times out, you may not know whether the ledger entry was posted. To retry safely without creating duplicate bookings, provide a unique `Idempotency-Key` header (for example a UUID) with your request: ```bash theme={null} Idempotency-Key: 4cbe4d8c-8952-46a5-8bcd-1b4a67d0c496 ``` When you retry a request with the same key and payload, the API returns the status and response of the original request – including the ledger entry it posted – instead of posting the entry again. * Keys are scoped to your organisation and API key. * Keys are retained for 24 hours. After that, a key can be used again and will post a new entry. * Reusing a key with a different payload returns `409 Conflict` with error code `rest-api/idempotency-key-payload-mismatch`. * While a request is still being processed, concurrent requests with the same key return `409 Conflict` with error code `rest-api/idempotency-key-request-in-progress`. * If a request fails, its key is released, so the same key can be used to retry. Generate a new idempotency key for every new ledger entry, and reuse it only when retrying the same request. # Delete a ledger entry Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/delete DELETE /v1/ledger-entries/{ledgerEntryId} Deletes the ledger entry with the given id, together with the VAT that was booked with it. Receipts attached to the entry return to the document inbox, and the balances of the accounts involved are recalculated. Only entries with the source `manual` can be deleted. Entries that another part of Infinity posted, such as invoice, bank, VAT, closing, salary or reversal entries, have to be undone through the feature that owns them. ## Deleting a ledger entry Deleting an entry removes it from the ledger completely, just like deleting a booking in the app: ```bash theme={null} curl -X DELETE https://api.infinity.swiss/v1/ledger-entries/682338d9e9500b3ffe4baa5a \ -H "x-api-token: your-api-token" ``` * The VAT booked alongside the entry is deleted with it. * Receipts attached to the entry are not deleted. They return to the document inbox, from where they can be attached to another entry. * The balances of the accounts involved are recalculated. A successful deletion returns `204 No Content` with an empty body. ## Entries that cannot be deleted Only entries with the source `manual` — posted by hand in Infinity or through this API — can be deleted here. Every other entry belongs to a feature that owns it, for example an invoice, a bank transaction or the VAT settlement, and has to be undone there. See [ledger entry sources](/api/accounting/sources) for what each source means. Deletion is refused with `403 Forbidden` and one of these error codes: * `ledger/entry-not-deletable` if the source of the entry is not `manual`. The response also carries the `source` of the entry, so you know which part of Infinity it has to be undone in. * `ledger/annulment-deletion` if the entry has already been reversed (Storno). Its `reversedBy` property tells you which entry reversed it. * `fiscal-year/closed` if the entry lies in a closed fiscal year. * `transactions/from-closed-vat-period` if the entry lies in a closed VAT period. As with the other ledger endpoints, the id must be that of the ledger entry. An unknown id, an id from another organisation, or the id of the VAT transaction booked alongside an entry results in a `404 Not Found` response with the error code `transactions/not-found`. # Find ledger entries Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/find GET /v1/ledger-entries Finds the ledger entries that match the given filters, newest first. One ledger entry is returned per booking. The VAT that Infinity books alongside an entry is folded into the entry's `vat` property instead of being returned as an entry of its own, so pagination counts bookings as you see them in the ledger. ## Finding ledger entries A ledger entry is a single booking in the ledger: one amount, posted from a debit to a credit account on a date. You get one object per booking — the VAT that Infinity books alongside an entry is part of that entry, not a result of its own. Entries are returned newest first. For example, the following request returns the entries posted to the bank account in January 2025: ```bash theme={null} curl "https://api.infinity.swiss/v1/ledger-entries?account=1020&from=2025-01-01&to=2025-01-31" \ -H "x-api-token: your-api-token" ``` A response with a single entry booked with VAT looks like this: ```json theme={null} { "ledgerEntries": [ { "id": "682338d9e9500b3ffe4baa5a", "date": "2025-02-05", "description": "Consulting revenue", "debitAccount": 1020, "creditAccount": 3400, "amount": 108100, "netAmount": 100000, "currency": "CHF", "vat": { "taxCode": "UN81", "rate": 8.1, "amount": 8100, "debitAccount": 1020, "creditAccount": 2200 }, "source": "manual", "reviewState": "reviewed", "receiptIds": ["686f1b2ce9500b3ffe4bbc71"], "createdAt": "2025-02-05T09:12:44.000Z", "updatedAt": "2025-02-05T09:12:44.000Z" } ] } ``` All amounts are integer amounts in cents (`108100` = CHF 1081.00), and `amount` and `netAmount` are always in CHF. `amount` is the gross amount of the entry, `netAmount` the part of it that is booked between the debit and the credit account. Without VAT, the two are the same. ## VAT The `vat` object is present for every entry that carries a tax code, and describes the VAT exactly as it stands in the ledger: * `rate` and `amount` are the figures that were booked. With the simplified method (Saldosteuersatz), `rate` is the organisation's own simplified rate, and `statutoryRate` additionally tells you the statutory rate that the tax code stands for — for example a rate of 5.3% booked for a statutory rate of 8.1%. * `amount` is `0` when no VAT was booked after all, for example because the VAT amount rounded to zero. In that case `debitAccount` and `creditAccount` are absent as well. * `rate` is absent only for tax codes that are no longer defined. * With reverse charge tax codes (acquisition tax, `BZB…` and `BZM…`), the VAT is booked on top of the entry rather than being contained in it. The entry's `amount` therefore equals its `netAmount`, and both `vat.debitAccount` and `vat.creditAccount` are VAT accounts. ## Foreign currencies Entries that were posted in a currency other than CHF carry an `fx` object with the original amount, its currency, and the exchange rate that was used to convert it: ```json theme={null} { "amount": 9500, "netAmount": 9500, "currency": "CHF", "fx": { "amount": 10000, "currency": "EUR", "exchangeRate": 0.95 } } ``` The exchange rate is the value of one unit of the foreign currency in CHF, so `fx.amount` × `fx.exchangeRate` is the amount booked in CHF. It is absent only for legacy entries that were posted without a rate. ## Sources, receipts and reversals * `source` tells you which part of Infinity the entry comes from, for example `manual`, `customer-invoice` or `bank`. See [ledger entry sources](/api/accounting/sources) for what each value means. * `reviewState` tells you whether a person stands behind the entry. See [review state](#review-state) below. * `receiptIds` contains the ids of the receipts attached to the entry. Use them with the [receipts endpoints](/api/receipts/attach) to attach further documents. * `reversedBy` is present if the entry was reversed (Storno) and holds the id of the reversing entry. On the reversing entry itself — which has the source `reversal` — `reverses` points back at the original. ## Review state With [AI accounting](/de/docs/accounting/ai-accounting/overview), Infinity posts entries from synchronised bank transactions on its own and asks the organisation to review them afterwards. `reviewState` tells you how far an entry has come: | Review state | Meaning | | - | - | | `ai-proposed` | AI accounting posted the entry and nobody has reviewed it yet. Reviewing may still change or remove it. | | `reviewed` | A person posted the entry, or reviewed one that AI accounting had posted. | Entries that AI accounting never touched — posted by hand, through this API, or by another part of Infinity such as an invoice or the VAT settlement — are always `reviewed`. Most `ai-proposed` entries have the source `bank`, but not all of them: when AI accounting matches a bank transaction to an invoice, the resulting `customer-invoice` or `vendor-invoice` payment entry awaits review as well. Treat `ai-proposed` entries as provisional when you copy the ledger elsewhere. Once a person reviews an entry, it is reported as `reviewed`, and its `updatedAt` moves, so [synchronising changes](#synchronising-changes) with `updatedSince` picks the transition up. ## Filtering All filters are optional and can be combined: * `from` and `to` limit the results to a date range, inclusive. Either can be used on its own. * `account` returns entries in which the account appears as debit or as credit account, `debitAccount` and `creditAccount` only one side of the booking. * `description` searches the description text of the entries. * `taxCode` returns the entries booked with one tax code. Use the literal value `none` for entries booked without a tax code. * `source` returns the entries from one source. * `reviewState` returns the entries in one [review state](#review-state), for example the entries that still await review. * `hasReceipt` returns the entries with at least one receipt attached (`true`) or without any (`false`). * `updatedSince` returns the entries created or changed since a point in time. For example, to find the expenses booked to the office supplies account, and the entries that still need a receipt: ```bash theme={null} curl "https://api.infinity.swiss/v1/ledger-entries?debitAccount=6500&source=bank" \ -H "x-api-token: your-api-token" ``` ```bash theme={null} curl "https://api.infinity.swiss/v1/ledger-entries?hasReceipt=false&from=2025-01-01" \ -H "x-api-token: your-api-token" ``` To list the entries AI accounting posted that nobody has reviewed yet: ```bash theme={null} curl "https://api.infinity.swiss/v1/ledger-entries?reviewState=ai-proposed" \ -H "x-api-token: your-api-token" ``` Entries without VAT can be listed with `taxCode=none`: ```bash theme={null} curl "https://api.infinity.swiss/v1/ledger-entries?taxCode=none" \ -H "x-api-token: your-api-token" ``` ## Synchronising changes To keep a copy of the ledger up to date, remember the highest `updatedAt` you have seen and pass it as `updatedSince` on your next run. Entries that were posted or changed since then are returned, newest first: ```bash theme={null} curl "https://api.infinity.swiss/v1/ledger-entries?updatedSince=2025-02-05T09:12:44.000Z" \ -H "x-api-token: your-api-token" ``` Deletions are not reported by `updatedSince`. If entries may be deleted in Infinity, reconcile your copy periodically against a full listing of the relevant period instead of relying on incremental changes alone. ## Pagination Results are paginated with `limit` (default 30, at most 200) and `skip`, counting ledger entries. To page through all results, increase `skip` by the limit until fewer results than the limit are returned. # Get specific ledger entry Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/get GET /v1/ledger-entries/{ledgerEntryId} Returns a single ledger entry by its id, with its VAT, foreign currency and receipt details. ## Getting a ledger entry Returns a single ledger entry as `ledgerEntry`, in the same shape as when you [find ledger entries](/api/accounting/find): ```bash theme={null} curl https://api.infinity.swiss/v1/ledger-entries/682338d9e9500b3ffe4baa5a \ -H "x-api-token: your-api-token" ``` The id is the one returned when the entry was posted, and it stays the same when the entry is edited in Infinity. Ledger entries with VAT are booked as two transactions internally, but only the entry itself has a public id. The id of the VAT transaction is not accepted here and results in a `404 Not Found` response with the error code `transactions/not-found`. # Ledger entry sources Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/sources What the source of a ledger entry tells you about where it comes from and how it can be changed ## Where a ledger entry comes from Every ledger entry carries a `source` that tells you which part of Infinity posted it. Use it to tell the bookings you made yourself apart from those Infinity keeps in sync with something else — and to know where an entry has to be changed or undone. | Source | Meaning | | - | - | | `manual` | Posted by hand or through this API | | `customer-invoice` | Posted by a customer invoice | | `vendor-invoice` | Posted by a vendor invoice | | `bank` | Posted from a bank transaction | | `vat` | Posted by the VAT settlement | | `closing` | Posted by the financial closing | | `reversal` | Posted to reverse another entry | | `salary` | Posted by a salary payment | ### manual You posted the entry yourself, either in the ledger of the app or through this API. These are the only entries that can be [deleted through the API](/api/accounting/delete). ### customer-invoice The entry belongs to a customer invoice (Forderung): its positions when the invoice is posted, its payments, and the corrections that go with them such as discounts, rebates, rounding differences, overpayments and exchange rate differences. Change the invoice to change these bookings. ### vendor-invoice The entry belongs to a vendor invoice (Lieferantenrechnung, Kreditor): the expense and payable when the invoice is recorded, and the bookings of its payments including rounding differences and overpayments. ### bank The entry was posted from a synchronised bank transaction (Bankbewegung) in Live Accounting. It follows the bank statement, so it is changed by reassigning the underlying bank transaction rather than by editing the entry. Its [review state](/api/accounting/find#review-state) tells you whether a person has reviewed the posting yet. ### vat The entry was posted by the VAT settlement of a VAT period, or by the payment of the VAT owed to the Federal Tax Administration. These entries appear when a VAT period is settled. ### closing The entry was posted when a fiscal year was opened or closed: opening balances, accruals and deferrals, depreciation, and the appropriation of the profit or loss. ### reversal The entry reverses another entry (Storno). Its `reverses` property holds the id of the entry it reverses, and that entry in turn points back at it with `reversedBy`. ### salary The entry was posted by a salary payment, with the wage expense and the deductions it involves. # Introduction to the Infinity API Source: https://docs.infinity.swiss/api/introduction ## Using the API With the [infinity.swiss](https://www.infinity.swiss) API, you can perform actions within an Infinity organisation programmatically. The following modules are supported through the API: * [Accounting](/api/accounting/create), including the [chart of accounts](/api/accounting/accounts/find) * [Receipts](/api/receipts) * [Contacts](/api/contacts) * [Invoices](/api/invoices) * [Estimates](/api/estimates) * [Projects](/api/projects) and [work entries](/api/projects/work-entries/create) The same modules are available to AI tools through the [MCP server](/api/mcp/overview), which speaks the Model Context Protocol instead of REST and is authorised per organisation and module. ## Authentication To make requests to the Infinity API, an API token is required. API tokens are bound to an organisation and can be created from your Infinity account settings. To authenticate a request, provide the API token in the `x-api-token` header of your HTTP request: ```bash theme={null} x-api-token: your-jwt-token-here ``` The API token automatically scopes all requests to the organisation it was created for. You do not need to specify an organisation ID in your requests. ## Dates Dates are exchanged as `YYYY-MM-DD` strings, such as `"openingDate": "2026-09-18"`. They are calendar days in the Swiss time zone your organisation accounts in, not UTC instants, so the date you send is the date you get back, and the date a booking falls on. Moments in time, such as when an invoice was sent by e-mail, are exchanged as ISO 8601 timestamps in UTC instead. ## Rate Limiting The Infinity REST API has rate limits to ensure fair usage and system stability: * **Limit:** Maximum 1000 requests per hour * **Uploads:** Endpoints that accept file uploads, such as [uploading receipts](/api/receipts/upload), have a stricter limit of 100 requests per hour * **Headers:** Rate limit information is returned in response headers * **Exceeded:** When the rate limit is exceeded, you'll receive a `429 Too Many Requests` response with error code `general/too-many-requests` * **Reset:** Rate limits reset every hour from your first request If you need higher rate limits for your use case, please contact our support team. ## Response Format ### Success Responses Successful requests return a 200 OK (or 201 Created for resource creation) status code along with a JSON response containing the requested data. ### Error Responses When something goes wrong, endpoints of the Infinity API will return a non-OK status code along with a JSON response containing an error code: ```json theme={null} { "code": "general/unauthorised" } ``` For validation errors, the response may also include an `invalidFields` array indicating which fields were invalid: ```json theme={null} { "code": "general/missing-fields", "invalidFields": ["firstName", "lastName", "companyName"] } ``` We recommend that you use the error code to discern the specific cause of the error, as some types of errors use the same HTTP status error code. **Common error codes** that may occur for all endpoints: * `general/unauthorised` - Invalid or expired API token * `general/too-many-requests` - Rate limit exceeded * `general/missing-fields` - Required fields are missing * `general/malformed-request` - Request payload is invalid * `general/server-error` - Internal server error Other endpoint-specific error codes can be found in the individual endpoint documentation (see section "Response" and select an HTTP error response code from the dropdown to see the errors). # Connect a client Source: https://docs.infinity.swiss/api/mcp/connect Set up the Infinity MCP server in Claude, ChatGPT, Cursor, VS Code, or any other client. Every client needs the same two things: the endpoint `https://api.infinity.swiss/mcp`, and an administrator of the organisation who approves the connection in the browser. There is no client ID or secret to create beforehand — the [overview](/api/mcp/overview) explains how the authorisation works. On claude.ai and in the desktop app, open Customize, then Connectors, press the plus button and choose "Add custom connector". Enter `https://api.infinity.swiss/mcp` and connect; Claude sends you to Infinity to sign in and approve. In a Team or Enterprise workspace an owner has to add the connector in the organisation settings first. Leave the OAuth client fields under Advanced settings empty, because Claude registers itself. In Claude Code, add the server and then authenticate: ```bash theme={null} claude mcp add --transport http infinity https://api.infinity.swiss/mcp ``` Running `/mcp` in Claude Code lists the server and offers to authenticate it, which opens the same consent page. Add `--scope project` to the command to write the server into the repository's `.mcp.json` instead of your own configuration. Adding an MCP server is part of ChatGPT's developer mode, which you turn on under Settings, Security and login, and which an administrator may have to allow for a workspace first. Then create a new app on the apps page and give it the full URL `https://api.infinity.swiss/mcp`. ChatGPT runs the sign-in and consent flow, after which you pick which of the Infinity tools the app may use. Add the server to `.cursor/mcp.json` in a project, or to `~/.cursor/mcp.json` to have it everywhere: ```json theme={null} { "mcpServers": { "infinity": { "url": "https://api.infinity.swiss/mcp" } } } ``` The `url` is what makes the entry a remote server; no further fields are needed, as Cursor registers itself and handles the OAuth flow. Enable and authenticate the server on the Customize page. Add the server to `.vscode/mcp.json` in the workspace, or run "MCP: Add Server" from the command palette and pick the HTTP option: ```json theme={null} { "servers": { "infinity": { "type": "http", "url": "https://api.infinity.swiss/mcp" } } } ``` A browser window opens for the authorisation the first time the server is started. VS Code registers itself, so the `oauth` block other servers need can be left out. Any client that speaks Streamable HTTP and OAuth 2.1 works. What it needs to know: * The endpoint `https://api.infinity.swiss/mcp` * Protected resource metadata at `https://api.infinity.swiss/.well-known/oauth-protected-resource/mcp` and authorisation server metadata at `https://api.infinity.swiss/.well-known/oauth-authorization-server` * The authorisation code grant with PKCE (`S256`), and `resource` set to `https://api.infinity.swiss/mcp` * A redirect URI on `https`, or on `http` at `localhost` or `127.0.0.1` with any port. Custom schemes are rejected. * Either a Client ID Metadata Document, which we prefer, or dynamic client registration at `https://api.infinity.swiss/oauth/register`. Clients are public, so no secret is issued. To try the server out before wiring it into a client, point the [MCP Inspector](https://modelcontextprotocol.io/docs/tools/inspector) at it, which walks through the same authorisation flow: ```bash theme={null} npx @modelcontextprotocol/inspector \ --server-url https://api.infinity.swiss/mcp --transport http ``` ## When a connection does not work A tool call that needs a scope the connection was not granted fails with an `insufficient_scope` challenge. Connect the client again and grant the module it asks for; the new approval replaces the existing connection. If consent never appears, check that the person approving is an administrator of the organisation, and that the client's redirect URI is `https` or loopback. # MCP server Source: https://docs.infinity.swiss/api/mcp/overview Let an AI tool work in an Infinity organisation over the Model Context Protocol. Infinity runs a Model Context Protocol server at `https://api.infinity.swiss/mcp`. A tool that speaks MCP, such as Claude or Cursor, can use it to read and change accounting, contacts, invoices, and projects. Every tool call runs through the same code as the corresponding [REST API](/api/introduction) endpoint, so behaviour, validation, and error codes are identical. The transport is Streamable HTTP. The server implements MCP revision `2026-07-28` and still answers clients on the 2025 revisions. It is stateless, so nothing is carried over between requests, and it identifies itself as `infinity`. See [Connect a client](/api/mcp/connect) for setting a tool up, and [Tools](/api/mcp/tools) for what the server offers. ## Authorisation Every request carries an OAuth 2.1 access token. Infinity is its own authorisation server, with the issuer `https://api.infinity.swiss`, and publishes two discovery documents: * `/.well-known/oauth-protected-resource/mcp` describes the MCP resource * `/.well-known/oauth-authorization-server` describes the authorization server Clients use the authorization code grant with PKCE; `S256` is the only accepted challenge method, and the `resource` parameter must be `https://api.infinity.swiss/mcp`. The endpoints are `/oauth/authorize`, `/oauth/token`, and `/oauth/revoke`. All clients are public, so no client secret is ever issued. A client identifies itself either with a Client ID Metadata Document, which is what we prefer, or by registering itself at `/oauth/register`. Nobody has to create a client ID by hand. Redirect URIs must use `https`, or `http` on `localhost` or `127.0.0.1`, where any port is accepted so that a desktop tool can listen on a free one. ## Consent and scopes The authorisation request sends the user to Infinity, where they sign in and choose which organisation the tool may work in. Only administrators of an organisation can approve a connection. They then decide per module between no access, read, and read and write, and may grant less than the tool asked for; the token response reports what was actually granted. There is one connection per app and organisation, and approving the same app again replaces the previous grant. The eight scopes follow the modules of the API. `module:write` implies `module:read`. * `accounting:read` and `accounting:write` — chart of accounts, fiscal years, tax codes, ledger entries, and receipts * `contacts:read` and `contacts:write` — contacts * `invoices:read` and `invoices:write` — customer invoices and estimates * `projects:read` and `projects:write` — projects and work entries Listing tools always returns the full catalogue, whatever the connection holds. A call the connection has no scope for is refused with `403 Forbidden` and an `insufficient_scope` challenge naming the scope it needs, which a client can use to ask for more access. ## Lifetimes and revocation An access token is valid for one hour. Refresh tokens rotate on every use, and a refresh token that is used a second time revokes the connection behind it. A connection that goes unused for 90 days expires. An administrator can remove a connection at any time under Settings, Automation, which stops the tool's tokens working immediately. A client can also hand a token back itself at `/oauth/revoke`. ## Rate limits The limits match the [REST API](/api/introduction#rate-limiting), but count per connection rather than per IP address: 1000 tool calls per hour, and 100 calls per hour for uploading receipts. Beyond that, calls are refused with HTTP status 429 and a body whose `error` is `too_many_requests`. # Tools Source: https://docs.infinity.swiss/api/mcp/tools Every tool the Infinity MCP server offers, and the scope it needs. Each tool corresponds to one REST API endpoint and behaves exactly like it, down to validation and error codes. Follow the link on a tool for its fields. Tools whose name starts with `list_` or `get_` need the `:read` scope of their module; every other tool needs `:write`, which implies read. Tools that create something accept an optional `idempotencyKey`, which works like the [`Idempotency-Key` header](/api/invoices/create#retrying-safely-with-idempotency-keys) of the REST API. The catalogue is the same for every connection. Calling a tool the connection has no scope for fails with an `insufficient_scope` challenge rather than being hidden. ## Accounting Scopes `accounting:read` and `accounting:write`. * [`list_fiscal_years`](/api/accounting/fiscal-years) lists the fiscal years and says which are closed. * [`list_accounts`](/api/accounting/accounts/find) lists the chart of accounts. * [`create_account`](/api/accounting/accounts/create) adds an account. * [`modify_account`](/api/accounting/accounts/modify) changes an account. * [`delete_account`](/api/accounting/accounts/delete) deletes an account. * [`list_tax_codes`](/api/accounting/tax-codes) lists the VAT codes available for bookings. * [`list_ledger_entries`](/api/accounting/find) finds ledger entries. * [`get_ledger_entry`](/api/accounting/get) reads a single ledger entry. * [`create_ledger_entry`](/api/accounting/create) posts a ledger entry. * [`delete_ledger_entry`](/api/accounting/delete) deletes a ledger entry. * [`upload_receipt`](/api/receipts/upload) uploads a receipt file. * [`attach_receipt`](/api/receipts/attach) attaches an uploaded receipt to a ledger entry. ## Contacts Scopes `contacts:read` and `contacts:write`. * [`list_contacts`](/api/contacts/find) finds contacts. * [`get_contact`](/api/contacts/get-specific) reads a single contact. * [`create_contact`](/api/contacts/create) creates a contact. * [`modify_contact`](/api/contacts/modify) changes a contact. * [`delete_contact`](/api/contacts/delete) deletes a contact. ## Invoices Scopes `invoices:read` and `invoices:write`, which cover customer invoices and estimates alike. * [`list_invoices`](/api/invoices/find) finds invoices. * [`get_invoice`](/api/invoices/get-specific) reads a single invoice. * [`create_invoice`](/api/invoices/create) creates an invoice as a draft or posts it. * [`modify_invoice`](/api/invoices/modify) changes an invoice. * [`delete_invoice`](/api/invoices/delete) deletes an invoice. * [`get_invoice_pdf`](/api/invoices/pdf) returns the invoice as a PDF. * [`record_invoice_payment`](/api/invoices/record-payment) records a payment on an invoice. * [`send_invoice`](/api/invoices/send) sends an invoice by e-mail. * [`annul_invoice`](/api/invoices/annul) annuls a posted invoice. * [`undo_invoice_annulment`](/api/invoices/undo-annulment) takes an annulment back. * [`list_estimates`](/api/estimates/find) finds estimates. * [`get_estimate`](/api/estimates/get-specific) reads a single estimate. * [`create_estimate`](/api/estimates/create) creates an estimate. * [`modify_estimate`](/api/estimates/modify) changes an estimate. * [`delete_estimate`](/api/estimates/delete) deletes an estimate. * [`get_estimate_pdf`](/api/estimates/pdf) returns the estimate as a PDF. * [`send_estimate`](/api/estimates/send) sends an estimate by e-mail. * [`set_estimate_status`](/api/estimates/set-status) marks an estimate as accepted or rejected. * [`convert_estimate_to_invoice`](/api/estimates/convert-to-invoice) turns an estimate into an invoice. ## Projects Scopes `projects:read` and `projects:write`, which cover projects and work entries. * [`list_projects`](/api/projects/find) finds projects. * [`get_project`](/api/projects/get-specific) reads a single project. * [`list_work_entries`](/api/projects/work-entries/find) finds work entries. * [`create_work_entry`](/api/projects/work-entries/create) records a work entry. * [`modify_work_entry`](/api/projects/work-entries/modify) changes a work entry. * [`delete_work_entry`](/api/projects/work-entries/delete) deletes a work entry. # Best Practices Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/best-practices So stellst du sicher, dass Live Accounting Buchungsvorschläge mit hoher Qualität erstellt. Wir empfehlen folgende Tipps, um die Qualität der Buchungsvorschläge zu verbessern, sodass du weniger manuelle Korrekturen vornehmen musst. Best Practices ## Belege und Rechnungen laufend hochladen Je mehr Kontext Live Accounting hat, desto präziser werden Buchungsvorschläge. Infinity kann nämlich beim Verbuchen von Bankbewegungen die verfügbaren Belege im Eingang berücksichtigen und automatisch zuweisen. Deshalb solltest du: * **Belege und Rechnungen laufend erfassen, auch schon vor dem Zahlungseingang.** So kann das System eine Banktransaktion später direkt zuordnen und Rechnungen automatisch als bezahlt markieren. * **PDF-Rechnungen mit QR-Zahlteil direkt bei der Lieferantenrechnung hochladen.** Das erhöht die Erkennungsrate deutlich. * **Mail-Import für Belege aktivieren.** Wenn du Belege oder Rechnungen per E-Mail weiterleitest, landen diese automatisch im Eingang von Infinity. Wenn du direkt an einer Lieferantenrechnung in Infinity ein zugehöriges PDF (bestenfalls mit QR-Zahlteil) anhängst, kann der Zahlungsausgang der Rechnung mit höherer Wahrscheinlichkeit korrekt erkannt werden. Wir empfehlen, dass du zudem Live Capture aktivierst. Mit Live Capture können mehr Informationen aus hochgeladenen Belegen erkannt werden, welche auch die Qualität der Buchungsvorschläge erhöhen können. ## Empfehlungen bei verbundenen Banken regelmässig durchgehen Live Accounting zeigt dir automatisch neue Transaktionen deiner verbundenen Bankkonten an – inklusive Buchungsvorschlägen. Damit alles korrekt läuft, solltest du: * Diese Vorschläge **regelmässig überprüfen** * Fehlzuordnungen korrigieren (z.B. Kategorie oder Beschreibung anpassen) * Die Buchungen danach als überprüft markieren Je öfter du das machst, desto schneller erkennt das System deine Muster – und du sparst langfristig enorm viel Zeit. ### Nur als überprüft markierte Buchungen werden für künftige Empfehlungen verwendet Live Accounting lernt nur aus Transaktionen, die du aktiv als überprüft markiert hast. Nur diese Buchungen werden bei zukünftigen Vorschlägen berücksichtigt. Buchungstexte und Kontovorschläge für wiederkehrende Transaktionen sollten laufend reviewt werden. Solche Korrekturen an Buchungsvorschlägen beeinflussen künftige Vorschläge für ähnliche Transaktionen. Je länger du Live Accounting verwendest, desto besser sollten die Vorschläge daher für dich werden. Prüfe Vorschläge laufend und bestätige diese als überprüft, um dauerhaft die Qualität und Präzision von Live Accounting Empfehlungen zu verbessern. ## Historische Transaktionen immer monats- oder quartalsweise importieren Falls du historische Bankbewegungen importierst, empfehlen wir dir nachdrücklich, für beste Resultate schrittweise vorzugehen: Wenn du z.B. ein ganzes Jahr auf einmal importierst, ohne dass vorher Belege, Rechnungen oder überprüfte Buchungen im System sind, hat Live Accounting kaum Kontext zur Verfügung. Die Transaktionen werden dann nach bester Möglichkeit verbucht – aber möglicherweise fehlen dabei wichtige Zusammenhänge über deine üblichen Geschäftstätigkeiten. So entsteht ein grosser Import, der am Ende viel manuelle Nacharbeit erfordert. Importiere daher immer erst einen Monat oder ein Quartal, überprüfe alles sorgfältig und markiere die Transaktionen als überprüft, bevor du weitermachst. ## QR-Forderungen an Kunden aus Infinity versenden Wenn deine Kunden deine Forderungen über den QR-Zahlteil von Infinity bezahlen, können die Zahlungseingänge automatisch erkannt werden. # Eigene Anweisungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/custom-instructions So definierst du Regeln und Kontext, damit Live Accounting bessere Buchungsvorschläge erstellt. Mit **eigenen Anweisungen** gibst du Live Accounting zusätzlichen Kontext und klare Regeln, wie Buchungen für dich vorgenommen werden sollen. ## Wofür sind eigene Anweisungen? Eigene Anweisungen helfen dir, wiederkehrende Buchungslogik zu standardisieren, z.B.: * Welche Konten für bestimmte Zahlungsempfänger verwendet werden sollen * Wie bestimmte Gebühren oder Abos behandelt werden sollen * Zusätzlicher Kontext, der für die KI-Buchhaltung nützlich ist (z.B. Erklärungen zum Geschäftsmodell, Inhaberstruktur, Verwendung von Privatkonten, etc.) Pro Anweisung kannst du bis zu 400 Zeichen beschreiben. Anweisungen können auch Bezug auf bestimmte Konten, die Bankbewegung oder auf Informationen aus einem allfällig passenden Beleg nehmen. ## Anweisung erstellen 1. Öffne in den Einstellungen den Bereich **Instruktionen**. 2. Bei **Eigene Anweisungen**, klicke auf **Neue Anweisung**. 3. Vergib einen **Titel** und beschreibe im Feld **Beschreibung** so konkret wie möglich, was Live Accounting berücksichtigen soll. 4. Speichere die Anweisung. Du kannst eine Anweisung jederzeit bearbeiten oder löschen. ## Limits nach Plan Du kannst nur eine begrenzte Anzahl Anweisungen erstellen: * **Infinity Start und Pro**: bis zu 5 Anweisungen * **Infinity Business**: bis zu 25 Anweisungen Wenn du das Limit erreicht hast, musst du zuerst eine bestehende Anweisung löschen (oder auf einen Plan mit höherem Limit wechseln), bevor du eine neue erstellen kannst. ## Tipps für gute Anweisungen * **Sei konkret**: Nenne Beispiele (Zahlungsempfänger, Stichwörter im Buchungstext, typische Beträge). * **Eine Regel pro Anweisung**: So bleiben deine Regeln verständlich und leichter wartbar. * **Vermeide Widersprüche**: Mehrere Anweisungen mit gegenteiligen Vorgaben können zu unklaren Resultaten führen. Eigene Anweisungen ergänzen die Empfehlungen von Live Accounting. Du behältst jederzeit die Kontrolle und kannst Buchungsvorschläge vor dem Abschliessen prüfen und korrigieren. # So arbeitest du mit Live Accounting Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/daily-workflow Der tägliche Ablauf mit Live Accounting – von der neuen Bankbewegung bis zur überprüften Buchung. Live Accounting begleitet dich laufend, sobald dein Bankkonto verbunden ist oder Kontoauszüge importiert werden. Dieser Artikel zeigt dir den typischen Arbeitsablauf. ## Bankbewegungen kommen an Neue Bankbewegungen werden automatisch mit einem Buchungsvorschlag verbucht. Die **Buchungen** erscheinen im jeweiligen Konto im Buchen-Tab und sind als **«zu überprüfen»** markiert. Die **Bankbewegungen** selbst siehst du in einem eigenen Tab: Öffne das Bankkonto und wähle im Menü **«Live»** die Option **«Alle Bankbewegungen»**. (Bei Konten mit Kontoauszug-Import findest du dieselbe Option im Menü **«Mehr»**.) Im Feed siehst du Datum, Gegenpartei, Beschreibung, verknüpfte Buchung, Betrag und Saldo. Du kannst nach Monat, Art der Bewegung, Buchungsstatus (verbucht oder ignoriert), Richtung und Gegenpartei filtern. Klicke eine Bewegung an, um Details und die verknüpften Buchungen zu öffnen. Von dort aus kannst du die Bewegung **ignorieren** (die Buchungen werden gelöscht) oder eine ignorierte Bewegung **neu verbuchen**. Nur überprüfte Buchungen verbessern künftige Vorschläge. Je regelmässiger du überprüfst, desto präziser werden die Vorschläge für ähnliche Transaktionen. ## Überprüfen Öffne die Buchung im Konto (oder im [Journal](../ledger/journal)) und kontrolliere den Buchungstext, das Gegenkonto und die MWST. Korrigiere die Angaben bei Bedarf und markiere die Buchung anschliessend als überprüft. ## Belege Lade Belege und Rechnungen im Eingang hoch oder leite sie per E-Mail dorthin weiter. Live Capture ordnet erkannte Belege automatisch passenden Bankbewegungen zu. Fehlt die automatische Zuordnung, kannst du einen Beleg auch manuell an eine Buchung anhängen. ## Vergangenheit nachholen Fehlen dir noch ältere Bankbewegungen, holst du sie im Konto über das Menü **«Live»** mit **«Vergangene Bankbewegungen importieren»** nach – jeweils höchstens drei Monate auf einmal. Überprüfe die importierten Buchungen, bevor du den nächsten Zeitraum nachholst. Auf dem Tab der Bankbewegungen startest du denselben Import über **«Importieren»**. ## Vergangene Importe Im Tab der Bankbewegungen öffnest du über das Mehr-Menü **«Vergangene Importe»**. Dort siehst du die Importläufe (Synchronisierung oder Kontoauszug), ihren Status und wie viele Bewegungen verbucht wurden. Einen abgeschlossenen Import kannst du **rückgängig machen**, sofern er noch nicht gesperrt ist: Die importierten Bankbewegungen und die daraus erstellten Buchungen werden gelöscht. Bereits geprüfte Buchungen bleiben erhalten. ## Weiterführende Artikel * [Intelligente Buchungsvorschläge](./suggestions) * [Ignorierte Bankbewegungen](./ignored-transactions) * [Best Practices](./best-practices) * [Live Capture](../../purchasing/receipts/live-capture) # Ignorierte Bankbewegungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/ignored-transactions Was passiert, wenn du Buchungen von Bankbewegungen löschst – und wie du ignorierte Bewegungen wiederherstellen kannst. Bankbewegungen, die über Live Accounting oder einen camt.053-Import synchronisiert wurden, werden als **ignoriert** markiert, wenn du die zugehörigen Buchungen löschst. Damit wird verhindert, dass dieselben Bewegungen bei einer erneuten Synchronisation oder einem erneuten Import automatisch wieder verbucht werden. Du kannst eine Bewegung auch direkt ignorieren: Öffne sie im Tab **Alle Bankbewegungen** und klicke auf **«Ignorieren»**. Die verknüpften Buchungen werden gelöscht. ## Ignorierte Bewegungen anzeigen Du kannst die ignorierten Bewegungen pro Bankkonto auf zwei Wegen einsehen – sowohl bei verbundenen Bankkonten (Live Accounting) als auch bei Konten mit Kontoauszug-Import (camt.053): * Im Menü **«Live»** neben dem Kontosaldo wählst du **«Ignorierte Bewegungen»**. Infinity öffnet den Tab der Bankbewegungen, gefiltert auf ignorierte Bewegungen. * Oder du öffnest **«Alle Bankbewegungen»** und setzt den Filter **Buchung** auf **«Ignoriert»**. Dort siehst du Datum, Gegenpartei, Art der Bewegung und Betrag. Weitere Filter (Monat, Art, Richtung, Gegenpartei) stehen dir ebenfalls zur Verfügung. ## Ignorierte Bewegungen wiederherstellen Falls du bestimmte ignorierte Bewegungen doch wieder verbuchen möchtest: 1. Öffne die ignorierte Bewegung, indem du sie anklickst. 2. Klicke auf **«Neu verbuchen»**. Die Bewegung wird anschliessend erneut synchronisiert und verbucht. Es ist normal, dass dies einen Moment dauern kann. ## Alle ignorierten Bewegungen zurücksetzen Wenn du alle ignorierten Bewegungen eines Kontos auf einmal zurücksetzen möchtest – z.B. weil du einen Import komplett neu starten willst – melde dich bei unserem Team über den Support-Chat. Wir können alle ignorierten Bewegungen für dich löschen, sodass sie beim nächsten Import oder bei der nächsten Synchronisation erneut berücksichtigt werden. # Rechnungen abgleichen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/invoice-reconciliation So werden Bankbewegungen automatisch mit offenen Rechnungen und Forderungen abgeglichen – und wie du den Abgleich manuell anpassen kannst. Wenn Bankbewegungen über Live Accounting oder einen camt.053-Import in Infinity einfliessen, versucht das System automatisch, diese mit offenen Rechnungen und Forderungen abzugleichen. So werden Zahlungseingänge und -ausgänge direkt den passenden Belegen zugeordnet. ## Automatischer Abgleich Der automatische Abgleich läuft bei jeder Synchronisation über eine verbundene Bank (Live Accounting) oder bei jedem manuellen camt.053-Import. Infinity prüft dabei alle neuen Bankbewegungen und vergleicht sie mit offenen Rechnungen und Forderungen in deiner Buchhaltung. Wird eine passende Rechnung oder Forderung gefunden, wird die Bankbewegung automatisch als Zahlung dieser Rechnung verbucht. Die entsprechende Rechnung wird dabei als (teil-)bezahlt markiert. ### Forderungen (Zahlungseingänge) Bei eingehenden Zahlungen prüft Infinity, ob der Zahlungseingang zu einer offenen Forderung passt. Der Abgleich erfolgt primär über die **Zahlungsreferenz**: * **QR-Referenz (QRR):** Wenn dein Kunde den QR-Zahlteil deiner Forderung zum Bezahlen verwendet, enthält die Bankbewegung die QR-Referenz. Infinity erkennt darin die Rechnungsnummer und ordnet die Zahlung automatisch zu. * **Creditor Reference (SCOR):** Auch strukturierte Referenzen im SCOR-Format werden erkannt und mit der Rechnungsnummer abgeglichen. * **Mitteilungstext:** Falls keine strukturierte Referenz vorhanden ist, sucht Infinity im Mitteilungstext der Bankbewegung nach der Rechnungsnummer (z.B. «RE1234»). Zusätzlich wird geprüft, ob der **Betrag** der Bankbewegung mit dem offenen Betrag der Forderung übereinstimmt. Kleine Rundungsdifferenzen (standardmässig bis 4 Rappen) werden automatisch toleriert. Die Toleranz kannst du in den Einstellungen unter **Zahltoleranz** anpassen. Versende deine Forderungen mit dem QR-Zahlteil aus Infinity. Wenn deine Kunden über diesen Zahlteil bezahlen, können Zahlungseingänge mit hoher Zuverlässigkeit automatisch zugeordnet werden. ### Rechnungen (Zahlungsausgänge) Bei ausgehenden Zahlungen vergleicht Infinity die Bankbewegung mit allen offenen Lieferantenrechnungen. Da ausgehende Zahlungen oft weniger eindeutige Referenzen enthalten, erkennt Infinity die Rechnung anhand von verschiedener Kriterien: * **QR-Referenz:** Wenn die Bankbewegung eine QR-Referenz enthält und diese mit einem an der Rechnung angehängten QR-Zahlteil übereinstimmt, ist das das stärkste Zuordnungssignal. * **Betrag:** Eine exakte Übereinstimmung zwischen Zahlungsbetrag und offenem Rechnungsbetrag erhöht die Zuordnungswahrscheinlichkeit deutlich. * **Gegenpartei:** Der Name des Zahlungsempfängers wird mit den Informationen auf den Belegen der Rechnung verglichen. * **Datum:** Die Zahlung sollte zeitlich zur Rechnung passen – idealerweise zwischen Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. * **Mitteilungstext:** Infinity vergleicht den Buchungstext mit dem Inhalt der angehängten Belege. Wenn die Rechnung ausreichend übereinstimmt, wird sie automatisch zugeordnet. Hänge PDF-Rechnungen mit QR-Zahlteil direkt an deine Lieferantenrechnungen in Infinity an. So kann Infinity den QR-Zahlteil auslesen und die Zahlung mit deutlich höherer Trefferquote automatisch zuordnen. ## Manueller Abgleich Wenn Infinity eine Bankbewegung nicht automatisch einer Rechnung oder Forderung zuordnen konnte, kannst du dies manuell tun. ### Rechnung oder Forderung wählen Öffne die Buchung im Buchen-Tab. Bei Bankbewegungen, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind, findest du die Option: * **«Rechnung wählen»** bei Zahlungsausgängen – um eine offene Lieferantenrechnung zuzuordnen * **«Forderung wählen»** bei Zahlungseingängen – um eine offene Forderung zuzuordnen Diese Option erscheint beim Öffnen einer durch eine Bankbewegung erstellte Buchung durch Anklicken. Wähle die passende Rechnung oder Forderung aus der Liste. Infinity erstellt daraufhin die korrekten Zahlungsbuchungen und markiert die Rechnung als (teil-)bezahlt. ### Zuordnung ändern Falls die falsche Rechnung oder Forderung zugeordnet wurde, kannst du die Zuordnung jederzeit ändern. Klicke dazu auf: * **«Rechnung ändern»** bei Zahlungsausgängen * **«Forderung ändern»** bei Zahlungseingängen Wähle anschliessend die korrekte Rechnung oder Forderung aus. Die bisherigen Zahlungsbuchungen werden durch die neuen ersetzt. ### Zuordnung aufheben Du kannst die Verknüpfung zwischen einer Bankbewegung und einer Rechnung auch vollständig aufheben. Klicke dazu auf: * **«Von Rechnung trennen»** bei Zahlungsausgängen * **«Von Forderung trennen»** bei Zahlungseingängen Die Buchung wird dann neu generiert, ohne Bezug zu einer Rechnung – als wäre sie eine reguläre Bankbewegung ohne Rechnungszuordnung. ## Fremdwährung Weicht der Frankenbetrag einer Bankbewegung vom eingebuchten Wert einer Rechnung in einer anderen Währung ab, wählst du beim manuellen Abgleich, ob die Differenz eine Kursdifferenz, eine Überzahlung oder ein Restbetrag ist. Wie Infinity entscheidet, steht unter [Währungsdifferenzen](../foreign-currencies/foreign-currency-differences). # Einschränkungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/limitations Funktionen, die mit Live Accounting nicht verfügbar sind In diesem Artikel erfährst du, welche Funktionen mit Live Accounting nicht verfügbar sind oder vorübergehend limitiert sind. Einschränkungen ## Historische Importe Live Accounting ist für die laufende tagesaktuelle Verbuchung neuer Bankbewegungen optimiert, nicht für das Nachbuchen grosser historischer Perioden. Historische Import sind möglich, aber wir empfehlen, nur kleinere Perioden auf einmal zu importieren und danach die Buchungen zu überprüfen, da ansonsten die Qualität der Buchungsvorschläge beeinträchtigt werden kann. [Mehr über Best Practices nachlesen](./best-practices). ## Einschränkungen einzelner Banken ### Bankanbindung mit UBS Bei manchen Bankbeziehungen funktioniert die Einrichtung der Anbindung nicht auf Anhieb. Die UBS verweist hier auf folgenden Hilfeartikel und empfiehlt bei Problemen mit der Aktivierung, sich an den Digital Banking-Support zu wenden: Telefon 0848 848 062 (max. CHF 0.08/min.) (aus dem Ausland +41-848 848 062), um die Konten für den automatischen Bankenabgleich freizuschalten. Erwähne dabei, dass du Softwareanbindungen via «bLink»-Schnittstelle in deinem Bankvertrag aktivieren möchtest. # Bankbewegungen via camt.053 importieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/manual-camt-import Importiere Bankbewegungen manuell per camt.053-XML-Kontoauszug. Der camt.053-Import ist die manuelle Alternative zu Live Accounting. Nutze ihn, wenn deine Bank noch kein bLink unterstützt oder wenn du historische Bewegungen nachziehen möchtest. Für **PostFinance** ist der direkte Sync über die [PostFinance-Integration](./postfinance) der übliche Weg; camt.053 bleibt die Alternative. ## Voraussetzungen * Ein Bankkonto im Kontenplan (Kontenklasse 1010–1059), das für den Kontoauszug-Import eingerichtet ist (siehe unten). * Ein oder mehrere ISO20022 camt.053 End-of-Day (EoD) Kontoauszüge im XML-Format (`.xml`). Andere Formate wie camt.052/054, PDF oder ZIP werden abgelehnt. * Wenn du den Report bei der Bank konfigurieren musst, verwende folgende Einstellungen: * **Reporttyp**: camt.053 Kontoauszug EoD * **ISO-Standard**: ISO V8 – SPS 2.0 * **Sammelbuchungsauflösung**: Details zu Transaktionen im Report ## Konto für den Kontoauszug-Import einrichten Ist dein Bankkonto noch nicht für den camt.053-Import eingerichtet, wähle deine Bank unter «Bank verbinden» aus (im Buchen-Tab über das Menü **Mehr → Bank verbinden**, oder in den Einstellungen unter **Bankverbindungen → Bankkonto verbinden**). Banken ohne direkte Anbindung – z.B. PostFinance oder Raiffeisen – tragen dort das Badge **«Kontoauszug»**. Wählst du eine solche Bank, richtet Infinity das Konto automatisch für den camt.053-Import ein, statt eine Live-Verbindung herzustellen. Mehr dazu liest du unter [Bankkonto verbinden](./setup). Solche Konten erscheinen danach mit einem eigenen Badge und einem Menü **«Live»**. ## Vorgehen 1. Wechsle in den Tab **Buchen**, öffne das gewünschte Bankkonto und klicke im Menü **Live → Kontoauszug importieren**. 2. Lade einen oder mehrere camt.053-XML-Kontoauszüge hoch. Es werden nur XML-Dateien akzeptiert. 3. Infinity liest die Dateien ein und zeigt dir die erkannten Kalenderquartale mit Anzahl Buchungen sowie bereits importierten Duplikaten an. Wähle die Periode, die du importieren möchtest (nur offene Geschäftsjahre sind auswählbar). 4. Starte den Import. Bereits importierte Bewegungen werden übersprungen/aktualisiert, neue Bewegungen werden übernommen und automatisch abgestimmt. Du kannst den Import auch über die Einstellungen starten: Unter **Bankverbindungen** findest du alle Konten mit Kontoauszug-Import unter «Konten mit Kontoauszug-Import». Lade dieselbe camt-Datei nicht mehrmals hoch – auch mit der Duplikaterkennung kann es dabei zu unerwarteten Ergebnissen kommen. Fehlen dir Buchungen oder bist du dir unsicher, melde dies über unser [Meldeformular für camt-Import-Probleme](https://forms.reform.app/nextbusiness/camt-import-problem-melden/), anstatt die Datei erneut zu importieren. ## Fehlerbehebung * Stelle sicher, dass der Kontoauszug ein gültiger camt.053 EoD-Kontoauszug im XML-Format ist und versuche es erneut. * Schliesse laufende Synchronisierungen ab, bevor du den nächsten Import startest. * Falls du Buchungen, die bereits importiert wurden, nochmals importieren möchtest, kannst du diese im Menü «Live» unter «Ignorierte Bankbewegungen» einzeln wiederherstellen. Alternativ kannst du dich auch bei uns im Support melden, wenn du alle gelöschten Bankbewegungen nochmals neu importieren möchtest. # Fehlende Bankbewegungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/missing-transactions Wie du vorgehen kannst, um fehlende Bankbewegungen zu untersuchen Wenn du einzelne Bankbewegungen in deiner Buchhaltung nicht finden kannst, obwohl du die Periode in der Buchhaltung importiert oder mit der Bank verbunden hast, kannst du folgende Schritte unternehmen. ## Fehlende Bankbewegungen bei fehlerhaftem Saldo finden Es ist ganz normal, dass der Saldo in der Buchhaltung nicht immer tagesaktuell ist. Grund dafür können beispielsweise Verzögerungen beim Bankabgleich, reservierte Belastungen wie Kartenzahlungen oder Unterschiede zwischen Valutadatum und Buchungsdatum sein. Wenn du jedoch auch nach einer Weile bemerkst, dass ein wichtiger vergangener Stichtag nicht übereinstimmt (beispielsweise der letzte Tag des Geschäftsjahres), kannst du den [laufenden Kontosaldo](/de/docs/accounting/ledger/account-sheet#laufender-kontosaldo) aktivieren, um diesen mit dem Bankkonto abzugleichen und herauszufinden, wo Bankbewegungen nicht übereinstimmen oder fehlen. Du kannst hierfür alternativ auch [das Kontenblatt konsultieren](/de/docs/accounting/reporting/ledger-reports). Häufige Ursachen für Fehler sind gelöschte Bankbewegungen, doppelte Buchungen (z.B. eine über die Bankverbindung erfasste Zahlung, die ebenfalls manuell in der Rechnung als bezahlt markiert wurde), oder fehlerhafte manuelle Buchungen. ## Fehlende Bankbewegungen beheben Wenn du die fehlenden Bankbewegungen gefunden hast, kannst du folgende Möglichkeiten versuchen: ### Periode erneut synchronisieren/importieren Versuche, den Zeitraum, der die fehlenden Bankbewegungen enthält, erneut zu synchronisieren oder zu importieren. * Wenn du Live Accounting mit einer Bank verbunden hast, kannst du den Zeitraum erneut synchronisieren, indem du oben rechts im Buchen-Tab auf den Pfeil neben dem Live-Indikator klickst und die Option «Vergangene importieren» auswählst. * Wenn du einen camt.053-Import verwendet hast, kannst du die jeweilige Datei für den betroffenen Zeitraum erneut importieren. Beachte, dass hierfür die Periode in der Buchhaltung noch nicht geschlossen sein darf und auch die MWST-Periode noch offen sein muss. ### Unter ignorierten Bewegungen suchen Falls die Bankbewegung irgendwann gelöscht wurde, wird sie nicht mehr automatisch nachsynchronisiert, auch wenn du die Periode erneut synchronisierst, da gelöschte Bankbewegungen als ignoriert markiert werden. Du kannst diese Bewegungen unter «Ignorierte Bewegungen» wiederherstellen. Suche, ob du die betroffene Bankbewegung in der Liste der ignorierten Bewegungen findest. Erfahre mehr dazu in unserem Artikel über [ignorierte Bankbewegungen](./ignored-transactions). ### Buchung manuell erstellen Falls die Bankbewegung weiterhin nicht in der Buchhaltung erscheint, kannst du die Buchung manuell erstellen. * Öffne die Buchung im Buchen-Tab. * Klicke auf die Option «Neue manuelle Buchung». * Wähle den entsprechenden Buchungstyp (Einnahme, Ausgabe, etc.). * Fülle die Felder aus und klicke auf «Erstellen». Wenn du bereits Buchhaltungserfahrung hast, kannst du alternativ auch die Power-User-Funktion [Quick Commit](/de/docs/accounting/ledger/quick-commit) verwenden, um schneller zu buchen. ## Bei häufiger fehlenden Buchungen Fehlen bei einer aktiven Live-Accounting-Bankverbindung wiederholt einzelne Transaktionen, kannst du sie über unser Meldeformular erfassen. Deine Angaben helfen uns, mögliche Muster zu erkennen und die Synchronisierung gemeinsam mit Banken und Schnittstellenpartnern künftig zu verbessern – beispielsweise wenn bestimmte Transaktionsarten wie Bankgebühren nicht korrekt übermittelt werden. Bitte reiche für jede fehlende Transaktion eine separate Meldung ein. [Fehlende Transaktion melden](https://forms.reform.app/nextbusiness/fehlende-banktransaktion-melden/ycknjs) Die Meldung führt nicht dazu, dass die fehlende Transaktion automatisch nachträglich synchronisiert wird. Bitte erfasse sie vorerst manuell in Infinity. # Was ist Live Accounting? Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/overview So funktioniert die AI-Buchhaltung Live Accounting Live Accounting ist eine künstliche Intelligenz, die die Buchhaltung für dich erledigt. Live Accounting Verbinde dein Bankkonto oder importiere deine Bankbewegungen mittels camt.053 XML-Kontoauszügen und erhalte dank Live Accounting in Echtzeit neue KI-Buchungsvorschläge. ## Fähigkeiten von Live Accounting * Neue Bankbewegungen automatisch verbuchen * Bankbewegungen mit Belegen im Eingang abgleichen * Bankbewegungen mit offenen Rechnungen und Forderungen abgleichen Du hast jederzeit die Kontrolle und kannst jede automatische Buchung überprüfen und wenn nötig korrigieren, bevor du sie als erledigt markierst. ## Sicherheit Wir erhalten nie Zugriff auf dein E-Banking-Login. Alle Bankdaten laufen über verschlüsselte Kanäle. Deine Daten werden nicht dazu verwendet, die KI-Modelle zu trainieren. Alle Finanzdaten werden auf Schweizer Servern gespeichert. # PostFinance verbinden Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/postfinance So synchronisierst du PostFinance-Kontoauszüge in Infinity – über die Integration oder als camt.053 PostFinance unterstützt die Open Banking-Plattform bLink für Geschäftskunden noch nicht vollständig. Eine automatische **Live-Accounting-Verbindung** über bLink ist deshalb zurzeit nicht möglich. Du kannst deine Bankbewegungen aber mit deinem E-Finance-Login direkt in Infinity synchronisieren. Dafür richtest du die Integration **PostFinance** ein und startest den Import im Bankkonto. Alternativ bleibst du beim klassischen camt.053-Download aus dem E-Finance. Die Login-Daten werden direkt an PostFinance weitergeleitet und in Infinity nicht gespeichert. ## Integration einrichten 1. Öffne **Einstellungen → Integrationen**. 2. Wähle **PostFinance** und richte die Integration ein. Danach importierst du Bewegungen in ein Bank- oder Kassakonto (Kontonummern 1000–1059). Wählst du PostFinance beim Verbinden der Bank, richtet Infinity das Konto dafür ein – ohne bLink-Live-Verbindung. Mehr dazu unter [Bankkonto verbinden](./setup). ## Kontoauszüge synchronisieren 1. Öffne im Buchen-Tab das gewünschte Bankkonto. 2. Klicke auf **«Importieren»** (auf dem Tab der Bankbewegungen) oder im Menü **«Mehr»** auf **«Aus PostFinance importieren…»**. 3. Wähle den Monat, den du importieren möchtest. Es ist nur ein Monat auf einmal möglich. 4. Melde dich mit deiner **E-Finance-Nummer** und deinem **Passwort** an. Die Benutzer-ID brauchst du nur, falls dein Zugang sie verlangt. 5. Bestätige den zweiten Faktor: entweder in der **PostFinance-App** oder mit dem **Kartenleser** (Challenge und Antwort). 6. Starte den Import. Infinity übernimmt die Bewegungen ins gewählte Bankkonto und erstellt Buchungsvorschläge. Den Fortschritt und frühere Importe siehst du unter [Vergangene Importe](./daily-workflow#vergangene-importe). Importiere nur einen Monat auf einmal und überprüfe die Buchungen, bevor du den nächsten Monat importierst. So bleiben die Buchungsvorschläge treffend. ## Alternative: camt.053 aus dem E-Finance Wenn du die Integration nicht nutzen möchtest, lädst du Kontoauszüge als camt.053-XML aus dem E-Finance herunter und importierst sie manuell. Damit PostFinance dir diese Dateien bereitstellt, musst du die elektronischen Kontodokumente einmalig bestellen. ### Das richtige Formular anfordern Du benötigst das Formular «Anmeldung/Mutation Elektronische Kontodokumente». Es steht nicht in der Formularübersicht auf der Website von PostFinance zum Download bereit – du musst es beim Kundendienst anfordern. Am einfachsten rufst du direkt an: Der Kundendienst kann die Einstellungen in vielen Fällen gleich für dich erfassen. Alternativ schreibst du eine Nachricht über die Mailbox im E-Finance. Verwechsle das Formular nicht mit «Anmeldung/Mutation Elektronischer Zahlungsauftrag (PDF)». Dieses gehört zum elektronischen Zahlungsauftrag und liefert dir keine Kontoauszüge. ### Diese Einstellungen brauchst du Gib PostFinance die folgenden Angaben durch, damit Infinity die Daten vollständig einlesen kann: * **Kanal**: nur E-Finance * **Avisierung Kontoauszug**: ISO 20022 (camt.053, Version 2019) mit Detailavisierung * **Auslieferungsperiodizität**: frei wählbar, siehe unten * **Gut-/Lastschriftavisierung**: nicht benötigt * **Intraday-Kontobewegungen**: nicht benötigt * **Software**: Infinity, NextBusiness AG Das Formular muss unterschrieben werden. Bei Kollektivunterschrift braucht es die Unterschriften von zwei zeichnungsberechtigten Personen. ### Welche Periodizität soll ich wählen? Bei täglicher Auslieferung steht praktisch jeden Tag eine aktuelle Datei zum Download bereit. Dafür lädst du auch häufiger herunter und importierst öfter. Wöchentlich oder monatlich bedeutet weniger Aufwand, deine Buchhaltung ist dann aber entsprechend weniger aktuell. ### Kontoauszüge herunterladen und importieren Sobald PostFinance die Dienstleistung aktiviert hat, findest du die camt.053-Dateien im E-Finance bei den elektronischen Kontodokumenten. Lade die XML-Datei herunter und importiere sie in Infinity. Die einzelnen Schritte findest du unter [Bankbewegungen via camt.053 importieren](./manual-camt-import). Infinity akzeptiert nur camt.053-Kontoauszüge im XML-Format. PDF-Kontoauszüge, CSV-Exporte und ZIP-Archive werden abgelehnt. ## Wichtig * Ohne bestellte elektronische Kontodokumente stellt PostFinance keine camt.053-Dateien bereit. Für den direkten Sync über die Integration brauchst du dieses Formular nicht. * Bei Fragen zum Formular oder zur Aktivierung hilft dir der Kundendienst von PostFinance weiter. Bei Fragen zum Import in Infinity meldest du dich bei unserem Support. # Bankkonto verbinden Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/setup So verbindest du dein Bankkonto mit Infinity für AI-Buchungsvorschläge Live Accounting ist eine intelligente Bankverbindung, mit der du Echtzeit-Buchungsvorschläge dank künstlicher Intelligenz erhältst. Du behältst immer die Kontrolle und kannst alle Buchungen überprüfen. Bankkonto verbinden ## Voraussetzungen * Ein Bankkonto im Kontenplan (Kontenklasse 1010–1059, standardmässig 1020). * Zugriff auf das E-Banking der Bank, die du verbinden möchtest. Die Bankverbindung ist sicher und deine Bankangaben sind jederzeit geschützt. Wir erhalten nie Zugriff auf dein E-Banking-Login und werden auch nie dein E-Banking-Passwort im Support anfragen. ## Im Einrichtungsassistenten Öffnest du eine Buchhaltung zum ersten Mal im Buchen-Tab, führt dich der Assistent «Buchhaltung einrichten» durch diese Schritte: 1. **Art der Buchhaltung**: Wähle, ob deine Firma noch keine doppelte Buchhaltung geführt hat oder ob du eine bestehende übernimmst. Kennst du dich bereits mit Buchhaltung aus, aktiviere **«Ich kenne mich bereits mit Buchhaltung aus»** – Infinity zeigt dann erweiterte Funktionen wie Kontonummern. 2. **Bankkonten**: Füge die Bankkonten hinzu, die du in der Buchhaltung verwendest. Mindestens ein Konto ist erforderlich. Über **«Bankkonto hinzufügen»** suchst du deine Bank oder legst ein allgemeines Konto an. 3. **Konten verbinden**: Verbinde unterstützte Bankkonten mit Live Accounting, oder klicke auf **«Überspringen»**. Pro Konto kannst du die Verbindung **aktivieren** oder **deaktivieren**. Hast du nur Banken ohne Anbindung (zum Beispiel PostFinance oder Raiffeisen), entfällt dieser Schritt. 4. **Kontenplan**: Passe den Kontenplan bei Bedarf an. Über **«Mit Nummern eintragen»** übernimmst du vertraute Kontonummern aus einer bestehenden Buchhaltung. 5. **Eröffnung**: Bei einer neuen Buchhaltung wird das erste Geschäftsjahr leer eröffnet. Bei einer Übernahme trägst du die letzte Schlussbilanz ein. Stimmen Aktiven und Passiven nicht überein, korrigiert Infinity den Anfangsbetrag auf «Jahresgewinn oder -verlust». Fehlt dieses Konto, musst du es zuerst im Kontenplan anlegen. Du kannst die Anfangsbestände auch **überspringen** und später im Konto «Eröffnung» nachtragen. Siehe [Buchhaltung eröffnen](../ledger/account-opening). 6. **AI-Buchhaltung**: Entscheide, ob Infinity deine Buchhaltung mit KI nachführen soll. Optional beschreibst du deine Geschäftstätigkeit in ein bis zwei Sätzen – das wird als [eigene Anweisung](./custom-instructions) mit dem Titel «Geschäftstätigkeit» gespeichert. Klicke auf **«Abschliessen»**. Ohne AI-Buchhaltung werden keine Kontierung und keine intelligenten Buchungsvorschläge vorgenommen. Ein Import vergangener Bankbewegungen ist im Assistenten selbst nicht vorgesehen – siehe [Vergangene Bankbewegungen](#vergangene-bankbewegungen) weiter unten. Bestehende Buchungen aus einer anderen Software importierst du nach der Einrichtung per CSV in den Einstellungen. ## Später verbinden Möchtest du ein Bankkonto nicht im Assistenten, sondern zu einem späteren Zeitpunkt verbinden, hast du zwei Möglichkeiten: * Öffne im Buchen-Tab das gewünschte Bankkonto und klicke im Menü **«Mehr»** auf **«Bank verbinden»**. * Öffne in den Einstellungen **«Bankverbindungen»** und klicke auf **«Bankkonto verbinden»**. Menü «Mehr» > Bank verbinden ## Zwei-Faktor-Authentifizierung Aus Sicherheitsgründen benötigst du für die Bankverbindung einen Passkey oder die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Authenticator-App. Ist noch keiner dieser Faktoren eingerichtet, holst du das direkt im Ablauf nach, ohne Umweg über die Einstellungen. Du wählst zuerst die Methode: * **Passkey:** Bestätige dein Kennwort, erstelle dann einen Passkey mit Face ID, Touch ID oder einem Sicherheitsschlüssel und folge den Anweisungen deines Geräts. * **Zwei-Faktor-Authentifizierung mit App:** Scanne den angezeigten QR-Code mit deiner Authenticator-App (oder gib den Setup-Key manuell ein), speichere die Recovery Codes und gib den sechsstelligen Bestätigungscode ein. Mehr über die Einrichtung liest du unter [Zwei-Faktor-Authentifizierung](../../user-account/2fa/setup). ## Bank wählen Danach wählst du deine Bank aus einer durchsuchbaren Liste aller Banken. Banken ohne direkte Anbindung tragen das Badge **«Kontoauszug»**. Wählst du eine solche Bank, richtet Infinity das Konto für den Kontoauszug-Import ein, statt eine Live-Verbindung über bLink herzustellen. Aktuell betrifft dies PostFinance und Raiffeisen. Für PostFinance kannst du die Bewegungen anschliessend über die [PostFinance-Integration](./postfinance) synchronisieren oder als camt.053 importieren. Nach der Auswahl siehst du den Zwischenschritt «Weiter zu Bank». Klicke auf **«Zur Bank»**, um im E-Banking deiner Bank die Verbindung zu autorisieren. Danach wirst du automatisch zurück zu Infinity geleitet. ### Unterstützte Banken Live Accounting unterstützt unter anderem die folgenden Banken: * Aargauische Kantonalbank * Bank Avera * Bank CIC * Bank in Zuzwil * Basler Kantonalbank * Berner Kantonalbank AG * Caisse d'Epargne de Cossonay société coopérative * Clientis Bank Aareland * Clientis Bank Oberaargau * Clientis Bank Oberuzwil * Clientis Bank Thur * Clientis Bank Toggenburg * Clientis Bank im Thal * Clientis Biene Bank im Rheintal * Clientis BS Bank Schaffhausen * Clientis Caisse d'Epargne Courtelary * Clientis Entlebucher Bank * Clientis Spar- und Leihkasse Thayngen * Clientis Sparcassa 1816 * Clientis Sparkasse Oftringen * Clientis Sparkasse Sense * DC Bank * Ersparniskasse Affoltern im Emmental * Ersparniskasse Schaffhausen * Leihkasse Stammheim * Luzerner Kantonalbank AG * Nidwaldner Kantonalbank (NKB) * Schwyzer Kantonalbank * St.Galler Kantonalbank * Thurgauer Kantonalbank * UBS Switzerland AG * Valiant Bank AG * Zuger Kantonalbank * Zürcher Kantonalbank * Zürcher Landbank ### Banken mit Kontoauszug-Import PostFinance und Raiffeisen unterstützen die Schweizer Open Banking-Plattform bLink für Geschäftskunden noch nicht oder nicht vollständig. Eine **Live-Accounting-Verbindung** über bLink ist für diese Banken deshalb nicht verfügbar. Wählst du eine dieser Banken in «Bank wählen», richtet Infinity das Konto für den Kontoauszug-Import ein. Für **PostFinance** synchronisierst du die Kontoauszüge danach mit E-Finance-Login über **Einstellungen → Integrationen → PostFinance**. camt.053 aus dem E-Finance bleibt die Alternative. Die Schritte findest du unter [PostFinance verbinden](./postfinance). Für **Raiffeisen** und andere Banken ohne bLink importierst du Bankbewegungen manuell per camt.053. Siehe [Bankbewegungen via camt.053 importieren](./manual-camt-import). * [UBS: Vorgehen bei Problemen mit der Aktivierung](./limitations#bankanbindung-mit-ubs) * [PostFinance: Integration oder camt.053](./postfinance) Bei Interesse empfehlen wir, bei der gewünschten Bank ein Kundenfeedback zu hinterlassen, dass eine Anbindung via bLink an Softwareprogramme gewünscht ist. ## Bankkonto zuordnen Nach der Autorisierung wählst du unter «Bankkonto zuordnen», welches deiner autorisierten Bankkonten zu welchem Buchhaltungskonto gehört. Das ausgewählte Buchhaltungskonto muss der Kategorie Bankkonten entsprechen. In den Einstellungen unter «Buchhaltung» › «Konten» kannst du jederzeit ein neues Konto erstellen, falls das gewünschte Buchhaltungskonto noch fehlt. Weitere autorisierte Bankkonten derselben Bankverbindung ordnest du später in den Einstellungen unter «Bankverbindungen» zu. Taucht ein Konto einer bereits verbundenen Bank dort nicht auf, wurde die Berechtigung dafür beim Autorisieren nicht erteilt. Dies kannst du im E-Banking deiner Bank anpassen. ## Vergangene Bankbewegungen Der Einrichtungsassistent importiert keine vergangenen Bankbewegungen mehr. Nach dem Verbinden holst du diese bei Bedarf im Konto über das Menü **«Live»** mit **«Vergangene Bankbewegungen importieren»** nach – jeweils höchstens drei Monate auf einmal. Überprüfe die importierten Buchungen, bevor du den nächsten Zeitraum importierst. Mehr dazu, weshalb sich ein schrittweises Vorgehen lohnt, liest du unter [Best Practices](./best-practices). # Bankbewegung aufteilen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/split-transaction So teilst du eine einzelne Bankbewegung aus Live Accounting in mehrere Buchungen auf. Manchmal fasst deine Bank mehrere Vorgänge in einer einzigen Bankbewegung zusammen – etwa eine Sammelzahlung an verschiedene Lieferanten oder einen Zahlungseingang, der zu mehreren Rechnungen gehört. In solchen Fällen kannst du eine Bankbewegung aus Live Accounting in mehrere Buchungen aufteilen und jeden Teilbetrag einem eigenen Konto zuordnen. Live Accounting ## Wann sich das Aufteilen lohnt Eine Aufteilung ist immer dann sinnvoll, wenn ein einzelner Betrag auf der Bank buchhalterisch aus mehreren Teilen besteht, zum Beispiel: * Eine Sammelüberweisung, die mehrere Lieferantenrechnungen begleicht * Ein Zahlungseingang, der sich auf mehrere Forderungen bezieht * Eine Bankbewegung, die auf verschiedene Aufwands- oder Ertragskonten verteilt werden soll * Eine Bankbewegung, die nur teilweise mehrwertsteuerpflichtig ist, etwa eine Restaurantrechnung mit Trinkgeld ([mehr dazu](../scenarios/mixed-vat)) Aufteilen lassen sich Bankbewegungen aus Live Accounting sowie manuell erfasste Buchungen. Buchungen, die aus einem anderen Vorgang stammen (etwa einer Rechnungszahlung), können nicht aufgeteilt werden. ## Bankbewegung aufteilen 1. Öffne die Bankbewegung im Buchen-Tab, indem du sie anklickst. 2. Klicke oben rechts auf das Menü **«Mehr»** und wähle **«Buchung aufteilen»**. 3. Bestätige allfällige Hinweise (siehe unten) mit **«Weiter»**. 4. Im nun geöffneten Fenster ist die ursprüngliche Bankbewegung bereits als erste Zeile eingetragen. Passe Betrag, Konten und Buchungstext dieser Zeile an. 5. Klicke auf **«Weitere Buchung»**, um zusätzliche Zeilen hinzuzufügen, und verteile den Gesamtbetrag auf die einzelnen Buchungen. 6. Sobald das Total mit dem ursprünglichen Betrag übereinstimmt, klickst du auf **«Alles verbuchen»**. Die ursprüngliche Bankbewegung wird dabei durch die von dir erfassten Einzelbuchungen ersetzt. Das Aufteilen erfolgt über die gleiche Buchungsmaske wie [Quick Commit](../ledger/quick-commit). Du kannst dort dieselben Shortcuts verwenden, um Zeilen schnell zu erfassen, zu duplizieren oder zu löschen. ## Hinweise vor dem Aufteilen Je nach Bankbewegung erscheint vor dem Aufteilen ein Hinweis, den du bestätigen musst: * **Fremdwährung:** Beim Aufteilen wird die Buchung in die Hauptwährung des Kontos umgerechnet. Aufteilungen in Fremdwährung sind nicht möglich. * **Angehängte Belege:** Bereits angehängte Belege werden beim Aufteilen von der Buchung entfernt. * **Ungespeicherte Änderungen:** Ungespeicherte Änderungen an der Buchung gehen beim Aufteilen verloren. Speichere deine Änderungen also, bevor du mit dem Aufteilen beginnst. ## Total kontrollieren Am unteren Rand des Fensters zeigt dir Infinity fortlaufend an, wie sich die Summe deiner Einzelbuchungen zum ursprünglichen Betrag verhält: * **Total stimmt** mit dem Betrag der ursprünglichen Buchung überein – die Aufteilung geht auf. * **Total ist zu hoch** – die Summe deiner Buchungen übersteigt den ursprünglichen Betrag um den angezeigten Differenzbetrag. * **Total ist zu tief** – die Summe deiner Buchungen liegt um den angezeigten Differenzbetrag unter dem ursprünglichen Betrag. Achte darauf, dass das Total exakt dem ursprünglichen Betrag der Bankbewegung entspricht. So bleibt der Saldo deines Bankkontos korrekt und stimmt weiterhin mit deinem Bankauszug überein. Jede Zeile muss vollständig ausgefüllt sein – mit Datum, Buchungstext, Soll- und Habenkonto sowie Betrag. Soll- und Habenkonto dürfen dabei nicht identisch sein. Unvollständige Zeilen werden dir direkt markiert. # Status der Bankverbindung prüfen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/status So siehst du den aktuellen Status deiner Live Accounting-Bankverbindung Status der Bankverbindung Wenn du dein Bankkonto mit Live Accounting verbunden hast, werden neue Bankbewegungen laufend in deine Buchhaltung übernommen und mit einem intelligenten Buchungsvorschlag versehen. Im Buchen-Tab siehst du im jeweiligen verbundenen Konto oben rechts, wie der Status deiner Live Accounting-Verbindung ist: Status der Bankverbindung Klicke auf den Pfeil neben dem Live-Indikator, um die Live Accounting-Optionen für dieses Konto zu öffnen. Dort findest du nähere Details über den aktuellen Live Accounting-Status, kannst vergangene Bankbewegungen nachträglich importieren, oder das Bankkonto trennen. ## Verzögerte Daten Wenn die Meldung «Verzögerte Daten» angezeigt wird, hat der letzte Abgleich der Bankbewegungen nicht korrekt funktioniert. Wir versuchen mindestens täglich, die Bankbewegungen erneut zu synchronisieren. Falls diese Meldung über mehrere Arbeitstage bestehen bleibt und keine neuen Bankbewegungen erscheinen, empfehlen wir, die Bankverbindung zu trennen und nochmals neu zu verbinden. Verzögerte Daten ## Verbindung unterbrochen Wenn die Meldung «Verbindung unterbrochen» mit dem Badge «Offline» erscheint, muss die Bankverbindung erneut hergestellt werden, damit Infinity neue Bankbewegungen abgleichen kann. Verbindung unterbrochen Diese Meldung kann aus mehreren Gründen angezeigt werden: * Im E-Banking deiner Bank wurde die Berechtigung für Infinity von dir oder einem Teamkollegen entfernt. * Die Bank hat die Anbindung aus unbekannten Gründen getrennt. * Die Bankverbindung ist abgelaufen. In diesem Fall empfehlen wir, die Bankverbindung zu trennen und die Verbindung neu einzurichten. Falls die Verbindung weiterhin nicht möglich ist, kontaktiere unser Team über den Support-Chat. # Intelligente Buchungsvorschläge Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ai-accounting/suggestions So funktionieren Buchungsvorschläge in Live Accounting Live Accounting erstellt automatische Buchungsvorschläge für neue Bankbewegungen. Erfahre, wie diese Vorschläge entstehen. Buchungsvorschläge ## Faktoren, die den Vorschlag beeinflussen Live Accounting verwendet verschiedene Informationen, um für neue Bankbewegungen einen bestpassenden Buchungsvorschlag zu generieren. Neue Buchungsvorschläge erscheinen im Bankkonto und sind als **«zu überprüfen»** markiert. Es ist wichtig, die Vorschläge zu prüfen, bevor du sie durch Klick auf «Als überprüft markieren» bestätigst. Folgende Informationen werden für die Generierung eines intelligenten Buchungsvorschlags berücksichtigt: * Informationen der Transaktion (z.B. Zahlungsempfänger, Mitteilungstext, Referenz, Art der Transaktion, …) * Offene Rechnungen und deren Anhänge * Offene Forderungen, welche gestellt sind * Belege im Eingang * Frühere Korrekturen bei ähnlichen Transaktionen * Verfügbare Aufwände und Erträge im Kontenplan # Checks für den Jahresabschluss Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/closing/checks Alle automatischen Checks vor dem Jahresabschluss und wie du Probleme untersuchst Vor dem Jahresabschluss prüft Infinity automatisch mehrere Voraussetzungen. Du kannst erst fortfahren, wenn alle relevanten Checks erfüllt sind. Damit wird die Integrität deiner Buchhaltung gewährleistet. Darstellung der Checks im Jahresabschluss-Assistenten ## Alle Checks im Jahresabschluss-Assistenten ### Kein unverbuchter Gewinn Dieser Check stellt sicher, dass nach den Abschlussbuchungen kein unverbuchter Gewinn oder Verlust mehr offen ist (Schlussbilanz 2 = 0). So untersuchst du Probleme: * Falls du im Jahresabschluss-Assistenten die Gewinnverbuchung übersprungen hast bzw. eine manuelle Verbuchung gewählt hast, stelle sicher, dass der Gewinn oder Verlust korrekt verbucht ist oder verwende die automatische Gewinnverbuchung. * Kontrolliere in der Erfolgsrechnung, ob der Gewinn oder Verlust korrekt ermittelt ist. * Prüfe die Abschlusskonten in der Kontenansicht auf unerwartete Salden. ### Keine unüberprüften Bankbewegungen Wenn du die KI-Buchhaltung mit Live Accounting verwendest, müssen alle importierten Bankbewegungen überprüft sein, bevor du abschliessen kannst. So untersuchst du Probleme: * Öffne deine verbundenen Bankkonten und prüfe alle Perioden in deinem Geschäftsjahr auf noch violett markierte, noch nicht überprüfte Bewegungen oder gelb markierte Bewegungen ohne ein Gegenkonto. * Markiere erst dann als überprüft, wenn die Buchung fachlich korrekt ist. ### Ausgewählte Methode für Gewinnverwendung ist anwendbar Bei Gewinn ist eine Gewinnverwendungs-Methode nötig, bei Verlust eine Verlustbehandlung. Bei manueller Methode ist beides möglich. So untersuchst du Probleme: * Gehe im Assistenten zurück auf den Schritt «Erfolgsverbuchung» und wähle die Methode zur Gewinnverbuchung erneut aus. * Verbuche alternativ deine Gewinn- oder Verlustbuchung manuell, falls das Problem weiterhin besteht. ### Summe des Vermögens entspricht Summe der Schulden nach Gewinnverbuchung Dieser Check prüft die Grundgleichung der Bilanz in der Schlussbilanz 2. So untersuchst du Probleme: * Öffne die Bilanz und identifiziere Konten mit auffälligen oder unerwarteten Salden. * Prüfe Buchungen rund um den Jahreswechsel auf falsche Kontierung. * Stelle sicher, dass der Gewinn der Bilanz mit dem Gewinn der Erfolgsrechnung für das Geschäftsjahr übereinstimmt. Falls der Gewinn der Bilanz mit dem Gewinn der Erfolgsrechnung nicht übereinstimmt, überprüfe, ob während der Eröffnung automatische Buchungen erstellt wurden, welche ein inexistentes Konto betreffen. Dies ist in einigen Organisationen mit dem Kontenplan für natürliche Personen der Fall, in denen das Konto 2979 fehlt, jedoch bei der Eröffnung bebucht wurde. Ändere in diesem Fall das Konto der Eröffnungsbuchung des Jahresgewinn- und verlust auf das Konto 2891. ### Summe der Einnahmen entspricht Summe der Ausgaben und Gewinn Die Erfolgsrechnung muss mit dem ermittelten Gewinn oder Verlust konsistent sein. So untersuchst du Probleme: * Prüfe Ertrags- und Aufwandskonten auf fehlende oder doppelte Buchungen. * Vergleiche den ausgewiesenen Gewinn/Verlust in Erfolgsrechnung und Abschlussvorschau. * Kontrolliere transitorische Buchungen und deren periodengerechte Zuordnung. Überprüfe ausserdem, ob der Gewinn der Erfolgsrechnung mit dem Gewinn der Bilanz übereinstimmt. Falls nicht, folge den Anweisungen im obigen Abschnitt «Summe des Vermögens entspricht Summe der Schulden nach Gewinnverbuchung». ### Saldo von Konto 9000 (Erfolgsrechnung) ist null Das Hilfskonto 9000 darf nach den Abschlussbuchungen keinen offenen Saldo mehr enthalten. So untersuchst du Probleme: * Öffne das Kontoblatt von Konto 9000 und prüfe alle Bewegungen. * Stelle sicher, dass das Konto nach allen allfälligen Buchungen mit Saldo null ausgeglichen ist, da ansonsten die Buchhaltung unvollständig ist. ### Saldo von Konto 9100 (Eröffnung) ist null Konto 9100 muss nach dem Abschluss ausgeglichen sein. So untersuchst du Probleme: * Öffne Konto 9100 im Kontoblatt und prüfe die Buchungsdetails. * Stelle sicher, dass das Konto nach allen allfälligen Buchungen mit Saldo null ausgeglichen ist, da ansonsten die Buchhaltung unvollständig ist. ### Saldo von Konto 9101 (Schlussbilanz) ist null Konto 9101 darf nach der Verbuchung der Schlussbilanz keinen Restsaldo haben. So untersuchst du Probleme: * Öffne das Kontoblatt von Konto 9101 und prüfe alle Bewegungen. * Stelle sicher, dass das Konto nach allen allfälligen Buchungen mit Saldo null ausgeglichen ist, da ansonsten die Buchhaltung unvollständig ist. ### Saldo von Konto 9900 (Korrekturen) ist null Konto 9900 ist ein Hilfskonto für Korrekturen und muss zum Abschluss ausgeglichen sein. So untersuchst du Probleme: * Öffne Konto 9900 und identifiziere nicht abgeschlossene Korrekturbuchungen. * Prüfe, ob Korrekturen auf die finalen Zielkonten übertragen wurden. * Stelle sicher, dass das Konto nach allen Korrekturen mit Saldo null ausgeglichen ist, da ansonsten die Buchhaltung unvollständig ist. ### Alle restlichen Hilfskonten ab 9000 haben Saldo null Neben den explizit geprüften Konten (9000, 9100, 9101, 9900) müssen auch alle weiteren Hilfskonten im Bereich 9xxx ausgeglichen sein. So untersuchst du Probleme: * Filtere im Kontenplan nach Kontonummern 9000 bis 9999. * Prüfe alle Konten mit Restsaldo auf unvollständige Abschluss- oder Umbuchungen. * Schliesse die offenen Salden mit den fachlich korrekten Gegenbuchungen. ### Relevante MWST-Quartale sind abgeschlossen Falls deine Organisation MWST-pflichtig ist, sollen alle relevanten MWST-Perioden konsistent abgeschlossen sein. So untersuchst du Probleme: * Prüfe offene MWST-Perioden und fehlende Deklarationen. * Kontrolliere Buchungen mit MWST-Codes auf Vollständigkeit und korrekte Periode. * Führe nötige Korrekturen durch und erstelle die MWST-Auswertung erneut. ## Weitere Hilfsmittel für die Analyse Für die Ursachenanalyse helfen dir möglicherweise die folgenden Funktionen in Infinity: * [Kontoblatt](../ledger/account-sheet) * [Quick Commit](../ledger/quick-commit) * [Jahresabschluss](./financial-close) # Jahresabschluss Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/closing/financial-close So führst du den Jahresabschluss durch Den Jahresabschluss in Infinity führst du über einen geführten Assistenten auf der Seite «Abschlüsse» durch. Jahresabschluss Nach Ende des Geschäftsjahres erfolgt der Jahresabschluss. Mit ihm wird das Jahr offiziell abgeschlossen und nach Erledigung kannst du für den betroffenen Zeitraum keine Buchungen mehr erstellen oder bearbeiten. Stelle deshalb sicher, dass du alles für diese Periode vollständig und korrekt verbucht hast. Du wirst von Infinity durch den Jahresabschluss geführt und eine Reihe von Checks stellen sicher, dass es keine Ungereimtheiten gibt. Eine Übersicht aller Checks findest du auf der Seite [Checks](./checks). Jahresabschluss-Dokumente Am Ende wird mit den vorhandenen Daten automatisch eine Schlussbilanz 1, Schlussbilanz 2 und eine Erfolgsrechnung für das Geschäftsjahr erstellt. Sie bleiben dauerhaft unter "Jahresabschluss" abrufbar und lassen sich dort über **«Exportieren»** als PDF, CSV oder Excel herunterladen. ## Transitorische Buchungen Transitorische Aktiven und Passiven kannst du unter Abschlüsse > Jahresabschluss im Jahresabschluss-Assistent im Schritt «Abgrenzungen» eintragen, diese werden dann automatisch für den Jahresabschluss verbucht und im neuen Jahr wieder zurückgebucht. Du siehst den Effekt der Buchungen erst in der Vorschau der Schlussbilanz und Erfolgsrechnung am Ende des Jahresabschluss-Assistenten, da sie werden erst mit dem Jahresabschluss definitiv eingebucht werden. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, dass du diese als manuelle Buchungen eintragst (entweder über die Funktion Quick Commit oder über das normale Erfassen von manuellen Buchungen im jeweiligen Konto). Bei beiden Methoden kannst du jeweils nach dem Erfassen die Buchung im jeweiligen Konto durch Anklicken öffnen und einen Beleg anhängen. Die Konten für die transitorischen Buchungen werden automatisch beim Jahresabschluss erstellt, aber du kannst sie auch manuell im Kontenplan anlegen, um sie im Voraus manuell zu bebuchen: | Kontonummer | Kontenname | | - | - | | 1300 | Bezahlter Aufwand des Folgejahres (TA) | | 1301 | Noch nicht erhaltener Ertrag (TA) | | 2300 | Noch nicht bezahlter Aufwand (TP) | | 2301 | Erhaltener Ertrag des Folgejahres (TP) | # Geschäftsjahresgrenzen und Saldovorträge Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/closing/fiscal-year-boundaries Am Ende eines Geschäftsjahres werden deine Salden automatisch übertragen Geschäftsjahresgrenzen und Saldovorträge ## Wie erstelle ich ein neues Geschäftsjahr? Sobald ein Geschäftsjahr endet, wird automatisch ein neues anschliessendes Geschäftsjahr angelegt, mit dem du weiterbuchen kannst. Die Grenze der Geschäftsjahre werden im Buchen-Tab mit einer gestrichelten Linie gekennzeichnet: Geschäftsjahresgrenze im Buchen-Tab ## Saldovortrag Im neuen Geschäftsjahr werden für Vermögens- und Schuldkonten automatische provisorische Eröffnungsbuchungen erstellt, welche den aktuellen Endsaldo per Ende der vorherigen Geschäftsjahres in das neue Geschäftsjahr überträgt. Dies ist nützlich, sodass du im neuen Jahr mit provisorischen Vorjahreszahlen weiterarbeiten kannst, auch wenn der Jahresabschluss für das alte Geschäftsjahr noch ausstehend ist. ### Saldovortrag aktualisieren Der Saldovortrag wird erstmalig erstellt, wenn das neue Geschäftsjahr angelegt wird. Wenn du danach im alten Geschäftsjahr weitere Buchungen erfasst oder bestehende anpasst, stimmt der übertragene Saldo nicht mehr mit dem aktuellen Endsaldo überein. Du kannst den Saldovortrag jederzeit aktualisieren, damit er wieder dem aktuellen Stand entspricht. So aktualisierst du den Saldovortrag: 1. Wechsle in den Buchen-Tab. Du kannst dies in einem einzelnen Konto oder im gesamten Journal tun. 2. Suche die Geschäftsjahresgrenze – sie wird mit einer gestrichelten Linie gekennzeichnet. 3. Klicke auf der Grenze auf «Saldo in Jahr … übertragen». Damit werden die aktuellen Salden in die Eröffnungsbuchungen des folgenden Geschäftsjahres übertragen. Diese Option erscheint nur, solange sowohl das alte als auch das neue Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen sind. Sobald du das alte Geschäftsjahr abschliesst, erfolgt die Übertragung automatisch und definitiv (siehe [Definitive Übertragung](#definitive-übertragung)). Der aktuelle Saldo oben rechts auf der Kontoseite wird immer aktuell angezeigt, auch wenn der Saldovortrag noch nicht aktualisiert wurde. Das Aktualisieren des Saldovortrags beeinflusst vor allem die Berichterstattung wie die Bilanz und die Auswertungen zur Zahlungsfähigkeit. ### Definitive Übertragung Wenn du unter Dokumente > Jahresabschluss das alte Geschäftsjahr vollständig abschliesst, werden alle Salden nochmals aktualisiert und mit definitiven Buchungen in das neue Geschäftsjahr übertragen, welche die provisorischen Saldovorträge ersetzen. # Fremdwährungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/foreign-currencies/foreign-currencies Fremdwährungen in Buchungen und Rechnungen verwenden Infinity unterstützt Buchungen und das Verbuchen von Rechnungen in beliebigen Fremdwährungen. Fremdwährungen ## Wo können Fremdwährungen eingesetzt werden? In Infinity können Fremdwährungen in folgenden Szenarien verwendet werden: * Beim Erstellen einer Ausgabe- oder Einnahme-Buchung * Beim Verbuchen einer Lieferantenrechnung (Kreditoren) * Beim Verbuchen einer Aufwendung im Dokumente-Tab * Beim Erstellen einer Kundenrechnung (QR-Rechnungen in CHF oder EUR, da die Schweizer QR-Rechnung nur diese beiden Währungen unterstützt) * Beim Erstellen einer Offerte (in beliebiger Währung) In Forderungen und Offerten in Fremdwährung kannst du steuern, ob der Umrechnungskurs in CHF erscheint. Klicke auf die Totalzeile und aktiviere oder deaktiviere **Umrechnungskurs in CHF anzeigen**. Bei neuen Dokumenten ist der Kurs standardmässig ausgeblendet. Bank- und Kassakonten lassen sich zudem direkt in einer Fremdwährung führen. Mehr dazu unter [Fremdwährungskonten](./foreign-currency-accounts). ## Standardwährungen Standardmässig sind folgende Währungen nebst der Hauptwährung Schweizer Franken aktiviert: * Euro (EUR) * US-Dollar (USD) * Pfund Sterling (GBP) * Yen (JPY) Die Hauptwährung der Buchhaltung ist Schweizer Franken (CHF) und kann nicht geändert werden. ## Weitere Währungen einrichten Du kannst im Einstellungsmenü > Währungen beliebige weitere Währungen hinzufügen. Um eine zusätzliche Währung hinzuzufügen, klicke auf dieser Seite auf «Weitere hinzufügen». Die allermeisten Währungen können auch mit den Monatsmittelkursen der ESTV automatisch synchronisiert werden, sodass du nicht manuell den Währungskurs aktualisieren musst und steuerlich auf der sicheren Seite bist. Gib dazu im Dialog «Neue Währung» den internationalen Währungscode der Währung ein, z.B. «AUD» für australischen Dollar, und der Währungsname wird automatisch vervollständigt und die Option für ESTV-Monatsmittelkurs wird eingeblendet, wenn es sich um eine unterstützte Währung handelt. Neue Währung # Fremdwährungskonten Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/foreign-currencies/foreign-currency-accounts Bank- und Kassakonten in einer Fremdwährung führen Du kannst in Infinity Bank- und Kassakonten direkt in einer Fremdwährung führen. Damit werden die Buchungen und der Kontosaldo eines solchen Kontos zusätzlich zum Schweizer-Franken-Betrag auch in der Fremdwährung angezeigt. ## Welche Konten können in Fremdwährung geführt werden? Eine Fremdwährung kann nur für Konten im Bereich **1000–1099** (flüssige Mittel) hinterlegt werden. Dazu gehören typischerweise Kassen- und Bankkonten. Alle anderen Konten werden weiterhin in Schweizer Franken geführt. Die Hauptwährung der Buchhaltung bleibt unverändert Schweizer Franken (CHF). ## Eine Fremdwährung für ein Konto festlegen Am einfachsten legst du die Währung beim Erstellen fest: Im Einrichtungsassistenten wählst du sie im Schritt **«Bankkonten»** direkt beim Bankkonto. Beim Erstellen eines Kontos im Kontenplan erscheint die Auswahl im Schritt **«Name und Farbe»**, sobald du eine Kategorie aus den flüssigen Mitteln gewählt hast, und beim Eintragen mit Nummern neben jedem Konto im Bereich 1000–1099. Für ein bestehendes Konto öffnest du im Kontenplan das gewünschte Konto und klickst auf «Konto bearbeiten». Bei Konten im Bereich der flüssigen Mittel erscheint im Bearbeitungsdialog das Feld **«Währung»**. Wähle dort die gewünschte Währung aus. Steht die gewünschte Währung nicht zur Auswahl, tippst du den Code ins Währungsfeld und klickst auf **«USD hinzufügen»** (bzw. den gesuchten Code) oder **«Währung hinzufügen»**. Alternativ fügst du sie unter Einstellungen → Währungen hinzu. Mehr dazu unter [Fremdwährungen](./foreign-currencies). Sobald auf dem Konto eine Buchung vorhanden ist, lässt sich die Währung nicht mehr ändern. Lege die Währung daher idealerweise fest, bevor du das Konto verwendest. ## Buchungen auf Fremdwährungskonten Buchungen auf einem Fremdwährungskonto kannst du wie gewohnt erfassen. Bei jeder Buchung erfasst Infinity sowohl den Betrag in Schweizer Franken (für die Buchhaltung) als auch den Betrag in der Kontowährung. In der Kontoansicht werden beide Beträge angezeigt. Direkte Buchungen zwischen zwei verschiedenen Fremdwährungskonten sind nicht möglich. Möchtest du einen Übertrag zwischen zwei Fremdwährungen vornehmen, läuft dieser über ein CHF-Konto oder über das Systemkonto für Kursdifferenzen. Mehr dazu unter [Währungsdifferenzen](./foreign-currency-differences). ## Live Accounting und Kontoauszug-Import Fremdwährungskonten lassen sich auch im Live Accounting verwenden. Beim Importieren eines camt.053-Kontoauszugs prüft Infinity, ob die Währung des Kontoauszugs mit der Währung des Kontos übereinstimmt. Stimmen die Währungen nicht überein, wird der Import blockiert und du erhältst den Hinweis «Währung stimmt nicht mit der Kontowährung überein». ## Saldo und Auswertungen In der Bilanz und in den Auswertungen wird neben dem Saldo in Schweizer Franken zusätzlich der Saldo in der Fremdwährung ausgewiesen. So siehst du jederzeit, wie viel auf dem Konto in der jeweiligen Fremdwährung tatsächlich vorhanden ist. ## Jahresabschluss Die Währung eines Fremdwährungskontos gilt geschäftsjahresübergreifend, da Konten unabhängig vom Geschäftsjahr bestehen. Beim Jahresabschluss wird der Eröffnungssaldo sowohl in Schweizer Franken als auch in der Fremdwährung ins neue Geschäftsjahr übertragen. ## Was tun, wenn die Währung nicht mehr geändert werden kann? Hast du ein Konto bereits in Schweizer Franken bebucht, obwohl es eigentlich in einer Fremdwährung geführt werden sollte (z.B. ein US-Dollar-Bankkonto auf Konto 1020), kann die Währung nicht mehr direkt umgestellt werden. Du hast in diesem Fall zwei Möglichkeiten: **Wenig Buchungen**: Lösche oder buche die bestehenden Buchungen um, sodass das Konto wieder leer ist. Danach kannst du die Währung wie oben beschrieben anpassen. **Bereits viele Buchungen**: Lege ein neues Konto in der gewünschten Fremdwährung an (z.B. «1021 Bank USD») und übernimm den Saldo des bisherigen Kontos auf einen Stichtag deiner Wahl. Erfasse dazu eine Umbuchung vom alten auf das neue Konto. Eine allfällige Wechselkursdifferenz, die sich aus dem Wechselkurs am Stichtag ergibt, buchst du als zusätzliche Buchung auf das Systemkonto **6960 Kursdifferenzen**. Anschliessend führst du das neue Konto in der Fremdwährung weiter. # Wie Währungsdifferenzen gebucht werden Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/foreign-currencies/foreign-currency-differences So verbucht Infinity Kursdifferenzen beim Bezahlen von Rechnungen in Fremdwährung Wenn du eine Rechnung oder Forderung in einer Fremdwährung bezahlst, kann der Frankenbetrag der Zahlung vom Wert abweichen, mit dem die Rechnung eingebucht wurde. Infinity bucht diese Differenz auf das **Systemkonto 6960 «Kursdifferenzen»** im Finanzergebnis. Die Differenz entsteht, weil für die Buchhaltung standardmässig der Monatsmittelkurs der ESTV gilt. Der Kurs der Bank am Zahltag kann davon abweichen. Der ESTV-Kurs wird automatisch synchronisiert. Diese automatische Buchung sollte nicht gelöscht werden, um sicherzustellen, dass die Zahlen in deiner Buchhaltung aufgehen. ## Zahlung in einer anderen Währung Beim [Abgleich einer Bankbewegung](../ai-accounting/invoice-reconciliation) mit einer Rechnung in einer anderen Währung gilt: * Entspricht der Betrag in der Währung der Rechnung dem offenen Betrag, ist die Rechnung bezahlt. Die Differenz in Franken ist eine Kursdifferenz. * Weicht er davon ab, wird genau dieser Betrag angerechnet. Der Rest bleibt offen, ein Mehrbetrag ist eine Überzahlung. * Fehlt der Betrag auf der Bankbewegung und liegt die Differenz bei höchstens 3 % des verbuchten Frankenbetrags, ist die Rechnung bezahlt und die Differenz eine Kursdifferenz. Ist die Zahlung deutlich kleiner, bleibt der Rest offen. Ist sie deutlich grösser, ist die Rechnung bezahlt und der Mehrbetrag eine Überzahlung. Beim manuellen Abgleich siehst du **«Differenz von … CHF buchen als»**. Die passende Option ist vorausgewählt, du kannst sie ändern: * **Kursdifferenz** – die Rechnung gilt als vollständig bezahlt. Die Differenz geht auf Konto 6960. * **Überzahlung** – die Zahlung wird in die Währung der Rechnung umgerechnet. Was über den offenen Betrag hinausgeht, ist eine Überzahlung: bei Forderungen auf Konto 2030 «Erhaltene Anzahlungen», bei Lieferantenrechnungen auf Konto 1192 «Geleistete Anzahlungen». * **Restbetrag** – die umgerechnete Zahlung deckt den offenen Betrag nicht. Der Rest bleibt offen. Steht auf der Bankbewegung ein Betrag in der Währung der Rechnung, verwendet Infinity diesen. Sonst rechnet sie mit dem Monatsmittelkurs der ESTV um. Eine Forderung über 1'000 Euro, eingebucht zu CHF 950, wird mit CHF 970 bezahlt. Mit **Kursdifferenz** ist sie bezahlt, und CHF 20 stehen auf Konto 6960. # Buchhaltung eröffnen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ledger/account-opening So eröffnest du Konten mit Anfangsbeständen in Infinity. So kannst du deine Buchhaltung in Infinity mit Vorjahreszahlen eröffnen. Du kannst diese Anfangsbestände später jederzeit bearbeiten oder ergänzen, solange dein erstes Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen ist. ## Anfangsbestände erfassen Du kannst die Anfangsbestände im ersten Geschäftsjahr erfassen. Im Einrichtungsassistenten geschieht das im Schritt **«Eröffnung»**. Hast du diesen Schritt übersprungen oder möchtest du die Bestände später ergänzen, wechsle im Buchen-Tab zum Konto «Eröffnung» – über die Suche oder den Kontenplan. ​ Klicke dann auf «Buchhaltung eröffnen» im Konto oben: Button "Buchhaltung eröffnen" Nun kannst du die Buchhaltung eröffnen, indem du die Anfangsbestände einträgst. Wenn du von einer anderen Buchhaltung wechselst, kannst du hier die Schlussbestände aus deinem letzten Buchhaltungsabschluss aus der Bilanz übertragen. Anfangsbestände erfassen Bei [Fremdwährungskonten](../foreign-currencies/foreign-currency-accounts) trägst du den Anfangsbestand in der Kontowährung ein. Infinity schlägt den Wechselkurs zum Eröffnungsdatum vor; du kannst ihn anpassen, damit der Schweizer-Franken-Betrag deiner Schlussbilanz entspricht. Der umgerechnete Betrag wird unter dem Konto angezeigt. Dabei musst du sicherstellen, dass die Vermögens- und Schuldkonten dieselbe Höhe haben – dies ist eine wichtige Buchhaltungsregel für Eröffnungen und Jahresabschlüsse. Wenn du alles aus deiner Bilanz inkl. deinem Vorjahresgewinn oder -verlust korrekt übernimmst, sollte das auch so übereinstimmen. ## Aktiven und Passiven stimmen nicht überein Stimmen Vermögen und Schulden nicht überein, korrigiert Infinity den Anfangsbetrag automatisch auf dem Konto **«Jahresgewinn oder -verlust»** (2979 oder 2891, je nach Kontenplan). Fehlt dieses Konto, kannst du die Anfangsbestände nicht übernehmen. Lege es zuerst im Kontenplan an – im Assistenten über **«Mit Nummern eintragen»** oder später unter [Kontenplan](./chart-of-accounts). ## Anfangsbestände bearbeiten Du kannst die Anfangsbestände im 1. Geschäftsjahr anpassen und ergänzen. Öffne dazu das Konto «Eröffnung» – über **Neuer Tab** oder die Schnellsuche. Du kannst dort auch alle Eröffnungsbuchungen löschen, dann besteht oben rechts im Konto die Option «Buchhaltung eröffnen», um den Eröffnungsassistenten für das Eintragen der Anfangsbestände zu wiederholen. Für Folgegeschäftsjahre (nach dem 1. Geschäftsjahr) werden die Eröffnungsbuchungen automatisch erstellt und können via «Saldovortrag aktualisieren» auf den aktuellen Stand gebracht werden. Beim Durchführen vom Jahresabschluss werden sie zudem automatisch neu berechnet. Mehr dazu im Hilfecenter-Artikel zu [Geschäftsjahresgrenzen](../closing/fiscal-year-boundaries). ## Erfolgsrechnung übertragen Es ist nur möglich, die Zahlen deiner Abschlussbilanz zu übertragen. Die Vorjahreszahlen aus der Erfolgsrechnung können nicht übertragen werden. # Konten bebuchen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ledger/account-sheet Im Buchen-Tab findest du alle deine Konten und kannst sie führen. Infinity ist eine vollständige doppelte Buchhaltung. Das Buchen erfolgt primär innerhalb der Konten. Konten bebuchen ## Kontoseite Auf der Kontenseite werden alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Die neueste Buchung steht immer ganz oben. Kontenbebuchung Ob die Buchung eine Ausgabe oder Einnahme war, erkennst du anhand dem Vorzeichen vor dem Betrag. In Infinity triffst du bei den Buchungen nicht auf Soll und Haben wie man es aus dem Finanzlehrbuch kennt (wenn du nicht weisst, was das ist, macht das also nichts). Infinity führt eine doppelte Buchhaltung, zugunsten der User wird diese aber im Hintergrund geführt. Falls du dich fragst, warum wir das so handhaben, findest du im Abschnitt ["Soll und Haben"](#soll-und-haben) mehr Informationen. ### Buchungen im Konto erfassen Um eine neue Buchung zu erstellen, kannst du die Aktionen oben in der Kontoseite verwenden. Die Aktionen passen sich je nach aktuellen Konto an. Im Konto Kasse beispielsweise stehen dir die Aktionen "Neue Einnahme", "Neue Ausgabe" und "Neuer Übertrag" zur Verfügung. ### Filter nach Buchungen Mit der Filter-Funktion kannst du in einem Konto einfach nach bestimmten Buchungen suchen. Auf diese Weise kannst du nach einem spezifischen Datum oder einer bestimmten Zeitperiode suchen. Zudem kannst du nach dem Gegenkonto, dem Buchungstext, nach Mehrwertsteuercode oder nach einem exakten Betrag filtern. Zum Filter gelangst du via "Mehr". Filtern nach Transaktionen Je länger und häufiger ein Konto genutzt wird, umso nützlicher wird die Filter-Funktion, um Konten effizient navigieren zu können. Du kannst über das Stern-Plus-Symbol in der Filter-Leiste «Neue Filteransicht» ebenfalls weitere Filteransichten erstellen. Mit dieser Funktion kannst du schnell zwischen verschiedenen Filtern imselben Konto hin und her wechseln. ### Anzeigeoptionen Über "Mehr" → "Anzeigeoptionen" kannst du anpassen, wie Buchungen auf der Kontoseite dargestellt werden. Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung: * **Automatische MWST-Buchungen anzeigen** (nur bei aktiver Mehrwertsteuer): Blendet die automatisch erstellten MWST-Buchungen ein oder aus. * **Buchungsindikatoren anzeigen**: Zeigt visuelle Indikatoren neben den Buchungen an. Ist diese Option aktiv, kannst du zusätzlich **«Steuercode anzeigen»** einschalten – dann erscheint der MWST-Code (zum Beispiel `UN81` oder `SS53`) direkt bei der Buchung. Beim Saldosteuersatz zeigt der Tooltip den geschuldeten Satz. * **Kontosaldo nach jeder Buchung anzeigen**: Zeigt den laufenden Kontosaldo rechts neben jeder Buchung an. Richtest du eine Organisation als Treuhänderin oder Treuhänder ein und zeigst Kontonummern an, sind Indikatoren, Steuercodes und der laufende Saldo nach der Einrichtung bereits eingeschaltet. Du kannst die Optionen jederzeit hier anpassen. #### Laufender Kontosaldo Wenn du die Option «Kontosaldo nach jeder Buchung anzeigen» aktivierst, wird neben jeder Buchung der aktuelle Kontostand nach dieser Buchung angezeigt. So siehst du auf einen Blick, wie sich der Saldo des Kontos über die Zeit entwickelt hat – ohne dafür einen separaten Bericht öffnen zu müssen. Laufender Kontosaldo Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn du den Verlauf deines Bankkontos oder deiner Kasse nachvollziehen möchtest oder eine Diskrepanz zwischen Buchhaltung und Kontostand feststellst. ### Forderung oder Rechnung öffnen Gehört eine Buchung zu einer Forderung oder Lieferantenrechnung, steht deren Titel in der geöffneten Buchung. Ein Klick darauf öffnet das Dokument als eigenen Tab neben dem Konto. Bei einer Forderung siehst du dort die Positionen und die Buchungen. Konto und MWST einer Position passt du unter **Positionen** an. Mehr dazu unter [Forderungen und Offerten bearbeiten](../../sales/invoicing/editing#forderung-im-buchen-tab). ## Konto öffnen/wechseln Über die Tableiste, die Schnellsuche oder den Kontenplan kannst du ganz einfach ein anderes Konto öffnen. ### Tableiste Klicke in der Tableiste auf **Neuer Tab** oder verwende den Shortcut ⌥T (Mac) bzw. Alt + T (Windows). Es öffnet sich eine Übersicht mit Suche, **Zuletzt geöffnet**, den **Werkzeugen** (Kontenplan und Journal) und deinen Konten nach Klasse. Tippe den Kontonamen oder die Kontonummer ein. Wähle das gewünschte Konto aus oder drücke Enter, um es zu öffnen. Du kannst beliebig viele Konten gleichzeitig offen haben und sie per Drag-and-drop neu anordnen. Konto wechseln Hast du Zugriff auf [Juno](../../ai-agent/juno), kannst du im Suchfeld auch eine Frage stellen. Die Unterhaltung öffnet sich als eigener Tab neben deinen Konten. ### Schnellsuche Du kannst auch die Schnellsuche verwenden, um von einem beliebigen Teil von Infinity schnell zu einem bestimmten Konto zu wechseln. Klicke dazu oben rechts auf «Suchen» oder verwende den Shortcut Cmd-K (Mac) bzw. Ctrl-K (Windows), um die Schnellsuche zu öffnen. Du kannst suchen nach: * Name des Kontos * Kontonummer (z.B. 1020 für Bank) Schnellsuche ### Kontenplan Wenn du dich im Kontenplan befindest, kannst du ebenfalls ein beliebiges Konto aufmachen, indem du auf den Kontennamen klickst. ### Shortcuts Beim Buchen kannst du mit Shortcuts schnell zwischen den Konten-Tabs navigieren: | Funktion | macOS | Windows | | - | - | - | | Neuen Tab öffnen | ⌥T | alt + T | | Tab schliessen | ⌥W | alt + W | | Zum nächsten Tab wechseln | ⌥→ | alt + → | | Zum vorherigen Tab wechseln | ⌥← | alt + ← | | Zu Datum springen | ⌘J | Ctrl + J | ## Soll und Haben Infinity ist eine vollumfängliche doppelte Buchhaltung nach Schweizer Rechnungslegungspraxis. Wenn du bereits Erfahrung mit Buchhaltung hast, fragst du dich womöglich, wo du Soll und Haben findest. Infinity stellt dies etwas anders dar als gewöhnliche Buchhaltungsprogramme. ### Automatische Handhabung von Soll und Haben in der Kontoseite Damit das Tool für alle Personen einfach verständlich ist, werden Buchungen direkt in einem Konto erstellt. Zum Beispiel kann man im Konto "Bank" alle Buchungen hinzufügen, die die Bank betreffen. Neue Buchung im Konto erstellen über "Neue Einnahme" oder "Neue Ausgabe" Verwende die Aktionen wie "Neue Einnahme" oder "Neue Ausgabe", um die Buchung korrekt einzuteilen, und gib das Gegenkonto an. Infinity kümmert sich automatisch darum, welches Konto im Soll und Haben stehen sollte. ### Neue manuelle Buchung Wenn du trotzdem einmal eine manuelle Buchung mit Soll und Haben erfassen möchtest, kannst du über den Shortcut Cmd-I auf Mac oder Ctrl-I auf Windows **Quick Commit** öffnen. Alternativ findest du die Option auch oben rechts beim Buchen im Menü "Mehr" → "Schnell buchen…". Mit Quick Commit kannst du ganz schnell manuelle Buchungen in einer klassischen Buchungsmaske erfassen. [Erfahre mehr über Quick Commit](./quick-commit). ### Soll und Haben vertauschen Wenn du mal versehentlich eine Einnahme als Ausgabe verbuchst (oder umgekehrt), kannst du ganz einfach das Vorzeichen (-) beim Betrag ändern, um Soll und Haben zu vertauschen. Soll und Haben vertauschen, indem du das Vorzeichen (-) beim Betrag änderst Klicke dazu die Transaktion an und ergänze beim Betrag ein Minuszeichen (-), wenn es eine Ausgabe sein sollte, oder entferne das Minuszeichen, wenn es eine Einnahme werden soll. # Kontenplan Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ledger/chart-of-accounts Wie erstelle ich neue Konten und wie passe ich meinen Kontenplan an Nach dem Eröffnen deiner Organisation wird dir automatisch ein Standardkontenplan erstellt – passend zu deiner Rechtsform. Die Namen der Standardkonten folgen der [Sprache der Buchhaltung](../../user-account/language#sprache-der-buchhaltung) deiner Organisation. Du kannst den Kontenplan so übernehmen oder ganz nach deinen Bedürfnissen anpassen und erweitern. Kontenplan Du findest den Kontenplan entweder in den Einstellungen unter "Konten" oder im Buchen-Tab über **Neuer Tab** → **Kontenplan**. Dort siehst du alle Konten deines Unternehmens. Kontenplan ## Neues Konto erstellen Du hast zwei Möglichkeiten, ein neues Konto zu erfassen: ### Neues Konto Ideal für alle ohne Buchhaltungswissen. Du wirst Schritt für Schritt durch den Prozess geführt. Die neuen Konten erscheinen danach automatisch an der richtigen Stelle in der Bilanz oder Erfolgsrechnung. Neues Konto ### Mit Nummern eintragen Für alle mit Buchhaltungserfahrung. Damit kannst du schnell ein oder mehrere neue Konten anlegen. Mit Nummern eintragen Für neue Konten sind MWST-Buchungen standardmässig deaktiviert. Du kannst sie aber jederzeit beim jeweiligen Konto aktivieren, indem du das erstellte Konto bearbeitest und ein Häkchen bei «Erlaubt MWST-Buchungen» setzt. ## Kontenplan anpassen Zum Bearbeiten oder Löschen eines Kontos klickst du einfach auf das Stift- oder Papierkorb-Symbol beim gewünschten Konto. Je nach Kontoart kannst du: * Name, Farbe und Beschreibung ändern * Die MWST aktivieren * Einen Standard-MWST-Satz festlegen (wenn du keinen auswählst, wird der passende Satz automatisch gesetzt – empfohlen) Die Kontonummer lässt sich nachträglich nicht mehr ändern. Wenn du eine Kontonummer ändern möchtest, musst du das Konto löschen und neu erstellen. Konto bearbeiten ## Konten löschen In der Kontenplan-Ansicht kannst du die allermeisten Konten, die während der Einrichtung automatisch erstellt wurden, über das Papierkorbsymbol in der Liste löschen. Konten löschen über Papierkorbsymbol Konten mit Buchungen in irgendeinem Geschäftsjahr können nicht gelöscht werden. Lösche in diesem Fall zuerst die Buchungen, falls du das Konto trotzdem entfernen möchtest. Einige wenige Systemkonten, die in dieser Ansicht mit einem Schlosssymbol neben dem Titel markiert sind, können nicht gelöscht werden, um Programmfehler zu vermeiden, da Infinity diese Konten potenziell automatisch bebuchen muss. Dasselbe gilt für Konten, die über Live Accounting mit einer Bank verbunden sind. Du kannst jedoch beim Herunterladen einer Bilanz oder Erfolgsrechnung die Option anhäkeln, ungebrauchte Konten mit einem Nullsaldo im Export auszulassen. # Kundenkonto Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ledger/customer-accounts Das Kundenkonto zeigt dir pro Kontakt den Saldo aus Forderungen, Lieferantenrechnungen und deren Zahlungen. Das Kundenkonto zeigt dir, wie viel ein Kontakt dir schuldet oder du ihm schuldest – über alle Forderungen, Lieferantenrechnungen und deren Zahlungen hinweg. Es ist kein Konto im Kontenplan, sondern wird automatisch aus der Aktivität des Kontakts berechnet. ## Kundenkonto öffnen Wechsle in den Tab **Buchen** und klicke in der Tableiste auf **Neuer Tab**. Unter **Kunden** und **Lieferanten** findest du alle Kontakte mit ihrem aktuellen Kontostand, sortiert nach Betrag. Tippe einen Namen ein, um gezielt danach zu suchen. Ein Kontakt erscheint als Kunde, sobald du ihm eine Forderung gestellt hast, und als Lieferant, sobald du eine Lieferantenrechnung von ihm erfasst hast. Bei Aktivität in beiden Rollen erscheint er in beiden Listen. Das Kundenkonto öffnet sich als eigener Tab neben deinen anderen Konten. ## Inhalt des Kundenkontos Oben wählst du mit dem **Stichtag** das Datum, per welchem der Kontostand berechnet wird. Darunter siehst du – je nach Rolle des Kontakts – folgende Werte: * **Offene Rechnungen** * **Offene Lieferantenrechnungen** * **Verfügbare Gutschriften** * **Verfügbare Lieferantengutschriften** * **Kontostand** Darunter folgt der **Kontoauszug** mit allen Buchungen des Kontakts, neuste zuerst: Datum, Vorgang, Dokument, Beschreibung, Gegenkonto, Betrag und laufender Saldo. Stornierte Rechnungen bleiben mit ihrer Stornobuchung im Auszug sichtbar. Alle Beträge sind in CHF. Klickst du eine Zeile mit einem Dokument an, öffnet sich die Forderung oder Lieferantenrechnung als eigener Tab. ## Regeln Der Kontostand wird aus der Sicht des Kontakts geführt: * **Negativer Kontostand** – der Kontakt schuldet dir Geld. * **Positiver Kontostand** – du schuldest dem Kontakt Geld. Diese Vorgänge verändern den Kontostand so: | Vorgang | Wirkung | | - | - | | Forderung gestellt | sinkt | | Zahlungseingang einer Forderung | steigt | | Lieferantenrechnung erhalten | steigt | | Zahlungsausgang einer Lieferantenrechnung | sinkt | | Überzahlung oder Anzahlung erhalten (Konto 2030) | steigt | | Rückzahlung einer Überzahlung oder Anzahlung | sinkt | ## Buchungen mit einem Kundenkonto verknüpfen Buchungen, die noch zu keiner Rechnung gehören, kannst du manuell einem Kontakt zuordnen – zum Beispiel eine Rückzahlung oder eine Verrechnung, die nicht über eine Forderung oder Lieferantenrechnung läuft. Öffne dazu im [Journal](./journal) den Prüfmodus und wähle bei einer Buchung die Aktion **«Mit Kundenkonto verknüpfen»** (Shortcut K) im Buchungsinspektor. Alternativ findest du dieselbe Aktion beim Bearbeiten einer Buchung. Wähle den Kontakt aus. Betrifft die Buchung eines der Konten 1100, 2030, 2000 oder 1192, ergibt sich die Wirkung auf den Kontostand automatisch aus dem Konto. Bei allen anderen Buchungen wählst du selbst, ob es sich um eine **Gutschrift für den Kontakt** handelt oder der **Kontakt dir mehr schuldet** – ein Geldeingang ist standardmässig eine Gutschrift. Eine Verknüpfung kannst du jederzeit ändern oder über **«Verknüpfung lösen»** wieder entfernen, auch direkt aus dem Kontoauszug des Kundenkontos. ## Kundenbuchung erfassen Mit **«Kundenbuchung»** oben im Kundenkonto erfasst du einen Vorgang, der zu keiner Rechnung gehört. Du wählst, ob es sich um eine Gutschrift für den Kontakt handelt oder ob der Kontakt dir mehr schuldet, und gibst Datum, Betrag und Beschreibung an. Es gibt zwei Arten: * **Buchung im Hauptbuch** – Infinity bucht den Betrag zwischen dem gewählten Konto (zum Beispiel deiner Bank) und dem Konto 2030 «Erhaltene Anzahlungen» und verknüpft die Buchung mit dem Kundenkonto. So erfasst du zum Beispiel eine Anzahlung oder eine Rückzahlung, ohne den Umweg über das Journal. Bei reinen Lieferanten läuft die Buchung über das Konto 1192 «Geleistete Anzahlungen». * **Nur im Kundenkonto** – der Betrag verändert nur den Kontostand und erscheint als «Manuelle Buchung» im Kontoauszug. Das Hauptbuch bleibt unberührt. Damit erfasst du zum Beispiel den Saldo eines Kunden bei der Übernahme aus einem anderen System oder eine Kulanz-Gutschrift. Manuelle Buchungen kannst du im Kontoauszug jederzeit bearbeiten oder löschen. Da sie das Hauptbuch nicht berühren, stimmt die Summe aller Kundenkonten danach nicht mehr mit den Konten 1100 und 2030 überein. ## Guthaben bei der Zahlung verwenden Hat ein Kunde verfügbare Gutschriften, zeigt der Zahlungsdialog einer Forderung «Guthaben von … verfügbar» mit dem Button **«Guthaben verwenden»**. Damit erfasst Infinity die Zahlung über das Konto 2030 – der Kontostand des Kundenkontos bleibt dabei unverändert, die Forderung gilt als bezahlt. ## Auf der Kontaktseite Auf der Kontaktseite zeigt die Kopfzeile den Kontostand des Kontakts. Im Tab **Kundenkonto** findest du dieselben Werte und denselben Kontoauszug wie im Buchen-Tab, dazu **«Im Buchen öffnen»** und den Export. ## Kundenkonto exportieren Im Menü des Kundenkonto-Tabs exportierst du den Kontoauszug als PDF, Excel oder CSV per gewähltem Stichtag. Eine Liste aller Kundenkonten mit ihrem Kontostand exportierst du im Buchen-Tab oben rechts über **«Exportieren» → «Kundenkonten»** – wahlweise nur Kunden, nur Lieferanten oder alle. ## Berechtigung Kundenkonten siehst du, wenn du die Berechtigung **«Journal bearbeiten»** hast. Mehr dazu unter [Team und Zugriffsrechte](../../user-account/team#eingeschränkte-rechte). # Buchungen bearbeiten Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ledger/editing So bearbeitest du bereits verbuchte Buchungen In Infinity ist es einfach, bereits erfasste Buchungen zu korrigieren oder zu löschen, solange sie sich noch in einer nicht schreibgeschützten Periode befinden. Buchungen bearbeiten ## Buchung bearbeiten Um eine bereits bestehende Buchung zu bearbeiten, klicke sie einfach an. Dann kannst du das Datum, die Beschreibung, das Konto und den Betrag ganz einfach ändern. Soll und Haben einer Buchung müssen zwei verschiedene Konten sein. Um die Änderungen zu speichern, klicke dann auf "Speichern". ## Buchung duplizieren Wenn du eine Buchung geöffnet hast, kannst du sie mit dem Shortcut Cmd-D (Mac) bzw. Ctrl-D (Windows) duplizieren. Infinity öffnet daraufhin Quick Commit mit den bereits übernommenen Angaben der Buchung, sodass du im Handumdrehen eine zweite, ähnliche Buchung erfassen kannst. Die ursprüngliche Buchung bleibt dabei unverändert bestehen. Dieser Shortcut ist besonders praktisch, wenn du regelmässig ähnliche Buchungen mit gleichem Gegenkonto oder Betrag erfasst. [Erfahre mehr über Quick Commit](./quick-commit). ## Mehrere Buchungen gleichzeitig bearbeiten Mit Batch Editing können mehrere Buchungen ganz einfach gleichzeitig bearbeitet werden. Dies funktioniert folgendermassen: 1. Navigiere im Konto oben rechts zu "Mehr" und klicke auf "Auswählen". 2. Wähle die Buchungen aus, die du gleichzeitig bearbeiten möchtest. Mit Shift + Click kannst du mehrere Buchungen noch schneller auswählen. 3. Wähle aus, was du ändern möchtest und bestätige die Änderung. Neben dem Bearbeiten kannst du ausgewählte Buchungen auch **duplizieren**. Klicke dazu in der Auswahlleiste auf "Duplizieren". Infinity öffnet Quick Commit mit den ausgewählten Buchungen als Vorlage. Buchungen, die sich nicht bearbeiten lassen (siehe [Wann kann ich Buchungen nicht mehr bearbeiten?](#wann-kann-ich-buchungen-nicht-mehr-bearbeiten)), werden dabei übersprungen. ### Tipps für die Mehrfachauswahl Mehrere Buchungen können auch direkt ausgewählt werden, indem du die Ctrl-Taste (Windows) oder die Cmd-Taste (Mac) gedrückt hältst und auf die gewünschten Buchungen klickst. So kannst du zunächst die Buchungen filtern und anschliessend mit der Mehrfachauswahl gezielt mehrere Einträge auswählen. Mehrfachauswahl (Bei der Mehrfachauswahl mit Shift + Click funktioniert es am besten, wenn du direkt auf die Buchung und nicht auf die Checkbox klickst.) ## Wann kann ich Buchungen nicht mehr bearbeiten? In Infinity gibt es einige Situationen, in denen Buchungen aus Sicherheits- oder Prozessgründen nicht mehr angepasst werden können. Dazu gehören: ### Systembuchungen Systembuchungen sind geschützt, damit keine fehlerhaften Anpassungen entstehen. Sie dienen unter anderem wichtigen Prüfungen im Jahresabschluss. Darum können diese Buchungen nicht direkt bearbeitet werden. ### Der Jahresabschluss wurde bereits gemacht Wenn dein Jahresabschluss schon abgeschlossen wurde, lässt sich nichts mehr bearbeiten. Melde dich einfach kurz beim Support – wir können den Abschluss für dich wieder öffnen. ### Die MWST-Periode ist abgeschlossen Abgeschlossene MWST-Perioden kannst du im Tab Abschlüsse beim MWST-Abschluss selbstständig wieder eröffnen. ### Ich möchte die Zahlung einer Rechnung bearbeiten Zahlungen von Rechnungen (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) sind ebenfalls geschützt, damit die Zahlungsflüsse korrekt und nachvollziehbar bleiben. Falls du eine Zahlung korrigieren musst, lösche sie zuerst direkt in der Rechnung (Im Tab Rechnungen) – danach kannst du sie erneut erfassen. ### Automatische Eröffnungsbuchungen Eröffnungsbuchungen, die automatisch von Infinity erzeugt wurden, können nicht direkt angepasst werden. Sie basieren auf den Schlussbeständen des Vorjahres und sorgen dafür, dass dein neues Geschäftsjahr korrekt startet. Hier findest du mehr Infos dazu. Eröffnungsbuchungen für dein erstes Geschäftsjahr können jedoch jederzeit ganz einfach im Konto "Eröffnung" angepasst werden. # Journal Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ledger/journal Alle Buchungen im Tab Journal durchsuchen, filtern und bearbeiten. Im Tab **Journal** siehst du alle Buchungen deiner Organisation über alle Konten hinweg – als durchsuchbare, filterbare Liste, die du direkt bearbeiten kannst. ## Journal öffnen Wechsle in den Tab **Buchen**. Klicke in der Tableiste auf **Neuer Tab** und öffne unter **Werkzeuge** das **Journal**, oder suche danach. Das Journal bleibt als eigener Tab neben deinen Konten offen. Über **«Neue Buchung»** öffnest du [Quick Commit](./quick-commit) und erfasst eine Buchung, ohne das Journal zu verlassen. ## Zeitraum und Filter Oben im Journal liegt eine **Zeitleiste** über deine Geschäftsjahre. Ziehe den Bereich, um nur Buchungen eines Monats, Quartals oder eines beliebigen Zeitraums zu sehen. Darunter filterst du nach: * **Konto** – Buchungen, die ein bestimmtes Konto im Soll oder Haben betreffen * **Buchungsart** – Manuelle Buchungen, Live Accounting, Forderungen, Rechnungen, Mehrwertsteuer, Abschluss & Eröffnung, Lohnzahlungen, Stornierungen * **MWST** – ein bestimmter Steuercode, oder Buchungen ohne MWST * **Status** – überprüft oder noch nicht überprüft Das Suchfeld rechts filtert nach **Buchungstext**. ## Buchungen bearbeiten Klicke eine Buchung an, um sie in der Liste zu öffnen. Du kannst Datum, Buchungstext, Soll-Konto, Haben-Konto, Betrag und MWST anpassen und speichern. ## Prüfmodus Über die Ansichtsumschaltung oben rechts wechselst du von der **Liste** in den **Prüfmodus**. Rechts öffnet sich der Buchungsinspektor: * Wähle eine Buchung, um Details, Konten, Beleg und Live-Accounting-Angaben zu sehen. * Über die Aktionen änderst du Datum, Buchungstext, Konten oder MWST, hängst einen Beleg an oder markierst die Buchung als überprüft. Mit S änderst du das Soll-Konto, mit H das Haben-Konto. * Gehört die Buchung zu einer Forderung oder Rechnung, öffnest du sie mit O als eigenen Tab neben dem Journal. Mit Shift-O öffnest du sie in einem neuen Browser-Tab. * Mit Cmd-Klick (Mac) bzw. Ctrl-Klick (Windows) und Shift-Klick wählst du mehrere Buchungen aus und bearbeitest oder löschst sie gemeinsam. Im Prüfmodus arbeitest du dich Buchung für Buchung durch, ohne jedes Mal die Zeile aufzuklappen. «Zur nächsten Buchung» springt zur folgenden Zeile. ## Journal exportieren Das Journal auf dem Bildschirm ist zum Nachschlagen und Bearbeiten da. PDF, Excel oder CSV exportierst du weiterhin über **Exportieren → Journal** im Buchen-Tab. Die Schritte findest du unter [Buchhaltungsberichte](../reporting/ledger-reports). # Quick Commit Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ledger/quick-commit Die Buchungsmaske für Poweruser Mit Quick Commit können erfahrene Buchhalter:innen in Infinity noch schneller manuell buchen und profitieren von einer Reihe neuer Shortcuts. Quick Commit ## Quick Commit öffnen Du kannst Quick Commit über einen der folgenden beiden Wege öffnen: * Über den Shortcut Cmd-I auf Mac oder Ctrl-I auf Windows öffnen * Über das Menü "Mehr" → "Schnell buchen…" oben rechts neben der Tableiste beim Buchen Öffne Quick Commit in einem beliebigen Buchen-Tab und schon kannst du mit den neuen Shortcuts die Buchungen von all deinen Konten im Rekordtempo durchführen. Buchungsfenster von Quick Commit ## Shortcuts Hier eine Übersicht der Shortcuts: | Funktion | macOS | Windows | | - | - | - | | Quick Commit öffnen | ⌘I | Ctrl + I | | Quick Commit schliessen | Esc | Esc | | Weitere Zeile | ⇧Enter | Shift + Enter | | Zeile duplizieren | ⌘D | Ctrl + D | | Zeile löschen | ⌘⇧⌫ | Ctrl + Shift + ⌫ | | Alles verbuchen | Enter | Enter | | Ein Feld nach rechts | Tab | Tab | | Ein Feld nach links | ⇧Tab | Shift + Tab | | Ein Feld nach unten | ⌥↓ | alt + ↓ | | Feld nach oben | ⌥↑ | alt + ↑ | | Datum eingeben | ⌥D | alt + D | | Text eingeben | ⌥T | alt + T | | Soll auswählen | ⌥S | alt + S | | Haben auswählen | ⌥H | alt + H | | MWST auswählen | ⌥M | alt + M | | Betrag eingeben | ⌥B | alt + B | Mit diesen Funktionen sparst du dir den Wechsel zwischen den Tabs und kannst mühelos einen ganzen Stapel an Buchungen abarbeiten. ## Konten auswählen und neu erstellen In den Feldern Soll und Haben tippst du Kontonummer oder Name – Infinity filtert die Liste während du schreibst. Fehlt das gewünschte Konto, wählst du unten in der Liste **«Neues Konto»**. Der Assistent legt das Konto an und setzt es danach direkt in die Zeile ein. Du musst Quick Commit dafür nicht schliessen. Soll und Haben einer Buchung müssen zwei verschiedene Konten sein. Dieselbe Kontonummer in beiden Feldern lässt sich nicht verbuchen. ## Buchungstext vervollständigen Beim Buchungstext schlägt Infinity eine Vervollständigung aus früheren Buchungen vor. Übernimmst du den Vorschlag, füllt Infinity bei Bedarf auch Konten, Betrag und MWST aus den bisherigen Buchungen nach – bereits ausgefüllte Felder bleiben unverändert. ## Fremdwährungen Du kannst in Quick Commit auch Buchungen in Fremdwährungen erfassen. Klicke dazu beim Betrag auf die Währung und wähle die gewünschte Fremdwährung aus. Sobald mindestens eine Zeile in einer Fremdwährung erfasst wird, zeigt Quick Commit bei allen Zeilen den Wechselkurs an. Bei CHF-Zeilen wird der Kurs nur zur Orientierung als `1.000000` angezeigt und kann nicht bearbeitet werden. Wenn du die Fremdwährung wieder auf CHF zurückstellst, werden die Wechselkursfelder ausgeblendet. Der Wechselkurs wird anhand des Buchungsdatums automatisch vorgeschlagen. Du kannst ihn bei Fremdwährungszeilen bei Bedarf manuell anpassen. Wenn du eine bestehende Fremdwährungsbuchung duplizierst, übernimmt Quick Commit die Währung und den Wechselkurs der ursprünglichen Buchung. Beim Aufteilen einer Live Accounting-Buchung ist die Währung durch die Bankbewegung vorgegeben und kann nicht geändert werden. # Buchungen via CSV importieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/ledger/transaction-import Importiere Buchungen als CSV aus Excel, bexio oder anderen Tools. Mit dem CSV-Import kannst du schnell mehrere Buchungen auf einmal in Infinity erfassen – ohne sie einzeln manuell eingeben zu müssen. Beachte, dass es sich hier um einen Import für manuelle Buchungen handelt, die bereits kontiert sind. Wenn du stattdessen Bankbewegungen importieren möchtest, verwende Live Accounting oder den camt.053 XML-Import. [Mehr erfahren](../ai-accounting/manual-camt-import). ## CSV-Datei vorbereiten Deine CSV-Datei sollte in Tabellenform vorliegen (z. B. aus Excel, Numbers oder Google Sheets exportiert). Eine CSV-Mustervorlage kann unten heruntergeladen werden. ​ ### Unterstützte Spalten Die folgenden Spalten werden unterstützt. Für jede Spalte können sowohl deutsche als auch englische Spaltenüberschriften verwendet werden: | Spaltenname (DE) | Spaltenname (EN) | Format/Hinweise | | - | - | - | | Datum | Date | YYYY-MM-DD (z. B. 2025-10-30) oder DD.MM.YYYY (z. B. 30.10.2025) | | Soll | Debit Account | 4-stellige Kontonummer (z. B. 4000) | | Haben | Credit Account | 4-stellige Kontonummer (z. B. 1020) | | Buchungstext | Reference | Freitext, max. 72 Zeichen | | Steuercode | Tax Code | Leer lassen oder gültigen Steuercode verwenden (UN81, UN77, US38, US37, UR26, UR25, VM81, …) | | Betrag | Amount | Positiver Betrag (z. B. 125.50) | **Hinweise:** * Die Spaltenüberschriften werden unabhängig von Gross- und Kleinschreibung erkannt (z. B. funktionieren sowohl «Datum» als auch «datum» oder «DATUM»). * Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle. * Zusätzliche, nicht unterstützte Spalten werden ignoriert. * Der Betrag muss positiv sein (Soll/Haben ergibt sich aus den Spalten selbst). * Das CSV sollte als UTF-8 gespeichert werden. * Alle importierten Buchungen werden in CHF erfasst. Stelle sicher, dass alle Konten existieren, für welche du Buchungen importieren möchtest, und dass für alle Buchungen ein offenes Geschäftsjahr (sowie eine nicht geschlossene MWST-Periode bei aktivierter MWST in der Organisation) existiert. Falls dies nicht der Fall ist, schlägt der Import mit dem Hinweis «Fehler» bei den betroffenen Buchungen fehl. ### Vorlage Du kannst auch unsere CSV-Import-Vorlage herunterladen, um sie als Grundlage für deinen Buchungsimport zu verwenden: [CSV-Import-Vorlage herunterladen](https://static.infinity.swiss/templates/Vorlage-CSV-Import-Transaktionen.csv). ## Vorgehen für Buchungsimport Der Import befindet sich unter: **Einstellungen → Import/Export → CSV-Import (Transaktionen)** 1. Lade die CSV-Datei hoch, indem du sie auswählst oder per Drag & Drop ablegst. 2. Überprüfe die Vorschau der zu importierenden Buchungen 3. Bestätige den Import, um die Buchungen in Infinity zu übernehmen CSV-Import # Bilanz Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/reporting/balance-sheet Vermögen und Schulden an einem bestimmten Stichtag Die Bilanz listet alle deine Vermögen und Schulden auf. Du kannst die Zahlen von heute sehen, aber auch jene von jedem beliebigem anderen Tag seit du Infinity nutzt. Diese kannst du mit den Daten desselben Tages vom Vorjahr vergleichen, um dir einen Eindruck über die Entwicklung deines Geschäfts zu verschaffen. Bilanz * **Aktiven** sind das Vermögen deiner Firma. Dazu gehören deine Bankguthaben, ausstehende Zahlungen deiner Kunden, Mobiliar, Immobilien, etc. ​ * **Passiven** sind sind die Schulden deiner Firma. Dazu gehören offene Rechnungen, Bankschulden, Hypotheken, Eigenkapital, etc. Zuunterst in der Bilanz findest du deinen aktuellen Gewinn oder Verlust im laufenden Geschäftsjahr. Klicke auf eine Kontozeile, um das Konto im Buchen-Tab zu öffnen. ## Bilanz exportieren Über **«Exportieren»** oben rechts kannst du die Bilanz als PDF, CSV oder Excel herunterladen. Es öffnet sich ein Dialog mit folgenden Optionen: * **Format**: Das PDF ist ein fertiger Bericht. CSV und Excel liefern eine Tabelle, mit der du in Excel oder einem anderen Tabellenprogramm weiterarbeiten kannst. * **Konten mit Nullsaldo auslassen**: Wenn aktiviert, werden Konten mit Saldo null nicht exportiert. Das hilft dir, übersichtlichere Berichte zu erstellen, die sich auf die aktiven Konten konzentrieren. * **Gruppen und Summen einschliessen** (nur CSV und Excel): Wenn aktiviert, folgt die Tabelle dem Aufbau der Bilanz mit Aktiven, Passiven, Kontengruppen und Summen. Wenn deaktiviert, enthält die Tabelle eine Zeile pro Konto mit Bilanzseite, Gruppe und Untergruppe als Spalten, was sich zum Filtern und für Pivot-Tabellen eignet. Wenn du auf dem Bildschirm einen Vergleichsstichtag gewählt hast, enthält der Export zusätzlich die Vergleichswerte und die Veränderung in Prozent. # Finanzielle Gesundheit Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/reporting/financial-health Interaktive Auswertungen zur Finanzlage verwenden Zusätzlich zu den klassischen Auswertungen bietet dir Infinity noch zahlreiche weitere Informationen und Erfolgsindikatoren. Gleich auf den ersten Blick liefert dir dieser Teil wichtige Informationen zur Gesundheit der Unternehmung. Möchtest du detailliertere Informationen erhalten oder einem Problem auf den Grund gehen, kannst du auf das jeweilige Feld klicken, um eine Detailansicht zu öffnen. Finanzielle Gesundheit ## Zahlungsfähigkeit Unter Zahlungsfähigkeit siehst du direkt, wie gut deine Liquidität ist und ob du in der Lage bist, sie zu begleichen. Um deine Zahlungsfähigkeit einzuschätzen, siehst du das Verhältnis des verfügbaren Geldes zu den ausstehenden Rechnungen. Darunter findest du das Verhältnis des Geldes und Vermögenswerten, die du in kurzer Zeit zu Geld machen kannst, zu den ausstehenden Rechnungen. Schnell zu Geld machen lassen sich z.B. Forderungen, die deine Kunden noch nicht beglichen haben, oder Vorräte. ## Fälligkeiten Hier werden dir die einzelnen Rechnungen und Forderungen angezeigt, sowie ihre Fälligkeit. Damit bekommst du einen einfachen Überblick zu anstehenden, geplanten Geldströmen in und aus dem Unternehmen. Ausserdem wirst du auch auf überfällige Rechnungen und Forderungen aufmerksam gemacht, damit du schnell handeln kannst. ## Aufwände & Erträge In den beiden Feldern siehst du eine detaillierte Auflistung der Aufwände und Erträge. Du siehst standardmässig die vier grössten Posten der beiden Kategorien. Infinity Pro bietet eine Detailansicht zum Anklicken, welche eine detaillierte Auflistung aller Aufwände und Erträge zeigt. Wenn du auf eine Kategorie klickst, sieht du, wie sich die Buchungen über die vergangenen Monate verteilen. Die Buchungen werden zudem automatisch erkannt und nach Art gebündelt, damit du noch mehr Übersicht hast. Auf die jeweiligen Arten kannst du klicken, um die Buchungen einzeln aufgelistet zu sehen. Die Kacheln betreffen jeweils das gesamte Geschäftsjahr. Oben rechts kannst du in der Detailansicht über die beiden Datumsfelder einen beliebigen Zeitraum wählen, zum Beispiel ein Quartal oder mehrere Geschäftsjahre. Die Datumsauswahl schlägt dir Beginn und Ende jedes Geschäftsjahres vor. Standardmässig siehst du das laufende Geschäftsjahr. Die Veränderung gegenüber dem Vorjahr vergleicht den gewählten Zeitraum mit demselben Zeitraum ein Jahr früher. ## Profitabilität Dieses Feld zeigt dir übersichtlich, wie dein Brutto- und Reinergebnis zustande kommt. Die detaillierte Auflistung ist nur mit Infinity Pro verfügbar. In diesem Feld werden dir drei wichtige Kennzahlen im Zusammenhang mit dem erwirtschafteten Gewinn gezeigt: * **Reingewinn**: Der Anteil am Gesamtumsatz, der nach all deinen Aufwänden (Lohn, Miete, Sozialversicherung etc.) übrig bleibt * **Bruttogewinn**: Der Anteil am Gesamtumsatz abzüglich der Einkaufs- bzw. Herstellungskosten (Rohmaterial, Energieaufwand für Produktion), also jenen Kosten, die pro hergestellter Einheit anfallen. * **Return on Equity**: Der Reingewinn in Prozent des Eigenkapitals. Das Eigenkapital ist das in der Unternehmen vorhandene Vermögen (sowohl Geld als auch Güter und Anlagen). Fremdkapital, also geschuldetes Vermögen, das nicht unbefristet im Unternehmen bleibt, zählt nicht zum Eigenkapital. ## Advanced Metrics Wenn du Infinity Business nutzt, kannst du zudem personalisierte Kacheln erstellen, die z.B. einzelne Konten tracken können, und damit noch tiefere Einblicke bieten. # Erfolgsrechnung Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/reporting/income-statement Ausgaben und Einnahmen im laufenden Geschäftsjahr ansehen In der Erfolgsrechnung siehst du deine Einnahmen und Ausgaben, die über einen Zeitraum anfallen. Mit ihr kannst du feststellen, durch welche Tätigkeiten du Gewinne und Verluste erzielt hast. Zuoberst kannst du oben über die Datumsauswahl den Zeitraum auswählen, den du beobachten möchtest. In den meisten Fällen wirst du das ganze Geschäftsjahr ansehen, aber du kannst auch eine Erfolgsrechnung beispielsweise nur für einen Monat oder ein bestimmtes Quartal ansehen. Erfolgsrechnung Die Differenz aus Einnahmen und Ausgaben entspricht deinem Gewinn, den du zuunterst in der Erfolgsrechnung findest. Klicke auf eine Kontozeile, um das Konto im Buchen-Tab zu öffnen. ## Erfolgsrechnung exportieren Über **«Exportieren»** oben rechts kannst du die Erfolgsrechnung als PDF, CSV oder Excel herunterladen. Es öffnet sich ein Dialog mit folgenden Optionen: * **Format**: Das PDF ist ein fertiger Bericht. CSV und Excel liefern eine Tabelle, mit der du in Excel oder einem anderen Tabellenprogramm weiterarbeiten kannst. * **Konten mit Nullsaldo auslassen**: Wenn aktiviert, werden Konten mit Saldo null nicht exportiert. Das hilft dir, übersichtlichere Berichte zu erstellen, die sich auf die aktiven Konten konzentrieren. * **Gruppen und Summen einschliessen** (nur CSV und Excel): Wenn aktiviert, folgt die Tabelle dem Aufbau der Erfolgsrechnung mit Kontengruppen und Zwischenergebnissen wie Bruttogewinn, EBITDA, EBIT und EBT. Wenn deaktiviert, enthält die Tabelle eine Zeile pro Konto mit Gruppe und Untergruppe als Spalten, was sich zum Filtern und für Pivot-Tabellen eignet. Wenn du auf dem Bildschirm einen Vergleichszeitraum gewählt hast, enthält der Export zusätzlich die Vergleichswerte und die Veränderung in Prozent. # Kontenblatt, Kontenplan oder Journal exportieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/reporting/ledger-reports Exportiere Kontenblatt, Kontenplan oder Journal als PDF, CSV oder Excel. Du kannst deine Buchhaltungsdaten in verschiedenen Formaten exportieren, um sie für verschiedene Zwecke zu verwenden. * Alle Buchungen kannst du im Tab [Journal](../ledger/journal) auf dem Bildschirm durchsuchen – oder über das **Buchungsjournal** als Datei exportieren. * Alle Buchungen, die ein bestimmtes Konto (z.B. einen bestimmten Aufwand) oder eine Reihe von Konten (z.B. 4000 bis 4999) betreffen, kannst du im **Kontenblatt** exportieren. * Die Liste aller Konten inkl. Salden für einen bestimmten Stichtag (wie auf der Bilanz oder Erfolgsrechnung) kannst du über den **Kontenplan** exportieren. * Eine Liste aller offenen Posten (Rechnungen, Forderungen, etc.) kannst du über die **Offen-Posten-Liste** exportieren. Die Exporte startest du im Buchen-Tab oben rechts über **«Exportieren»**. ## Kontenblatt exportieren Du kannst im Buchen-Tab oben rechts über **«Exportieren»** das **Kontenblatt** als PDF, Excel oder CSV herunterladen. Wähle den Zeitraum, ein einzelnes Konto, einen Kontobereich oder alle Konten sowie die Optionen **«Leere Konten auslassen»** und **«Nur Bruttobuchungen anzeigen»** – Letzteres hilft beim Abgleich mit dem Bankkonto. Im exportierten PDF-Kontenblatt siehst du zudem den laufenden Saldo nach jeder Buchung im jeweiligen Konto. ### Export im Hintergrund Ein Kontenblatt über mehrere Konten kann etwas dauern. Infinity erstellt den Export im Hintergrund: Du siehst den Fortschritt im Dialog («x von y Konten») und kannst in der App weiterarbeiten. Schliesst du den Dialog, läuft der Export weiter. Sobald die Datei bereit ist, erscheint eine Benachrichtigung mit dem Download. Bleibst du im Dialog, startet der Download automatisch. ## Kontenplan exportieren Du kannst im Buchen-Tab oben rechts über **«Exportieren»** den **Kontenplan** für einen beliebigen Stichtag als PDF, Excel oder CSV herunterladen. Der Kontenplan listet alle Konten in der Organisation mit dem Saldo per Stichtag auf und kann auch als alternativen Export verwendet werden, wenn du eine eigene Bilanz oder Erfolgsrechnung anhand der Buchhaltungsdaten aufstellen möchtest. ## Buchungsjournal exportieren Du kannst im Buchen-Tab oben rechts über **«Exportieren»** das **Buchungsjournal** für einen beliebigen Zeitraum als PDF, Excel oder CSV herunterladen. Das Buchungsjournal beinhaltet alle Transaktionen aus allen Konten, chronologisch nach Datum sortiert. Zum Nachschlagen und Bearbeiten auf dem Bildschirm öffnest du stattdessen den Tab [Journal](../ledger/journal). ## Offen-Posten-Liste exportieren Du kannst im Buchen-Tab oben rechts über **«Exportieren»** die **Offen-Posten-Liste** für einen beliebigen Stichtag als PDF, Excel oder CSV herunterladen. Die Offen-Posten-Liste listet alle offenen Rechnungen, Forderungen, etc. mit dem jeweiligen Restbetrag per Stichtag auf. # Kreditkartenabrechnung korrekt verbuchen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/scenarios/credit-cards Wie du Rechnungen verbuchst, welche du mit einer Kreditkarte bezahlt hast und mehr. Ein Durchlaufskonto hilft dir, Kreditkartenzahlungen in Infinity zu erfassen. Es dient als Zwischenkonto und sorgt für eine transparente und saubere Buchführung. Kreditkartenabrechnung korrekt verbuchen Dies ist eine Empfehlung, wie du Infinity verwenden kannst. Falls du dir unsicher bist, empfehlen wir dir, einen Treuhänder zu Rate zu ziehen. ## Warum ein Durchlaufskonto? Kreditkartenzahlungen sind oft erst später auf dem Bankkonto ersichtlich. Mit einem Durchlaufskonto kannst du alle Transaktionen direkt erfassen, bevor die eigentliche Zahlung erfolgt. Wir empfehlen als Kontonummer des Durchlaufskonto 1092. ## Konto anlegen Um das Durchlaufskonto für die Kreditkarte anzulegen, öffne im Tab **Buchen** über **Neuer Tab** den **Kontenplan** und klicke auf **Mit Nummern eintragen**. Lege dann ein Konto mit der Nummer 1092 an. Wir empfehlen als Titel des Kontos «Transferkonto Kreditkarte». ## So buchst du korrekt mit einem Durchlaufskonto (über Rechnungen) ### 1. Kreditkartenabrechnung erfassen Sobald du deine Kreditkartenabrechnung erhältst, buchst du diese in dein Durchlaufskonto ein. Wir empfehlen, dass du dies über den Rechnungen-Tab machst. Falls du die Rechnung manuell erfasst, verwende als Gegenkonto das Konto «Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen». ### 2. Einzelne Buchungen aus dem Durchlaufskonto verbuchen Alle Zahlungen, welche du diesen Monat mit deiner Kreditkarte getätigt hast, verbuchst du nun über die Belege. Lade die Belege in Infinity hoch und verbuche diese anschliessend als «Neuer Aufwand». Neue Aufwendung erstellen Dabei verwendest du jeweils das passende **Aufwandskonto** und wählst als Zahlungsmittel dein erstelltes **Durchlaufskonto** (dieses wird standardmässig nicht als Option angezeigt, aber du findest es über die Suche, wenn du danach zu tippen beginnst). Alternativ kannst du die Belege auch als «Neue Rechnung» verbuchen. In diesem Fall wählst du auch dein passendes Aufwandskonto, verbuchst die Rechnung und bezahlst diese direkt anschliessend über dein Durchlaufskonto (findest du über die Suche). ​ Mit dieser Methode, behältst du die Übersicht der bezahlten Rechnungen und kannst diese unter Rechnungen finden. ### 3. Zahlung der Kreditkartenabrechnung verbuchen Sobald du die Kreditkartenabrechnung beglichen hast, buchst du die Zahlung im Konto, mit dem du sie beglichen hast (in der Regel dein Bankkonto). Dein Durchlaufskonto sollte nach der Verbuchung aller Positionen einen Saldo von 0 aufweisen. Dies ist eine gute Kontrolle und sollte idealerweise einmal monatlich durchgeführt werden. # Buchungen mit und ohne MWST kombinieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/scenarios/mixed-vat So verbuchst du eine Zahlung, die nur teilweise mehrwertsteuerpflichtig ist – zum Beispiel eine Restaurantrechnung mit Trinkgeld. Manchmal besteht eine einzige Zahlung aus zwei Teilen, die du unterschiedlich behandeln musst: Ein Teil ist mehrwertsteuerpflichtig, der andere nicht. Der klassische Fall ist die Restaurantrechnung. Auf der Konsumation ist MWST angefallen und du kannst die Vorsteuer geltend machen, auf dem Trinkgeld nicht. Auf deinem Bankkonto erscheint aber nur eine einzige Belastung über den Gesamtbetrag. Die Lösung ist in allen drei Wegen dieselbe: Du erfasst den Vorgang nicht als eine einzelne Buchung, sondern als Sammelbuchung mit zwei Positionen – eine mit MWST, eine ohne. Dies ist eine Empfehlung, wie du Infinity verwenden kannst. Falls du dir unsicher bist, empfehlen wir dir, einen Treuhänder zu Rate zu ziehen. ## Das Beispiel | Position | Betrag | MWST | | - | - | - | | Konsumation im Restaurant | CHF 108.10 | 8.1 % Normalsatz, Betriebsaufwand | | Trinkgeld | CHF 11.90 | keine | | **Belastung auf dem Bankkonto** | **CHF 120.00** | | Verbuche also nicht den gesamten Betrag von CHF 120.00 mit MWST. Sonst würdest du auch auf dem Trinkgeld Vorsteuer abziehen, die dir nicht zusteht. Wenn du mit dem Saldosteuersatz abrechnest, musst du für Ausgaben gar keine MWST erfassen. Du kannst den Betrag dann in einer einzigen Buchung erfassen. Mehr dazu unter [Saldosteuersatz](../vat/simplified-vat). ## In Live Accounting: Bankbewegung aufteilen Das ist der übliche Weg, wenn die Belastung bereits als Bankbewegung in Infinity liegt. 1. Öffne die Bankbewegung im Buchen-Tab, indem du sie anklickst. 2. Klicke oben rechts auf **«Mehr»** und wähle **«Buchung aufteilen»**. 3. Setze in der ersten Zeile den Betrag der Konsumation (CHF 108.10) ein und wähle dein Aufwandskonto, zum Beispiel «Reise- und Repräsentationsaufwand». Wähle bei dieser Zeile den MWST-Satz 8.1 % und den passenden Steuertyp. 4. Klicke auf **«Weitere Buchung»** und erfasse das Trinkgeld (CHF 11.90). Du kannst dasselbe Aufwandskonto verwenden, lässt das MWST-Feld hier aber leer. 5. Sobald das Total CHF 120.00 beträgt, klickst du auf **«Alles verbuchen»**. Die ursprüngliche Bankbewegung wird durch deine beiden Buchungen ersetzt. Wie das Aufteilen im Detail funktioniert, liest du unter [Bankbewegung aufteilen](../ai-accounting/split-transaction). Hast du die Zahlung bereits als eine einzelne Buchung erfasst? Auch manuell erfasste Buchungen lassen sich nachträglich aufteilen. Du musst also nichts löschen und neu erfassen. ## In einer Lieferantenrechnung mit mehreren Positionen Wenn du den Beleg als Rechnung erfassen möchtest, etwa weil du ihn zusammen mit anderen Kreditoren verwaltest, erfasst du zwei Rechnungspositionen. 1. Klicke im Rechnungen-Tab auf **«+ Neue Rechnung»**. 2. Erfasse eine erste Position für die Konsumation mit dem MWST-Satz 8.1 %. 3. Erfasse eine zweite Position für das Trinkgeld ohne MWST. 4. Speichere die Rechnung. Der Rechnungsbetrag wird automatisch aus den Positionen zusammengerechnet. Wenn du Live Accounting verwendest, wird die Belastung auf dem Bankkonto anschliessend automatisch dieser Rechnung zugeordnet. ## Manuell mit Quick Commit Ohne Bankverbindung erfasst du die beiden Positionen direkt in [Quick Commit](../ledger/quick-commit). 1. Öffne Quick Commit mit ⌘I (macOS) oder Ctrl + I (Windows). 2. Erfasse eine erste Zeile über CHF 108.10: Soll dein Aufwandskonto, Haben dein Bankkonto, mit MWST 8.1 %. 3. Füge mit ⇧Enter eine zweite Zeile hinzu und erfasse darin das Trinkgeld über CHF 11.90 – gleiche Konten, aber ohne MWST. 4. Verbuche beide Zeilen mit Enter. Auf dem Bankkonto erscheinen die beiden Buchungen zusammen als Belastung von CHF 120.00 und stimmen so mit deinem Bankauszug überein. ## Weitere Fälle Dasselbe Vorgehen brauchst du überall dort, wo ein Zahlungsbetrag verschiedene MWST-Sätze oder steuerfreie Anteile enthält: * Restaurantrechnung mit Trinkgeld * Ein Einkauf, der Artikel zum Normalsatz und zum reduzierten Satz enthält * Eine Rechnung mit einem Anteil, der im Ausland erbracht wurde Welcher Satz und welcher Steuertyp jeweils gilt, findest du unter [MWST verbuchen](../vat/book-vat). # Stripe mit Infinity verwenden Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/scenarios/stripe So buchst du optimal bei Einnahmen über den Zahlungsdienstleister Stripe Wenn du Umsätze über Stripe generierst, musst du sicherstellen, dass du diese in Infinity periodengerecht einbuchst und nebst den Auszahlungen auch die Gebühren korrekt abbildest. Stripe mit Infinity verwenden Um dies in Infinity einfacher zu buchen, empfehlen wir, ein Durchlaufkonto anzulegen. Falls du dir unsicher bist, empfehlen wir dir, einen Treuhänder zu Rate zu ziehen. ## Durchlaufkonto erstellen Erstelle ein neues Konto, welches du als Durchlaufkonto verwenden kannst. Gehe wie folgt vor: ​ 1. Öffne den Kontenplan – im Buchen-Tab über **Neuer Tab → Kontenplan** oder in den Einstellungen unter **Konten**. 2. Klicke auf "Neues Konto" und erstelle ein Vermögenskonto mit der Kategorie "Sonstige kurzfristige Forderungen". Wähle eine Farbe und gebe dem Konto einen Namen (z.B. Durchlaufkonto Stripe) Ein Durchlaufskonto ist ein **Zwischenkonto** in deiner Buchhaltung. Es dient dazu, Zahlungen wie die von Stripe vorübergehend zu erfassen, bevor sie weiter verteilt werden – z. B. auf Erlöskonten, Gebührenkonten oder dein Bankkonto. Du hast folgende Vorteile: * Du kannst Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen trennen, denn du siehst genau, was reinkommt, was Stripe einbehält und was auf dein Bankkonto geht. * Es zeigt klar, wie viel Umsatz du machst und welche Kosten entstehen. * Am Ende des Monats oder Quartals muss das Durchlaufkonto bei 0 stehen – ein guter Check, ob alles korrekt verbucht wurde. ## So buchst du Stripe ab Wir empfehlen, dass du den Abgleich von Stripe mit Infinity monatlich machst (mindestens quartalsweise aufgrund der MWST-Abrechnung). **Umsatzübertragung (Beispiel monatlich)**: 1. Öffne das Durchlaufkonto. 2. Buche den Umsatz des Monats als Vermögenswert auf das Durchlaufkonto und wähle einen passenden Erlös als Gegenkonto. **Stripe Gebühren verbuchen**: 1. Erstelle ein neues Aufwandskonto im Bereich Finanzaufwand für die Zahlungsgebühren. 2. Verbuche die Gebühren von Stripe als Aufwand im neuen Aufwandskonto und wähle als Gegenkonto dein Durchlaufkonto.. **Auszahlungen vom Durchlaufkonto**: Verbuche die Auszahlungen, die du von Stripe erhalten hast in deinem Bankkonto und verwende wieder dein Durchlaufkonto als Gegenkonto. Wenn du Live Accounting aktiv hast, dann erscheinen diese Auszahlungen automatisch in deinem Bankkonto. Anfangs musst du das Gegenkonto wohlmöglich noch auf dein Durchlaufskonto anpassen. Nach ein paarmal anpassen, sollte Live Accounting dies dann bald automatisch korrekt aufs Durchlaufkonto verbuchen. # MWST verbuchen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/vat/book-vat Wie du die Mehrwertsteuer für Einnahmen und Ausgaben korrekt verbuchen kannst – und welche Steuersätze und -typen du wann anwenden musst. Es ist einfach, deine Mehrwertsteuer-Buchhaltung mit Infinity zu führen. MWST verbuchen Diese Optionen sind nur verfügbar, wenn du angegeben hast, dass deine Firma MWST-pflichtig ist. Du kannst dies im App-Menü oben rechts unter «Mehrwertsteuer» ändern. ## Ausgaben mit MWST verbuchen Wenn du eine Ausgabe verbuchst, bei welcher Mehrwertsteuer angefallen ist, dann kannst du einfach das Häkchen bei «Ich habe Mehrwertsteuer bezahlt» setzen, um dies entsprechend zu verbuchen. Ausgaben mit MWST verbuchen Wähle dann den bezahlten MWST-Satz sowie den Steuertyp aus. ### Wo finde ich den Mehrwertsteuersatz? Der MWST-Satz für deine Ausgabe müsste auf dem zugehörigen Beleg ausgewiesen sein (in den meisten Fällen ist dies der Normalsatz 7.7% oder ab 2024 8.1%). Den MWST-Satz kannst du zuoberst im Dropdown auswählen. ### Welchen Betrag muss ich eingeben? Gib beim Buchen den Bruttobetrag an. Infinity erstellt automatisch eine passende zugehörige MWST-Buchung. ### Steuertyp auswählen Um die Mehrwertsteuer korrekt abzurechnen, musst du jeweils auswählen, in welche Kategorie deine Ausgabe fällt: * **Einkauf Material/Dienstleistungen**: Wenn du Ausgaben hast, die direkt mit Kundenaufträgen zusammenhängen (z.B. Produktionskosten, Materialeinkauf, etc.), musst du diese Option wählen. * **Betriebsaufwand**: Für andere geschäftliche Ausgaben im Inland, bei denen du Mehrwertsteuer bezahlt hast, z.B. Druckkosten für Werbung, Kauf von Maschinen, etc., musst du diese Option wählen. * **Wareneinfuhr vom Ausland**: Wenn du physische Waren vom Ausland importierst (inkl. zugehöriger Leistungen zur Ware wie Montage), musst du die entsprechende Option dafür auswählen. * **Zollrechnung**: Wenn du eine Zollrechnung verbuchst, die vollständig aus Vorsteuer besteht (d.h. der gesamte Betrag ist abzugsfähige Mehrwertsteuer), musst du die entsprechende Option unter dem Steuersatz «Andere» wählen: * **Zollrechnung auf Material/Dienstleistungen**: Für Zollrechnungen, die mit Material oder Dienstleistungen zusammenhängen, die direkt mit Kundenaufträgen verbunden sind. * **Zollrechnung auf Betriebsaufwand**: Für Zollrechnungen, die mit Investitionen oder anderem Betriebsaufwand zusammenhängen. Steuertyp auswählen Wenn du die MWST über Saldosteuersatz anstatt via effektive Methode abrechnest, musst du keine MWST für Ausgaben verbuchen. ### Eine Ausgabe mit und ohne MWST Wenn nur ein Teil einer Zahlung mehrwertsteuerpflichtig ist – zum Beispiel eine Restaurantrechnung, bei der du auf dem Trinkgeld keine Vorsteuer geltend machen kannst – erfasst du den Vorgang mit mehreren Positionen. Wie das geht, liest du unter [Buchungen mit und ohne MWST kombinieren](../scenarios/mixed-vat). ## Einnahmen mit MWST verbuchen Wenn du im Buchen-Tab eine neue Einnahme verbuchst, kannst du **nach der Auswahl des Ertragskontos das Häkchen bei «Mehrwertsteuerpflichtiger Umsatz» setzen**, um die MWST für diese Einnahme automatisch zu verbuchen. Wähle dazu einfach den passenden MWST-Satz und den Steuertyp. ### Welchen Steuersatz muss ich anwenden? * **Normalsatz**: Verwende den Normalsatz 7.7% bzw. 8.1% ab 2024 für normalen Umsatz. Dies ist der Standardsatz, der in den meisten Fällen zur Anwendung kommt. * **Sondersatz**: 3.7% bzw. 3.8% ab 2024 ist ein Sondersatz für Leistungen in der Hotellerie und fällt nur bei Unterkünften und dazugehörigem Frühstück an. * **Reduzierter Satz**: 2.5% bzw. 2.6% ab 2024 ist der Satz für reduzierte Artikel wie bestimmte Nahrungsmittel, Zeitungen, Bücher, etc. Du findest eine vollständige Liste der reduzierten Leistungen auf der offiziellen Webseite der Steuerverwaltung. ### Was ist der passende Steuertyp? * Verwende die Option «Umsatz» für normale steuerpflichtige Einnahmen im Inland. * Wenn du Güter für den Export ins Ausland verkauft hast, wähle die Option «Warenexport ins Ausland». * Wenn du Dienstleistungen nachweislich im Ausland erbracht hast, wähle die Option «Leistungen im Ausland». * Leistungen in Gesundheit, Sozialwesen, Kultur, etc. sind steuerfrei, müssen aber deklariert werden. Wähle in diesen Fällen die Option «Ausgenommene Umsätze». * Wenn dein Unternehmen für grundsätzlich steuerbefreite Leistungen nach Art. 22 MWSTG **optiert** hat (z.B. im Gesundheits- oder Bildungswesen), wähle die Option «Umsatz optiert». Dieser Umsatz wird in der MWST-Abrechnung in Ziffer 205 ausgewiesen. Steuertyp für Einnahmen auswählen Wenn du anstatt «Mehrwertsteuerpflichtiger Umsatz» nur die Optionen für Ausgaben (bezahlte MWST) siehst, musst du möglicherweise zuerst noch das Ertragskonto auswählen. ### Mehrwertsteuer in Forderungen In Forderungen wählst du den passenden MWST-Satz und den Steuertyp über das Dropdown, wenn eine Position ausgewählt ist. Mehrwertsteuer in Forderungen auswählen Beachte, dass je nach Position möglicherweise eine andere Steuerart notwendig ist, falls die Leistungen in unterschiedliche Kategorien fallen. In Forderungen werden die Beträge standardmässig als **Nettobeträge** behandelt, d.h. die MWST wird separat dazugerechnet. Dies kannst du in den Einstellungen ändern. Wenn du die MWST für Positionen ausgewählt hast, wird die jeweilige Steuer je Position in der Spalte «MWST» angezeigt (sofern diese Spalte im Dokument aktiviert ist) und gesammelt in einer MWST-Zwischensumme in der Tabelle dargestellt. Sobald eine Forderung **gestellt** ist, wird die zugehörige MWST in der jeweiligen Periode verbucht und betrifft somit die MWST-Abrechnung. ### Weitere Informationen zur MWST Um mehr über die Mehrwertsteuerpflicht, den Vorsteuerabzug und MWST-Abrechnungen zu erfahren, lese unseren aktuellen Guide zur [Mehrwertsteuer für Selbstständige in der Schweiz](https://www.infinity.swiss/blog/mehrwertsteuer-guide). # Brutto- und Nettobeträge Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/vat/gross-vs-net Der Unterschied zwischen Brutto- und Nettobeträgen bei Offerten und Forderungen mit MWST – und wie du die Einstellung änderst. Brutto- und Nettobeträge ## Unterschied Brutto- und Nettobetrag Beim Bearbeiten von Forderungen kannst du in den Feldern der Spalte «Einzelpreis» den gewünschten Betrag für eine Position eintragen. Einzelpreis Wenn MWST in deiner Organisation aktiviert ist, kann dieser Betrag kann auf zwei verschiedene Arten behandelt werden: * **Brutto**: Wenn im Feld als Platzhalter «Bruttopreis» steht, wird der eingegebene Betrag so interpretiert, dass er bereits die MWST beinhält. Wenn du also eine Position mit 5'000 Fr. Brutto-Einzelpreis einträgst, wird deinem Kunden auch 5'000 Fr. in Rechnung gestellt. Davon gehen dann bei 7.7% ca. 357 Fr. an die MWST, sodass du etwa 4'643 Fr. verdienst. * **Netto**: Wenn im Feld als Platzhalter «Nettopreis» steht, wird der eingegebene Betrag exklusive MWST verstanden, und die Steuer wird nochmals separat auf der Rechnung hinzugerechnet. Wenn du also eine Position mit 5'000 Fr. Netto-Einzelpreis einträgst, wird deinem Kunden 5'385 Fr. in Rechnung gestellt (bei MWST von 7.7%). ## Einstellung ändern In den **MWST-Einstellungen** (klicke dazu unten links auf den Schraubenschlüssel und wähle dann im App-Menü «Mehrwertsteuer») unter **«Beträge in neuen Forderungen»** kannst du ändern, ob die Beträge in neuen Forderungen als Brutto- oder Nettobeträge behandelt werden sollen. Keine Sorge – dies hat keinen retroaktiven Einfluss auf bereits gestellte Forderungen oder Offerten. Die Einstellung hier betrifft alle ab dem Zeitpunkt der Änderung neu erstellten Dokumente. MWST Brutto/Netto-Einstellungen # Saldosteuersatz Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/vat/simplified-vat So hinterlegst du Saldosteuersätze, buchst damit und rechnest die MWST in Infinity ab Wenn du bei der eidgenössischen Steuerverwaltung für die MWST mit der Saldosteuersatzmethode registriert bist, kannst du in Infinity Forderungen mit korrekter Ausweisung der MWST stellen und die Abrechnung direkt in Infinity erstellen. Wenn du noch nicht bei der MWST registriert bist, empfehlen wir dir die Abrechnung über die effektive Methode. Infinity unterstützt beide Methoden; bei der effektiven Abrechnung kannst du allenfalls auch von Steuerguthaben (Vorsteuer) profitieren. ## Saldosteuersatz aktivieren Während der Einrichtung oder nachträglich unter **Einstellungen → Mehrwertsteuer** wählst du, ob du MWST-pflichtig bist und welche Abrechnungsmethode du verwendest. 1. Stelle **Steuerpflicht** auf «Ich bin bereits mehrwertsteuerpflichtig». 2. Wähle unter **Abrechnungsmethode** «Saldosteuersatz». 3. Wähle oben die **Steuerperiode**, für die die Einstellungen gelten sollen. 4. Hinterlege mindestens einen Saldosteuersatz (siehe unten) und speichere. Die Abrechnungsperiodizität steht beim Saldosteuersatz standardmässig auf **halbjährlich**. Du kannst sie bei Bedarf auf monatlich, quartalsweise oder jährlich ändern. Die Steuerperiode ist das Jahr, für das Methode, Sätze und Periodizität gelten. Die einzelnen MWST-Perioden (z.B. Halbjahre) rechnest du danach unter [Abschlüsse → Mehrwertsteuer](./vat-reporting) ab. ## Individuelle Saldosteuersätze hinterlegen Im Abschnitt **Saldosteuersätze** hinterlegst du die von der ESTV bewilligten Sätze. Pro Satz erfasst du: * **Gesetzlicher Steuersatz**: Normalsatz, Sondersatz Beherbergung oder reduzierter Satz – das ist der Satz, den deine Kundinnen und Kunden auf der Rechnung sehen. * **Saldosteuersatz**: der Satz, den du der ESTV tatsächlich schuldest (Auswahl aus den offiziellen Sätzen der jeweiligen Steuerperiode). * **Bezeichnung** (optional), z.B. «Gastronomie», wenn du mehrere Tätigkeiten hast. * **Als Standard setzen**: Infinity verwendet diesen Satz, wenn kein anderer passt. Du kannst mehrere Sätze hinterlegen, etwa einen für den Normalsatz und einen für den reduzierten Satz. Dieselbe Kombination aus gesetzlichem Satz und Saldosteuersatz darfst du nur einmal erfassen. Genau ein Satz ist der Standard. Ohne hinterlegte Saldosteuersätze wird in dieser Steuerperiode keine MWST verbucht, und es erscheint keine MWST-Abrechnung unter Abschlüsse. Infinity schlägt dann auch keine Steuercodes vor – weder SS-Codes noch die Codes der effektiven Methode. Die Rechnungen an deine Kunden stellst du mit den üblichen Sätzen der MWST ([8.1%, 3.8% oder 2.6%](https://www.infinity.swiss/blog/mehrwertsteuer-guide#aktuelle-mehrwertsteuersa%CC%88tze-seit-2024)) und nicht mit deinem individuellen Saldosteuersatz. Der Saldosteuersatz dient nur zur Berechnung deiner tatsächlichen Steuerschuld und ist für deine Kunden nicht ersichtlich. ## Steuercodes und Buchungen Zu jedem hinterlegten Satz gehört ein Steuercode mit dem Präfix **SS**. Der Code ergibt sich aus dem Saldosteuersatz und dem gesetzlichen Satz, zum Beispiel: * `SS53` – 5.3% geschuldet, gesetzlicher Normalsatz * `SS06R` – 0.6% geschuldet, gesetzlicher reduzierter Satz * `SS21S` – 2.1% geschuldet, gesetzlicher Sondersatz Beherbergung Diese Codes verwendest du beim manuellen Buchen wie die übrigen [MWST-Codes](./tax-codes), etwa in [Quick Commit](../ledger/quick-commit). Infinity schlägt beim Buchen den passenden SS-Code vor. Auf Forderungen und in der Buchungsmaske siehst du den ausgewiesenen gesetzlichen Satz und den geschuldeten Saldosteuersatz nebeneinander. Beim Saldosteuersatz verbuchst du **keine Vorsteuer** auf Ausgaben. Nur Umsätze (und allenfalls die Bezugsteuer) fliessen in die Abrechnung ein. ## Bestehende Buchungen neu verbuchen Wenn du in einer Steuerperiode erstmals Saldosteuersätze hinterlegst und speicherst, bietet Infinity an, bestehende Buchungen, Forderungen und Offerten an die neuen Sätze anzupassen. Im Dialog **«Buchhaltung an Saldosteuersätze anpassen»** siehst du, wie viele **Transaktionen**, **Forderungen** und **Offerten** angepasst werden. Buchungen, die Infinity nicht eindeutig zuordnen kann, bleiben unverändert – du kannst sie einzeln einem Satz zuweisen oder unverändert lassen. Buchungen in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr oder einer bereits abgerechneten MWST-Periode sind gesperrt und werden nicht geändert. Klicke auf **«Neu verbuchen»**, wenn die Zuordnung stimmt. ## MWST abrechnen Die Abrechnung erstellst du unter **Abschlüsse → Mehrwertsteuer**, sobald die MWST-Periode vollständig in der Vergangenheit liegt. Infinity füllt das Formular der Saldosteuersatzmethode aus (u.a. Ziffer 323 für Leistungen ab 2024, Ziffer 322 für ältere Sätze). Du kannst die Transaktionen prüfen, die Periode **abrechnen** und die Abrechnung als **E-MWST-Datei** (XML nach eCH-0217) herunterladen. Den Ablauf – inklusive Wiedereröffnen einer Periode – findest du unter [MWST abrechnen](./vat-reporting). # Liste der MWST-Codes Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/vat/tax-codes Die Liste der MWST-Codes in Infinity Diese MWST-Codes kannst du beim manuellen Buchen in Quick Commit als Kürzel verwenden. Diese Codes können auch in beliebigen anderen MWST-Feldern ausserhalb von Quick Commit als Shortcut eingetippt werden und werden dann zum vollständig ausgeschriebenen Steuertyp vervollständigt. ### Umsatzsteuercodes * UN81 = Umsatz normal 8.1% * UN77 = Umsatz normal 7.7% (früherer Satz) * US38 = Umsatz zum Sondersatz für Beherbergung 3.8% * US37 = Umsatz zum Sondersatz für Beherbergung 3.7% (früherer Satz) * UR26 = Umsatz zum reduzierten Satz 2.6% * UR25 = Umsatz zum reduzierten Satz 2.5% (früherer Satz) ### Optierte ausgenommene Umsätze * UO81 = Umsatz optiert 8.1% * UO77 = Umsatz optiert 7.7% (früherer Satz) ### Vorsteuercodes * VM81 = Vorsteuer Material/Dienstleistungen 8.1% * VM77 = Vorsteuer Material/Dienstleistungen 7.7% (früherer Satz) * VM38 = Vorsteuer Material/Dienstleistungen 3.8% * VM37 = Vorsteuer Material/Dienstleistungen 3.7% (früherer Satz) * VM26 = Vorsteuer Material/Dienstleistungen 2.6% * VM25 = Vorsteuer Material/Dienstleistungen 2.5% (früherer Satz) * VB81 = Vorsteuer Betriebsaufwand 8.1% * VB77 = Vorsteuer Betriebsaufwand 7.7% (früherer Satz) * VB38 = Vorsteuer Betriebsaufwand 3.8% * VB37 = Vorsteuer Betriebsaufwand 3.7% (früherer Satz) * VB26 = Vorsteuer Betriebsaufwand 2.6% * VB25 = Vorsteuer Betriebsaufwand 2.5% (früherer Satz) ### ​Bezugssteuercodes * BZM81 = Bezugssteuer (mit Vorsteuerabzug über Material/DL) 8.1% * BZM77 = Bezugssteuer (mit Vorsteuerabzug über Material/DL) 7.7% (früherer Satz) * BZB81 = Bezugssteuer (mit Vorsteuerabzug über Betriebsaufwand) 8.1% * BZB77 = Bezugssteuer (mit Vorsteuerabzug über Betriebsaufwand) 7.7% (früherer Satz) ### Ausland * UEX = Warenexport ins Ausland * ULA = Leistungen im Ausland * ES81 = Einfuhrsteuer 8.1% * ES77 = Einfuhrsteuer 7.7% (früherer Satz) * ES26 = Einfuhrsteuer reduzierter Satz 2.6% * ES25 = Einfuhrsteuer reduzierter Satz 2.5% (früherer Satz) * UNO = Ausgenommene Umsätze ### Zollrechnungen * ZOLLM = Zollrechnung auf Material/Dienstleistungen (100% Vorsteuerabzug) * ZOLLB = Zollrechnung auf Betriebsaufwand (100% Vorsteuerabzug) # MWST abrechnen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/vat/vat-reporting Wie du die MWST-Abrechnung an die ESTV erledigst Die Mehrwertsteuer-Abrechnung in Infinity berechnet dir die geschuldete Steuer oder das Steuerguthaben für eine MWST-Periode. Basierend auf deiner Buchhaltung wird das Mehrwertsteuerformular ausgefüllt. Du hast die Möglichkeit, die Transaktionen zu überprüfen, welche die Grundlage der Berechnung bilden, indem du unten rechts auf "Transaktionen überprüfen" klickst. MWST-Formular Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, kannst du hier keine Anpassungen vornehmen, sondern machst, falls nötig, die Anpassungen in der Buchhaltung. Um die Periode abzurechnen, klickst du auf "Abrechnen". Du hast im Nachhinein immer noch die Möglichkeit, sie rückgängig zu machen. Die Abbildungen in diesem Artikel zeigen die **effektive** MWST-Abrechnung. Beim [Saldosteuersatz](./simplified-vat) füllt Infinity dasselbe Abrechnungsformular mit den Ziffern der Saldosteuersatzmethode aus. Infinity unterstützt sowohl die **vereinbarte MWST** (Standard) als auch die **vereinnahmte MWST**. Die Erfassungsmethode kannst du in den **Mehrwertsteuer-Einstellungen** unter **«Erfassungsmethode»** festlegen. ## Eine MWST-Periode abrechnen Öffne in der Seitenleiste **«Abschlüsse»** und klicke auf die Karte **«Mehrwertsteuer»**. Mehrwertsteuer unter Abschlüsse Methode, Saldosteuersätze und Abrechnungsperiodizität legst du pro **Steuerperiode** unter **Einstellungen → Mehrwertsteuer** fest. Unter Abschlüsse siehst du die einzelnen MWST-Perioden (z.B. Quartale oder Halbjahre), die sich aus dieser Periodizität ergeben. Wenn eine MWST-Periode zur Abrechnung verfügbar ist, ist bei der jeweiligen Periode ein Hinweis «Mehrwertsteuerabrechnung fällig» sichtbar. Klicke dort auf «Zur Abrechnung», um die Abrechnung zu öffnen. Eine MWST-Periode kann in Infinity abgerechnet werden, sobald diese vollständig in der Vergangenheit liegt und alle vorliegenden Perioden abgerechnet sind. Die Abrechnung ist so gestaltet, sodass sie das MWST-Formular widerspiegelt, sodass du die Zahlen direkt ins Formular im [MWST ePortal](https://www.mwstabrechnen.estv.admin.ch/easy) übernehmen kannst. MWST-Abrechnung in MWST ePortal übertragen Mehr Informationen über das Ausfüllen des Formulars im ePortal findest du in der [offiziellen Anleitung in der MWST-Praxispublikation 15 der Steuerverwaltung](https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/taxInfos/cipherDisplay.xhtml?publicationId=1013189\&componentId=1267861). **Beachte, dass alle Umsatzangaben in der Abrechnung von Infinity als Nettobeträge berechnet werden.** Stelle also sicher, dass du dies auch entsprechend im ePortal korrekt vermerkst: Nettobeträge in ePortal auswählen Du kannst die Abrechnung zusätzlich als **E-MWST-Datei** (XML nach eCH-0217) herunterladen. Wenn du die Periode der Steuerverwaltung vollständig gemeldet hast, kannst du sie in Infinity endgültig abrechnen. Klicke dazu auf «Abrechnen». Da die Beträge dieser Periode damit der Steuerverwaltung gemeldet sind, wird sie damit als geschlossen markiert, sodass deren Transaktionen nicht mehr bearbeitet werden können. Stelle also vor dem Melden an die Steuerverwaltung sicher, dass in deiner Buchhaltung korrekt ist. ## Transaktionen prüfen Du kannst nachprüfen, wie sich die Beträge auf der MWST-Abrechnung zusammensetzen. Klicke dazu in Abrechnung auf «Transaktionen prüfen» und wähle die gewünschte Formularziffer aus. Es werden dann alle relevanten Transaktionen, deren Beträge für die Berechnung einer Ziffer beachtet wurden, angezeigt. So kannst du einfach überprüfen, ob alle deine Buchungen dem korrekten Steuertyp zugewiesen sind. Wenn du eine bestimmte Buchung in deiner Abrechnung vermisst, kannst du hier die [Kriterien nachlesen, die wir verwenden, um Buchungen in der MWST-Abrechnung zuzuordnen](./vat-reporting-criteria). ## MWST-Periode nach Abschluss nochmals anpassen In Infinity kannst du eine bereits abgeschlossene MWST-Periode ganz einfach wieder öffnen, deine Korrekturen vornehmen und sie danach erneut abschliessen. Das ist hilfreich, wenn dir nachträglich noch ein Fehler auffällt oder eine Buchung fehlt. MWST-Periode wieder öffnen **Wichtig**: Wenn du die MWST-Abrechnung bereits bei der ESTV eingereicht hast, musst du Korrekturen offiziell melden. Die ESTV verlangt in solchen Fällen eine Berichtigung / nachträgliche Erklärung. Kleinere Fehler dürfen zwar in der nächsten Abrechnungsperiode korrigiert werden, aber formell gilt: Eingereichte Abrechnungen müssen sauber berichtigt werden. ## Rundung der MWST-Schuld bzw. des MWST-Guthaben Die Endbeträge der MWST-Schuld oder Guthaben im effektiven MWST-Formular in Ziffer 500 bzw. 510 werden in Infinity bereits automatisch immer auf 5 Rp. gerundet dargestellt. Dies deckt sich mit dem Rundungsverhalten der Steuerverwaltung im MWST-Portal, sofern du dort das Häkchen bei «Runden» gesetzt hast. Das Rundungsverhalten ist immer zugunsten des Steuerpflichtigen. # Wie werden Transaktionen für MWST-Berichte berücksichtigt? Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/vat/vat-reporting-criteria Für automatisch erstellte MWST-Formulare werden alle Buchungen berücksichtigt, welche folgende Kriterien erfüllen: * Buchungsdatum innerhalb der jeweiligen MWST-Periode * Buchung wurde mit MWST gebucht (Kästchen gesetzt + Steuertyp ausgewählt) * Buchung ist erfolgswirksam (siehe Abschnitt "Erträge und Aufwände") Wir empfehlen, die Systemkonten für geschuldete MWST und Vorsteuern nicht manuell direkt zu bebuchen, da solche Buchungen nicht im generierten Formular berücksichtigt werden. Stattdessen sollte die MWST über die tatsächlichen Buchungen und Rechnungen verbucht werden. ## Erträge und Aufwände Für die Berechnung der Formularziffern wird die Steuerzahllast aus den Transaktionen mit dem jeweiligen Mehrwertsteuertyp wie folgt bestimmt: * Buchungen, bei denen ein Ertrag oder Aufwand erhöht wird, erhöhen den Betrag der Formularziffer. * Buchungen, bei denen ein Ertrag oder Aufwand reduziert wird, reduzieren den Betrag der Formularziffer. Bei Buchungen, die keinen Ertrag oder Aufwand betreffen, oder die nur zwischen Erfolgskonten erfolgen, kann nicht bestimmt werden, auf welches Konto die MWST gebucht werden soll. Diese können nicht berücksichtigt werden. ## Optierte ausgenommene Leistungen (Ziffer 205) Buchungen mit dem Steuertyp "Umsatz optiert" (Codes UO81 bzw. UO77) werden in Ziffer 205 der MWST-Abrechnung ausgewiesen. Diese Ziffer zeigt den in Ziffer 200 enthaltenen Umsatz aus von der Steuer ausgenommenen Leistungen (Art. 21 MWSTG), für welche nach Art. 22 MWSTG optiert wird. Die optierte Umsatzsteuer fliesst zudem in die Ziffern 302 bzw. 303 (steuerbare Leistungen zum Normalsatz) ein. ## Preisnachlässe Buchungen im Systemkonto Skonti (Konto 3800) werden automatisch für die Formularziffer 235 (Erlösminderungen) berücksichtigt. ## Stornierte Forderungen Stornierte Forderungen reduzieren im berechneten Formular den steuerpflichtigen Umsatz in derjenigen Periode, in welcher sich das Stornierungsdatum der Forderung befindet. # AI Agent Juno – dein KI-Buchhaltungsassistent Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/ai-agent/juno Wie dir der AI Agent Juno in Infinity bei Buchungen, Analysen, Belegen, Kontakten und Forderungen hilft – und was du in der Beta beachten solltest. **Closed Beta:** Juno ist aktuell für ausgewählte User in einer geschlossenen Beta verfügbar. Der öffentliche Release folgt in Kürze. Juno ist der AI Agent in Infinity, der komplexe Anpassungen an deiner Buchhaltung direkt für dich übernimmt. Statt jede Buchung, Analyse oder Kontaktänderung manuell durchzuführen, beschreibst du Juno einfach in natürlicher Sprache, was du brauchst – und er setzt es um. Juno kann Buchungen erstellen, anpassen und überprüfen, Auswertungen deiner Buchhaltung durchführen sowie Aufgaben im Bereich Forderungen und Kontaktverwaltung erledigen. Bei Unklarheiten fragt er nach, bevor er handelt. Innerhalb einer Unterhaltung merkt er sich den bisherigen Verlauf. ## Analysen durchführen Juno wertet deine Buchhaltung für beliebige Zeiträume und über beliebige Tabellen hinweg aus. Du kannst ihn zum Beispiel bitten: * «Zeig mir den Werbeaufwand im Verhältnis zum Erlös im letzten Quartal.» * «Wie hat sich das Konto IT-Aufwand im Vergleich zum Vorjahr verändert?» Kontoanalyse mit Zufluss, Abfluss und Veränderung als Antwort auf eine Frage in natürlicher Sprache So bekommst du schnell Antworten auf betriebswirtschaftliche Fragen, ohne selbst Informationen filtern oder zusammenstellen zu müssen. Juno kann auch Analysen für mehrere Konten zusammenfassen, berechnen und zueinander ins Verhältnis setzen. ## Buchen und bearbeiten Juno kann Buchungen suchen, erstellen, umbuchen und löschen. Er versteht dabei auch angehängte Belege und kann Buchungen entsprechend zuordnen oder aufteilen. Von Juno vorgeschlagene Aufteilung einer Adobe-Buchung und der zugehörigen Kartenkommission * «Bitte die Buchungen zu den Adobe-Rechnungen und die damit verbuchten Kommissionen separat aufteilen.» * «Die Versicherungsprämie von CHF 12'000, die ich im November bezahlt habe, deckt das ganze Jahr 2026 ab. Grenze den Betrag periodengerecht ab und verteile ihn monatlich auf den Aufwand.» * «Bitte ändere bei der angehängten Liste mit Transaktionen das Gegenkonto auf Marketingaufwand.» * Belege verstehen, umbuchen und einer passenden Buchung zuweisen. Juno zeigt direkt in der Buchhaltung an, wo er Änderungen vornehmen möchte, und du musst diese bloss kurz bestätigen. ## Buchungen überprüfen Du kannst Juno gezielt Prüfaufgaben geben, um Fehler oder Unstimmigkeiten aufzudecken: * «Ist bei den Rechnungen von Microsoft überall die Vorsteuer erfasst?» * «Stimmt die Verbuchung vom Beleg der Migros von gestern?» Juno bestätigt die korrekte Erfassung der Vorsteuer bei zwei Microsoft-Transaktionen Juno kann Belege an Buchungen zuweisen und die Zuweisung bei Bedarf auch wieder lösen. ## Kontakte verwalten Juno legt neue Kontakte an und bearbeitet bestehende bei Bedarf. Praktisch: Er kann Kontaktdaten auch direkt aus einem Bild auslesen und übernehmen, etwa von einer Visitenkarte oder einem Dokument. Es können mehrere Kontakte auf einmal erstellt werden. ## Offerten und Forderungen Juno erstellt und bearbeitet Offerten und Forderungen für dich aufgrund von deinem Input. Juno übernimmt das Verschicken von Offerten und Forderungen zurzeit nicht. ## Rückfragen bei Unklarheiten Wenn eine Aufgabe nicht eindeutig ist, rät Juno nicht einfach, sondern fragt nach, zum Beispiel «In welches Konto möchtest du das buchen?». Dabei bietet er dir passende Auswahlmöglichkeiten an, sodass du mit wenigen Klicks entscheiden kannst und die Buchung korrekt erfolgt. ## Unterhaltungen Juno merkt sich den Verlauf der aktuellen Unterhaltung. Folgefragen beziehen sich automatisch auf das, was du zuvor geschrieben oder angehängt hast – du musst den Kontext nicht jedes Mal neu erklären. Über **«Neuer Chat»** startest du eine frische Unterhaltung. Frühere Chats findest du in der Liste der kürzlichen Unterhaltungen und kannst sie wieder öffnen. ## Juno im Buchen-Tab Im Tab **Buchen** öffnest du über **Neuer Tab** die Kontenübersicht. Das Suchfeld nimmt auch eine Frage an – mit **Juno fragen** oder Enter startest du eine Unterhaltung, die als eigener Tab neben deinen Konten bleibt. Änderungen, die Juno vorschlägt, bestätigst du weiterhin direkt in der Buchhaltung. Mehr zur Navigation findest du unter [Konten bebuchen](../accounting/ledger/account-sheet#tableiste). ## Löschen nur mit deiner Bestätigung Wenn Juno etwas löschen soll – zum Beispiel eine Buchung, einen Kontakt oder eine Forderung –, führt er das nicht still im Hintergrund aus. Er schlägt die Löschung vor und du entscheidest mit **«Akzeptieren»** oder **«Verwerfen»**. Erst nach deiner Bestätigung wird die Änderung übernommen. ## Hinweis zur Beta Buchungsempfehlungen erfolgen ohne Gewähr. Prüfe die Ergebnisse, bevor du sie übernimmst. Funktionen in diesem Bereich können in der Live-Version noch angepasst oder eingeschränkt werden. # KI-Tools mit Infinity verbinden Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/ai-agent/ki-tools-verbinden Wie du Claude, ChatGPT oder ein anderes KI-Tool mit deiner Organisation verbindest, welche Rechte du dabei vergibst und wie du eine Verbindung wieder entfernst. Du kannst ein KI-Tool wie Claude, ChatGPT, Cursor oder VS Code mit deiner Organisation verbinden. Das Tool arbeitet danach direkt in Infinity: Es kann Buchungen und Belege erfassen, Kontakte pflegen, Offerten und Forderungen erstellen oder Projektzeiten rapportieren – aber nur so viel, wie du ihm erlaubst. Nicht zu verwechseln mit [Juno](/de/docs/ai-agent/juno), dem AI Agent, der in Infinity selbst eingebaut ist. Hier geht es um ein Tool ausserhalb von Infinity, dem du Zugriff auf deine Organisation gibst. ## Verbindung herstellen Eine Verbindung herstellen können nur Administrator:innen der Organisation. 1. Füge Infinity im KI-Tool als Verbindung hinzu. Die Adresse lautet `https://api.infinity.swiss/mcp`. Wo das im jeweiligen Tool steht, findest du in der [Entwicklerdokumentation](/api/mcp/connect) (auf Englisch). 2. Das Tool schickt dich zu Infinity. Melde dich an, falls du es noch nicht bist. 3. Wähle die Organisation, in der das Tool arbeiten soll. Zur Auswahl stehen nur Organisationen, in denen du Administrator:in bist. 4. Lege pro Bereich fest, was das Tool darf: kein Zugriff, nur lesen, oder lesen und schreiben. Die Bereiche sind Buchhaltung, Kontakte, Forderungen und Offerten sowie Projekte. 5. Bestätige die Verbindung. Du landest zurück im Tool, das nun mit Infinity arbeiten kann. Du darfst weniger erlauben, als das Tool anfragt. Pro Tool und Organisation gibt es eine Verbindung: Verbindest du dasselbe Tool erneut, ersetzen die neuen Rechte die bisherigen. Ein verbundenes Tool arbeitet für die Organisation und nicht für dich persönlich, ähnlich wie ein API-Schlüssel. Es sieht alles in den freigegebenen Bereichen, unabhängig davon, wer es gerade bedient. Gib deshalb nur Tools Zugriff, denen du vertraust, und nur auf die Bereiche, die sie wirklich brauchen. ## Verbindungen ansehen und entfernen Unter **Einstellungen → Automation → KI-Tools** siehst du alle verbundenen Tools der Organisation, wer sie verbunden hat und wann sie zuletzt verwendet wurden. Dort kannst du eine Verbindung jederzeit entfernen; das Tool verliert den Zugriff sofort. Eine Verbindung, die 90 Tage lang nicht verwendet wird, läuft von selbst ab. Das Tool muss danach neu verbunden werden. # Infinity-Abonnement verwalten Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/billing/manage-billing Verwalte deine Zahlungsmethode oder andere Abrechnungsinformationen Wenn du ein aktives Infinity-Abonnement hast, erhältst du für jeden Abrechnungszeitraum einen Zahlungsbeleg per E-Mail. ## Vergangene Zahlungsbelege abrufen Belege für vergangene Transaktionen kannst du auch abrufen, indem du in der Navigation zu «Einstellungen» wechselst, auf «Abonnement» klickst und dann unter «Rechnungsadresse & -historie» auf «Ändern» klickst, um das Zahlungsportal zu öffnen. ## Adresse auf Zahlungsbelegen anpassen Um deine Anschrift auf den Zahlungsbelegen, die wir für dein Infinity-Abonnement an dich ausstellen, zu ändern: 1. Wechsle in der Navigation zu «Einstellungen» 2. Klicke auf «Abonnement» 3. Klicke im Abschnitt «Rechnungsadresse & -historie» auf «Ändern» 4. Es öffnet sich eine neue Seite. Klicke dort unter «Abrechnungsinformationen» auf «Informationen aktualisieren». 5. Nun kannst du eine Adresse hinterlegen, welche dann auf Zahlungsbelegen erscheinen wird. Adresse auf Zahlungsbelegen anpassen ## Zahlungsmethode ändern Um die Zahlungsmethode für dein Infinity-Abonnement zu ändern: 1. Wechsle in der Navigation zu «Einstellungen» 2. Klicke auf «Abonnement» 3. Klicke im Abschnitt «Zahlungsmethode» auf «Ändern» 4. Klicke auf «Zahlungsmethode hinzufügen» Gib die Zahlungsdetails deiner gewünschten neuen Zahlungsmethode ein und stelle sicher, dass «Als Standard-Zahlungsmethode verwenden» angehäkelt ist, damit sie künftig verwendet wird. Zahlungsmethode ändern ## Abonnement wechseln Um dein Abonnement zu wechseln (zum Beispiel zu einem anderen Paket oder einem anderen Abrechnungsintervall): 1. Wechsle in der Navigation zu «Einstellungen» 2. Klicke auf «Abonnement» 3. Klicke auf «Abo verwalten» 4. Klicke bei «Abonnement wechseln» oder «Intervall ändern» auf «Ändern» Es öffnet sich die Seite «Abonnement wechseln». Wähle dort das gewünschte Paket und das Intervall (monatlich oder jährlich). Der Wechsel wird sofort wirksam; allfällige Gutschriften oder Mehrkosten rechnet Stripe anteilig ab. Bei älteren Vorzugsabos weist Infinity dich darauf hin, dass du nach dem Wechsel nicht mehr zum bisherigen Preis zurückkehren kannst. Zwei Benutzer:innen sind in jedem Paket inbegriffen. Weitere Teammitglieder werden mit CHF 10.– pro Monat abgerechnet (exkl. MWST). Falls dein Abonnement durch Infinity verwaltet wird (ohne Selbstbedienung), nimm über den Live Chat Kontakt mit uns auf. ## Abonnement stornieren Du kannst dein Abonnement jederzeit stornieren, indem du in den Abrechnungseinstellungen unter «Abonnements» auf «Abo verwalten» klickst und dann zuunterst unter «Abonnement kündigen» auf «Kündigen» klickst. Wenn du Live Accounting verwendest, solltest du die Bankverbindung in Infinity trennen, bevor du dein Abonnement stornierst. **Stelle sicher, dass du vor der Stornierung einen Export deiner Geschäftsdaten angefordert hast, sofern du diese nicht ohnehin irgendwo gespeichert hast.** # Kontakte via CSV importieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/contacts/csv-import Importiere deine Lieferanten und Kunden alle aufs Mal, indem du eine CSV-Datei hochlädst. Du kannst Kontakte in Infinity via CSV importieren. Dazu kannst du eine CSV-Datei mit den gewünschten Kontakten ausfüllen und dann beim Kontaktimport hochladen. Wir unterstützen CSVs mit den folgenden Spalten: * Kategorie * Firma * Vorname * Nachname * Name 1 * Name 2 * Position * Anrede * Adresse * PLZ * Ort * Land * E-Mail * Telefon * Website * Kundennummer (max. 16 Zeichen) * Kontaktart (entweder "Firma" oder "Privat"), bei Verwendung von "Name 1" Du kannst unter folgendem Link eine Vorlage herunterladen, die du für den CSV-Import ausfüllen und verwenden kannst: [Mustervorlage für CSV herunterladen](https://static.infinity.swiss/templates/Vorlage-CSV-Import-Kontakte.csv) Die Spalten müssen gemäss den obigen Spaltennamen benannt sein, damit sie im Import korrekt erkannt werden. Ausserdem unterstüzten wir standardmässig auch CSV-Exporte, die direkt aus Bexio kommen. Um sicherzustellen, dass Firmen als solche eingetragen werden, füge den Firmennamen jeweils bei "Name 1" ein und füge zuletzt eine weitere Spalte "Kontaktart" hinzu, welche du für Firmenkontakte auf "Firma" setzt. ## CSV hochladen und importieren Hier sind die Schritte: 1. Wechsle in der Seitenleiste zu «Einstellungen». 2. Navigiere zur Seite «Import/Export». 3. Klicke bei «Kontakte» auf «Importieren». 4. Lade dort die ausgefüllte CSV-Datei hoch. # Infinity mit mehreren Mandanten verwenden Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/fiduciary/clients So nutzt du Infinity als Treuhänderin oder Treuhänder mit mehreren Mandanten Infinity ist mandantenfähig: Jede Organisation in Infinity ist ein eigenständiger Mandant mit eigener Buchhaltung, eigenem Kontenplan und eigenen Einstellungen. Zugriffsrechte innerhalb einer einzelnen Organisation (wer im Team Journal, Lohn oder Forderungen sehen darf) richtest du unter [Team und Zugriffsrechte](../user-account/team) ein. Der Treuhandzugang auf mehrere Mandanten ist davon unabhängig. Mandantenfähigkeit Du kannst als Treuhänderin oder Treuhänder mit demselben Login beliebig viele Organisationen verwalten und jederzeit zwischen ihnen wechseln. ## Treuhandfirma-Zugang aufsetzen Um die Zusammenarbeit innerhalb einer Treuhandfirma zu vereinfachen, können wir für dein Unternehmen einen Treuhandzugang einrichten. Damit können alle Mitarbeitenden deiner Treuhandfirma auf die betreuten Organisationen zugreifen und deren Buchhaltung führen. Kontaktiere uns unter [help@infinity.swiss](mailto:help@infinity.swiss) oder im Live Chat Support, damit wir den Zugang für deine Treuhandfirma einrichten können. Bis zu 10 Treuhand-Mitarbeitende können so auf die betreuten Organisationen zugreifen, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen. Falls du mehr als 10 Treuhand-Mitarbeitende hast, die Zugriff benötigen, kannst du uns unter [help@infinity.swiss](mailto:help@infinity.swiss) oder im Live Chat Support kontaktieren – wir erstellen dir dann ein auf deine Firma zugeschnittenes Angebot. Wenn du viele Mandanten verwaltest, kannst du über unseren Support Volumenlizenzen beziehen. Kontaktiere unser Team unter [help@infinity.swiss](mailto:help@infinity.swiss) oder im Live Chat Support für eine Preisliste. Exklusiv für Treuhänder kann auch eine Volumenlizenz für eine einfache Infinity-Finanzbuchhaltung ohne Nebenbücher abonniert werden. Kontaktiere hierfür unser Team. ## Mandantenzentrale In der Seitenleiste von Infinity siehst du den Namen der aktuell geöffneten Organisation. Klicke darauf, um schnell zwischen Organisation zu wechseln oder die Mandantenzentrale über «Firmen verwalten» zu öffnen. In der Mandantenzentrale werden alle Organisationen aufgelistet, auf die du Zugriff hast, sowie für jede Organisation: * Die Anzahl der noch nicht überprüften Buchungen von Live Accounting * Der letzte Belegupload des Mandanten Über «Neue Organisation» oben rechts kannst du in der Mandantenzentrale eine neue Organisation erstellen. Für jede neue Organisation startet eine 14-tägige Testversion. Organisationen werden separat abgerechnet. Du kannst in der Mandantenzentrale auch Organisationen favorisieren. Diese werden dann in der Liste zuoberst angezeigt. So hast du als Treuhänderin oder Treuhänder alle Mandanten im Überblick und kannst effizient zwischen ihnen navigieren. ## Workflows für Treuhandunternehmen Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du als Treuhänderin oder Treuhänder mit deinen Mandanten in Infinity zusammenarbeiten kannst. ### Variante 1: Treuhänder erstellt die Organisation Bei dieser Variante erstellst du als Treuhänderin oder Treuhänder die Organisation für deinen Mandanten. Du bist in diesem Fall die Abrechnungsinhaberin bzw. der Abrechnungsinhaber und verwaltest das Abonnement. **Ablauf:** 1. Erstelle eine neue Organisation für deinen Mandanten 2. Richte die Buchhaltung nach den Bedürfnissen des Mandanten ein 3. Lade den Mandanten per E-Mail-Einladung in die Organisation ein, falls dieser selbst Zugriff benötigt Wenn du viele Mandanten verwaltest, kannst du über unseren Support Volumenlizenzen beziehen. Kontaktiere unser Team unter [help@infinity.swiss](mailto:help@infinity.swiss) oder im Live Chat Support für eine Preisliste. Exklusiv für Treuhänder kann auch eine Volumenlizenz für eine einfache Infinity-Finanzbuchhaltung ohne Nebenbücher abonniert werden. Kontaktiere hierfür unser Team. Diese Variante eignet sich besonders, wenn du die volle Kontrolle über die Organisationen deiner Mandanten behalten möchtest und die Abrechnung zentral über dein Treuhandunternehmen laufen soll. ### Variante 2: Mandant erstellt die Organisation selbst Bei dieser Variante erstellt dein Mandant die Organisation eigenständig und ist selbst die Abrechnungsinhaberin bzw. der Abrechnungsinhaber. Anschliessend wirst du als Treuhänderin oder Treuhänder in die Organisation eingeladen. **Ablauf:** 1. Dein Mandant erstellt eine Organisation und richtet sein Abonnement ein 2. Dein Mandant lädt dich per E-Mail-Einladung in die Organisation ein 3. Du erhältst Zugriff und kannst die Buchhaltung für den Mandanten führen Die Einladung von Treuhänderinnen und Treuhändern ist kostenlos. Es fallen für den Mandanten keine zusätzlichen Kosten an, wenn er dir Zugriff gewährt. Diese Variante eignet sich, wenn dein Mandant die Abrechnung und die Organisation selbst verwalten möchte und dir lediglich Zugriff für die Buchhaltungsführung erteilt. ## Welche Variante ist die richtige? | | Treuhänder erstellt Organisation | Mandant erstellt Organisation | | - | - | - | | **Abrechnungsinhaber** | Treuhänder | Mandant | | **Abonnement-Verwaltung** | Treuhänder | Mandant | | **Volumenlizenzen möglich** | Ja, über Support | Nein | | **Geeignet für** | Zentrale Verwaltung durch Treuhand | Mandanten mit eigener Verwaltung | # So wechselst du von bexio zu Infinity Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/migration/bexio-to-infinity Erfahre, wie du deinen neuen Infinity-Account einrichtest und Daten von bexio in Infinity übernehmen kannst. Erfahre, wie du deinen neuen Infinity-Account einrichtest und Daten von bexio in Infinity übernehmen kannst. ## Infinity starten und auf dein Business anpassen Bei der Einrichtung von Infinity werden dir zunächst ein paar Fragen zu deinem Unternehmen gestellt, um Infinity auf dein Business anzupassen. ## Kontakte von bexio exportieren und in Infinity importieren ### Kontaktliste aus bexio exportieren Dafür klickst du in bexio oben rechts auf "Einstellungen" und dann auf "Import/Export". bexio Einstellungen > Import / Export Danach wählst du unter Export "Kontaktliste(.csv)" aus und die Kontaktliste wird dir als .csv Datei auf deinem Computer heruntergeladen, welche du dann in Infinity Finance importieren kannst. bexio Einstellungen > Import / Export ### Kontaktliste in Infinity importieren In den Einstellungen in Infinity kannst du deine Kontaktliste dann importieren. Erfahre im zugehörigen Hilfecenter-Artikel mehr dazu: [Kontakte via CSV importieren](/de/docs/contacts/csv-import) Kontakte in Infinity importieren ## Kontenplan übertragen Beim Buchen-Tab während der Einrichtung kannst du den Kontenplan dann auf dein Geschäft anpassen, oder auch via Einstellungen > Konten > Kontenplan anpassen. Im Kontenplan kannst du mit der Funktion "Mit Nummern eintragen" alle vertrauten Kontonummern aus bexio in Infinity übertragen. In bexio findest du die Übersicht deines Kontenplans unter "Einstellungen" > "Alle Einstellungen" > "Buchhaltung" > "Kontenplan Finanzbuchhaltung". Kontenplan in Infinity übertragen ## Anfangsbestände eintragen Nach dem Übertrag aller Konten überträgst du am Tag des Wechsels von bexio auf Infinity die Salden. Im Einrichtungsassistenten geschieht das im Schritt **«Eröffnung»**. Nach der Einrichtung öffnest du das Konto «Eröffnung» und klickst auf **«Buchhaltung eröffnen»**. Buchhaltung eröffnen Danach kannst du damit beginnen alle Salden zu übertragen. Zunächst wird dir eine vereinfachte Sicht angezeigt. Unten links kannst du dir alle Konten anzeigen lassen und die Salden für alle Konten eintragen. Bitte überprüfe ein zweites mal, dass die eingetragenen Salden korrekt sind. ## Gewohnte Einstellungen aus bexio für Kontonummern aktivieren Wenn du dich aus bexio die Kontonummern bei Buchungen gewohnt bist, kannst du diese in den Einstellungen unter Konten auch aktivieren, damit dir diese angezeigt werden. Zudem kannst du immer beim Buchen oder beim Öffnen von Konten anstatt dem Kontenname auch nach der Kontonummer suchen; und beim Eingeben von MWST-Arten kannst du zudem auch nach Steuercodes (z.B. "VM81") aus bexio suchen. ## Alle Daten exportieren, bevor du bexio kündigst Bevor du bei bexio kündigst, solltest du alle archivierten Daten (alte Rechnungen und Forderungen) exportieren und bei dir lokal abspeichern, damit du diese als Referenz nehmen kannst. Diese Anleitung zeigt, wie das geht. ## Forderungen personalisieren und dein Geschäftslogo einfügen Unter der Funktion "Forderungen" kannst du deine Forderungen erstellen und das Design anpassen. Forderungen personalisieren Hier richtest du erstmals die wichtigsten Daten zu deinem Unternehmen ein und klickst zunächst auf "Einrichten". Danach kannst du mit dem Einfügen deines Logos fortfahren. Um dein Logo einzufügen, klickst du unter **Forderungen** auf **Mehr → Design anpassen** und öffnest unter **Elemente** den Bereich **Logo**. Mehr dazu unter [Inhalte bearbeiten](../sales/invoicing/editing#inhalte-in-der-vorlage-für-alle-forderungen). ## QR-Rechnungen einrichten Die Einstellungen für deine QR-Zahlteile kannst du in den Einstellungen unter "QR-Rechnungen" übernehmen. Hier kannst du die passende Methode für dein Unternehmen anwählen: * **Keine QR-Rechnung** * **QR-Rechnung mit normaler IBAN** - Wird für Einsteiger empfohlen, da man hier nur die Bankverbindung angeben muss. * **QR-Rechnung mit QR-IBAN** - Hierfür brauchst du eine spezielle QR-IBAN, welche du bei deiner Bank erhältst. * **QR-Rechnung mit internationaler Referenznummer** - Hierfür braucht du die internationale Referenznummer, welche du bei deiner Bank anfragen kannst. QR-Einrichtung in Infinity Mehr Informationen zur Einrichtung der QR-Rechnungen findest du in unserem Hilfecenter-Artikel: [QR-Rechnungen einrichten](../sales/invoicing/qr-invoicing) Herzlich willkommen bei Infinity, jetzt bist du startklar! 🚀 # Infinity Mobile App für iOS Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/mobile/ios-app Wie du mit der Infinity App unterwegs Bankbewegungen prüfst, Belege scannst, Kontostände checkst, Projektzeiten erfasst, Offerten erstellst und deine Kontakte verwaltest. **Nur für iOS:** Die Infinity App ist aktuell ausschliesslich für iPhone verfügbar, eine App für Android wird folgen. Für die Nutzung brauchst du ein Infinity-Unternehmenskonto. Mit der Infinity App hast du die fortschrittlichste Schweizer Buchhaltung immer dabei und deine Finanzen im Griff: Bankbewegungen mit AI überprüfen, Belege scannen, Kontostände checken, Projektzeiten erfassen, Offerten erstellen und Kontakte verwalten – alles ganz unkompliziert und live abgeglichen mit der Web-Version. Die App gliedert sich in die Bereiche Buchhaltung, Verkauf und Kontakte. Dazu kommt der AI Agent Juno, der dir bei Buchungen, Analysen und mehr zur Seite steht. ## Buchhaltung ### Deine Finanzen auf einen Blick Sieh in Echtzeit, wie es deinem Unternehmen geht: alle verbundenen Bankkonten, aktuelle Salden und die neuesten Bewegungen. Deine IBAN hast du dabei ebenfalls immer griffbereit. Übersicht der verbundenen Bankkonten mit aktuellen Salden und den neuesten Bewegungen ### Live Accounting: Buchen per Swipe Neue Bankbewegungen landen dank AI automatisch als Buchungsvorschläge in deiner Buchhaltung. Du überprüfst die Vorschläge mit einem Swipe: Passt der Vorschlag? Einfach nach rechts wischen – schon ist alles erledigt. Muss etwas angepasst werden? Tippe direkt in der Karte auf Konto, Mehrwertsteuer oder Buchungstext und passen die Buchungsdetails an. Den hinterlegten Beleg kannst du direkt in der Karte ansehen. ### Belege scannen mit Live Capture Quittung oder Rechnung fotografieren, fertig. Die App lädt deine Belege direkt in deine Buchhaltung hoch, und Live Capture erkennt die Inhalte automatisch im Hintergrund – ohne dass du sie manuell erfassen musst. ## Verkauf ### Projekte und Zeiterfassung Behalte alle deine Projekte in der Übersicht und tracke deine Kundenarbeit direkt in der App. Starte den Timer für ein Projekt – die Zeiterfassung läuft als Live-Aktivität auf dem Sperrbildschirm und in der Dynamic Island automatisch mit, auch wenn du die App geschlossen hast. Zeiterfassung für ein Kundenprojekt ### Offerten und Rechnungen unterwegs Erstelle Offerten und Rechnungen für deine Kund:innen, wo immer du gerade bist – per schriftlichem oder Voice-Input, auch auf Schweizerdeutsch. Der Versand ist direkt aus der App noch nicht möglich – der Entwurf wird erstellt und muss anschliessend aus der Web-Version verschickt werden. **Aktuell nur in der Closed Beta von Juno:** Das Erstellen von Offerten und Rechnungen ist zurzeit nur für User in der Juno Closed Beta verfügbar. ## Kontakte Verwalte Kund:innen und Lieferanten mit allen Angaben an einem Ort. Rufe deine Kontakte direkt aus der App an oder starte die Navigation zu ihrem Standort. ## AI Agent Juno Juno ist der AI Agent in Infinity: Er erstellt Offerten und Rechnungen, führt zahlreiche Analysen durch und übernimmt komplexe Anpassungen an deiner Buchhaltung – du beschreibst ihm einfach in natürlicher Sprache, was du brauchst. **Closed Beta:** Juno ist aktuell für ausgewählte User in einer geschlossenen Beta verfügbar. Der öffentliche Release folgt in Kürze. Mehr zu den Möglichkeiten von Juno erfährst du im [Help-Center-Artikel zu Juno](../ai-agent/juno). ## Schweizer Datenschutz Wir nehmen Datenschutz ernst: Deine Buchhaltungsdaten werden auf Schweizer Servern mit hohen Sicherheitsstandards gehostet. Designt und entwickelt wird Infinity von unserem Team in Zürich. ## Voraussetzungen Für die Nutzung der Infinity App brauchst du ein Infinity-Unternehmenskonto. Die App ist aktuell nur für iOS verfügbar. # Geschäftswagen konfigurieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/company/company-car Privatnutzung von Geschäftsfahrzeugen in der Lohnbuchhaltung einrichten Wenn Mitarbeitende einen Geschäftswagen auch privat nutzen dürfen, muss der Privatanteil in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden. In Infinity Payroll kannst du dies auf Firmen- und Mitarbeiterebene konfigurieren. ## Privatanteil Fahrzeug einrichten So aktivierst du die Geschäftswagen-Funktion für deine Organisation: 1. Gehe zu **Lohn > Firma** 2. Klicke auf **+ Neue Änderung** 3. Suche nach **Geschäftswagen konfigurieren** 4. Konfiguriere die Einstellungen für den Privatanteil Fahrzeug ## Kaufpreis Geschäftswagen erfassen Um den Kaufpreis des Geschäftswagens auf Lohnabrechnungen auszuweisen, aktiviere unter **Lohn → Firma → Lohnarten** die Lohnart **Kaufpreis Geschäftswagen exkl. MWST** (siehe [Lohnarten verwalten](./wage-types)). Danach steht die Option "Kaufpreis Geschäftswagen exkl. MWST bearbeiten" auf Mitarbeiterebene bei "Neue Änderung" zur Verfügung. ## Darstellung auf der Lohnabrechnung Auf der Lohnabrechnung wird der Wagenwert (basierend auf dem Privatanteil) zum Bruttolohn hinzugerechnet und anschliessend wieder abgezogen. Dies ist für die korrekte Deklaration der Sozialversicherungsbeiträge erforderlich. ## Nettolohnabzug für Privatnutzung Falls du zusätzlich einen Nettolohnabzug für die Privatnutzung des Geschäftsautos erfassen möchtest: 1. Gehe zu **Lohn > Firma** 2. Klicke auf **+ Neue Änderung** 3. Suche nach **Fixe Lohnwerte/Lohnarten** 4. Aktiviere **Abzug Privatnutzung Geschäftsauto** Anschliessend kannst du für jeden Mitarbeiter einen individuellen Abzug hinzufügen unter **Mitarbeiter > Neue Änderung > Abzug Privatnutzung Geschäftsauto bearbeiten**. # Firmendokumente anpassen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/company/documents Logo und andere Dokumente für Lohnabrechnungen verwalten In Infinity Payroll kannst du Dokumente wie dein Firmenlogo hinterlegen, die dann auf Lohnabrechnungen und anderen Dokumenten erscheinen. Stammdaten und Lohnarten exportierst du unter [Auswertungen](./reports). ## Firmenlogo hochladen oder ändern So lädst du ein Logo hoch oder aktualisierst ein bestehendes: 1. Gehe zu **Lohn > Firma** 2. Klicke auf **+ Neue Änderung** 3. Wähle bei "Was möchten Sie machen?" den Punkt **Dokumente hochladen/aktualisieren** 4. Wähle unter "Welches Dokument?" die Option **Firmenlogo** 5. Lade die gewünschte Logodatei hoch ## Logo-Grösse anpassen Die Grösse des Logos auf Lohndokumenten ist abhängig von den Abmessungen der hochgeladenen Logodatei. Um das Logo auf den Lohndokumenten zu verkleinern oder zu vergrössern, musst du die Bilddatei des Logos in einem Bildbearbeitungsprogramm anpassen, bevor du sie hochlädst: * **macOS**: Öffne das Bild in der Vorschau-App und passe die Grösse unter "Werkzeuge > Grösse anpassen" an * **Windows**: Öffne das Bild in der Fotoanzeige oder Paint und ändere dort die Bildgrösse Lade anschliessend das angepasste Logo wie oben beschrieben in Infinity Payroll hoch. # Lohn-Auswertungen exportieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/company/reports So erstellst du Stammdaten-, Lohnarten- und Feldexporte unter Lohn → Firma Unter **Lohn → Firma → Auswertungen** lädst du Berichte zu Firma, Mitarbeitenden und Lohnarten herunter. Diese Exporte gelten für einen Stichtag. Die periodischen Lohndokumente eines Lohnlaufs – Buchungsbeleg, Kumulativjournal und gesammelte Lohnabrechnungen – findest du unter [Lohnabrechnung](../salaries/monthly). ## Auswertung erstellen 1. Gehe zu **Lohn → Firma** und öffne den Tab **Auswertungen**. 2. Wähle die gewünschte Auswertung und klicke auf **Erstellen**. 3. Falls Parameter nötig sind, füllst du **Stichtag**, **Mitarbeitende**, weitere **Optionen** und das **Format** aus. 4. Die Datei wird heruntergeladen. Hat eine Auswertung nichts auszuwählen und nur ein Format, startet **Erstellen** den Download sofort. ## Verfügbare Auswertungen Infinity zeigt die Auswertungen, die für deine Lohnbuchhaltung bereitstehen. Dazu gehören typischerweise: * die Stammdaten der Firma per Stichtag * die Stammdaten aller oder einzelner Mitarbeitenden per Stichtag * alle Lohnarten mit ihren Eigenschaften und der hinterlegten Kontierung * alle Firmen- und Mitarbeiterfelder mit ihren Werten per Stichtag Erscheint keine Auswertung, siehst du den Hinweis «Keine Auswertungen verfügbar». # Lohnarten verwalten Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/company/wage-types Aktiviere, kopiere und kontiere Lohnarten wie Spesen, Boni und variable Lohnwerte Unter **Lohn → Firma → Lohnarten** verwaltest du den Katalog der Lohnarten deiner Organisation. Erst nach der Aktivierung stehen Lohnarten bei den einzelnen Mitarbeitenden zur Verfügung. Die vollständige Liste mit Kontierung exportierst du unter [Auswertungen](./reports). Die Liste zeigt standardmässig nur aktive Lohnarten. Über die Suche findest du eine Lohnart nach Name oder Nummer; in der Seitenleiste filterst du nach Kategorie. ## Inaktive Lohnarten aktivieren 1. Gehe zu **Lohn → Firma** und öffne den Tab **«Lohnarten»**. 2. Deaktiviere **«Nur aktive Lohnarten»**, oder klicke unten auf **«Alle ansehen»**. 3. Klicke auf die gewünschte Lohnart. 4. Klicke auf **«Aktivieren»** und bestätige. Du kannst mehrere inaktive Lohnarten in der Liste auswählen und gemeinsam aktivieren. Eine aktivierte Lohnart kann nicht wieder deaktiviert werden. «Neue Änderung» bleibt der Weg, um aktivierte Lohnarten **bei einzelnen Mitarbeitenden** oder Firmendaten zu erfassen. Den Katalog selbst aktivierst du in der Lohnartenliste. Nachdem du eine Lohnart aktiviert hast, musst du sie unter Umständen noch kontieren (Soll- und Haben-Konto). Unvollständige oder fehlende Konten werden oben in der Liste angezeigt. ## Lohnart kopieren und umbenennen Viele Lohnarten kannst du kopieren, zum Beispiel wenn du dieselbe Art mehrfach mit eigenen Bezeichnungen brauchst: 1. Öffne die Lohnart. 2. Klicke auf **«Lohnart kopieren»**. 3. Vergib Namen in **Deutsch**, **English**, **Français** und **Italiano**. Kopien kannst du später über **«Lohnart umbenennen»** erneut in allen Sprachen anpassen. Standardlohnarten selbst lassen sich in der Regel nicht umbenennen. ## Berechnungsbasen Bei manchen Lohnarten bestimmst du, in welche Berechnungsbasen sie einfliessen – zum Beispiel Sozialversicherung, Quellensteuer oder Lohnbestandteile. Öffne die Lohnart, setze die gewünschten Häkchen und klicke auf **«Speichern»**. Die Berechnung von Standardlohnarten kannst du nicht verändern. Dafür kopierst du die Lohnart und passt die Kopie an. ## Konten zuordnen In der Lohnartenliste hinterlegst du pro Lohnart das **Soll**- und das **Haben**-Konto. Fehlt ein Konto im Kontenplan, kannst du es direkt aus der Lohnart erstellen oder ein anderes Konto wählen. Die Lohnartenkontierung muss vollständig sein, bevor du eine Lohnperiode schliessen kannst. Siehe [Lohnperioden schliessen](../salaries/closing). Nachdem du eine Lohnart auf Firmenebene aktiviert hast, verwendest du sie bei den einzelnen Mitarbeitenden unter «Neue Änderung». Erfahre mehr über [Spesen](../salaries/expenses) und den [Geschäftswagen](./company-car). # ELM-Meldungen übermitteln Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/elm/submission So übermittelst du Lohnmeldungen elektronisch an Behörden und Versicherungen Mit dem Einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM) kannst du Lohnmeldungen direkt aus Infinity Payroll an Behörden und Sozialversicherungen übermitteln. Die Datenübermittlung läuft über unseren Swissdec-zertifizierten Partner. ## Voraussetzungen Bevor du ELM-Meldungen übermitteln kannst, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: * [ELM-Profil](../setup/elm-profile) von deinen Sozialversicherungen angefordert und in Infinity hinterlegt * [BUR-Nummer](../setup/bur-number) korrekt erfasst * [Versicherungen](../setup/insurance) vollständig eingerichtet ## Meldungen konfigurieren Um Übermittlungen via ELM zu konfigurieren, stelle sicher, dass alle notwendigen ELM-Profile vorhanden sind und die Angaben zu den Versicherungen sowie die BUR-Nummer korrekt in der Firma hinterlegt sind. Stelle dann sicher, dass in Lohn > Firma > Neue Änderung > ELM Übermittlungen konfigurieren die gewünschten Meldungen aktiviert sind. Folgende Meldungen werden immer automatisch übermittelt und können nicht konfiguriert werden: * Meldungen an die Ausgleichskassen (AHV, FAK, …) * Jahreslohnmeldungen an Versicherungen (UVG, KTG, …) * Quellensteuermeldungen Folgende Optionen sind zusätzlich aktivierbar: * «Soll die jährliche, rückwirkende und voraussichtliche elektronische Lohnmeldung an die Pensionskasse übermittelt werden?» (empfohlen, wenn die Pensionskasse ELM unterstützt, aktuell noch nicht sehr verbreitet) * «Soll die monatliche Statistikmeldung an das Bundesamt für Statistik übermittelt werden?» (in seltenen Fällen verwendet) Die Meldung wird über unseren Swissdec-zertifizierten Partner an die entsprechenden Empfänger übermittelt. ## Go-Live für ELM-Übermittlungen aktivieren Um die Übermittlungen zu aktivieren, musst du in den Einstellungen unter «Lohnbuchhaltung > Übermittlung» die Option «Live schalten» anklicken. Hier siehst du auch den aktuellen Übermittlungsstatus, ob die Übermittlungen zurzeit aktiviert sind. # Mitarbeitende verwalten Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/employees/manage So erfasst und verwaltest du Mitarbeitende in Infinity Payroll In Infinity Payroll verwaltest du alle Mitarbeitenden deiner Organisation zentral. Für jeden Mitarbeiter kannst du Stammdaten, Lohninformationen und individuelle Einstellungen hinterlegen. ## Neuen Mitarbeiter erfassen So fügst du einen neuen Mitarbeiter hinzu: 1. Gehe zu **Lohn > Mitarbeitende** 2. Klicke auf **+ Neuer Mitarbeiter** 3. Fülle die erforderlichen Stammdaten aus (Name, Adresse, AHV-Nummer, E-Mail usw.) 4. Hinterlege die Lohninformationen (Bruttolohn, Beschäftigungsgrad, etc.) Erfasste Mitarbeiter können nur über das Erfassen eines Austritts wieder entfernt werden. ## Mitarbeiterdaten ändern Um die Daten eines bestehenden Mitarbeiters zu ändern: 1. Gehe zu **Lohn > Mitarbeitende** 2. Wähle den gewünschten Mitarbeiter aus 3. Klicke auf **Neue Änderung** 4. Wähle aus, was du ändern möchtest 5. Trage die neuen Werte ein und speichere Änderungen an Mitarbeiterdaten werden mit einem Gültigkeitsdatum versehen. So behältst du den Überblick über die Historie und die Lohnabrechnungen werden korrekt berechnet. Für den [Versand der Lohnabrechnung per E-Mail](../salaries/monthly#lohnabrechnungen-per-e-mail-versenden) braucht jede Person eine E-Mail-Adresse sowie eine AHV-Nummer oder ein Geburtsdatum. ## Individuelle Lohnbestandteile Nachdem du [Lohnarten auf Firmenebene aktiviert](../company/wage-types) hast, kannst du diese für einzelne Mitarbeitende konfigurieren: * **Spesen**: Einmalige Spesenerstattungen erfassen * **Prämien**: Boni und Erfolgsprämien hinzufügen * **Geschäftswagen**: Kaufpreis und Privatnutzung hinterlegen * **Lohnkorrekturen**: Einmalige Anpassungen vornehmen All diese Optionen findest du beim jeweiligen Mitarbeiter unter **Neue Änderung**. ## Mitarbeiter deaktivieren Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt: 1. Gehe zu **Lohn > Mitarbeitende** 2. Wähle den Mitarbeiter aus 3. Klicke auf **Neue Änderung** 4. Wähle die Option Eintritt/Austritt verwalten 5. Erfasse das Austrittsdatum Der Mitarbeiter wird nach dem Austrittsdatum nicht mehr in den laufenden Lohnabrechnungen berücksichtigt, bleibt aber für historische Auswertungen verfügbar. # Was ist Infinity Payroll? Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/overview Die Echtzeit-Lohnbuchhaltung für Treuhänder, Startups und KMU Infinity Payroll ist die umfangreiche Echtzeit-Lohnbuchhaltung für Treuhänder, Startups und etablierte KMU. Führe deine gesamte Payroll in Infinity, zahle Löhne direkt im Tool und behalte immer den Überblick. ## Funktionsumfang * **Lohnbuchhaltung**: Verwalte alle Mitarbeitenden und deren Lohndaten an einem Ort * **Lohnabrechnungen**: Erstelle monatliche Lohnabrechnungen mit wenigen Klicks und versende sie per E-Mail * **Auswertungen**: Lade Stammdaten, Lohnarten und Feldexporte unter **Lohn → Firma → Auswertungen** herunter * **Datenübermittlung**: Übermittle Lohnmeldungen elektronisch an Behörden und Sozialversicherungen ## Swissdec-Zertifizierung Infinity Payroll läuft über einen Swissdec-zertifizierten Partner. Damit unterstützen wir ELM 5.0 (Einheitliches Lohnmeldeverfahren), sodass du deine Lohnmeldungen elektronisch an das Steueramt und die Sozialversicherungen übermitteln kannst. ## Preise Infinity Payroll ist ein kostenpflichtiges Add-on zu deinem Infinity-Abonnement. Die Kosten betragen **CHF 9.– pro Mitarbeiter pro Monat** (exkl. MWST). Du aktivierst das Add-on erst im letzten Schritt der Einführung. ## Infinity Payroll einrichten Noch nicht aktivierte Lohnbuchhaltung findest du in der Seitenleiste unter **Mehr → Löhne**. 1. Klicke auf **«Einrichtung starten»**. 2. Die Einführung führt dich durch vier Schritte: Echtzeit-Lohnbuchhaltung, Änderungen erfassen, Unterlagen bereithalten und **Ersten Lohnmonat wählen**. 3. Wähle Monat und Jahr, ab dem du Löhne auszahlen oder nachbuchen möchtest. Zur Auswahl stehen Monate in einem offenen Geschäftsjahr bis heute. 4. Klicke auf **«Kostenpflichtig aktivieren»**. Das Startdatum kannst du nach der Aktivierung nicht mehr ändern. Wählst du einen Monat in der Vergangenheit, musst du diese Perioden zuerst nachbuchen, bevor neuere Perioden verfügbar sind. Danach folgt die eigentliche Einrichtung (ELM, BUR-Nummer, Versicherungen). Halte die Unterlagen bereit, bevor du startest: * Ein aktives Infinity-Abonnement * Deine [BUR-Nummer](./setup/bur-number) * Ein [ELM-Profil](./setup/elm-profile) von deinen Sozialversicherungen * Aktuelle [Versicherungspolicen](./setup/insurance) In den folgenden Artikeln erfährst du, wo du diese Angaben findest und wie du sie während der Einrichtung hinterlegst. # Einmalige Lohnkorrekturen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/salaries/adjustments So nimmst du einmalige Anpassungen am Lohn eines Mitarbeitenden vor Mit einer Lohnkorrektur kannst du den Lohn eines Mitarbeitenden einmalig anpassen, ohne den regulären Bruttolohn dauerhaft zu ändern. Dies ist nützlich für Nachzahlungen, Korrekturen oder andere einmalige Anpassungen. ## Voraussetzung: Lohnkorrektur aktivieren Bevor du Lohnkorrekturen erfassen kannst, musst du diese Funktion auf Firmenebene aktivieren: 1. Gehe zu **Lohn > Firma** 2. Klicke auf **+ Neue Änderung** 3. Suche nach **Variable Lohnwerte/Lohnarten** 4. Aktiviere die Option **Lohnkorrektur** ## Lohnkorrektur erfassen So erfasst du eine einmalige Lohnkorrektur: 1. Gehe zu **Lohn > Mitarbeitende** 2. Wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus 3. Klicke auf **Neue Änderung** 4. Wähle **Einmalige Lohnkorrektur erfassen** 5. Trage die Differenz zum üblichen Bruttolohn ein * Positiver Betrag: Der Lohn wird erhöht * Negativer Betrag (mit "-" davor): Der Lohn wird reduziert 6. Wähle den betroffenen Monat aus 7. Speichere die Änderung Der Lohn wird für den gewählten Monat automatisch angepasst. ## Einschränkungen Lohnkorrekturen können nur auf den ganzen Monat erfasst werden. Bei untermonatigen Änderungen (z.B. wenn ein Mitarbeiter Mitte Monat eintritt oder austritt) musst du den neuen Bruttolohn manuell berechnen und die entsprechende Differenz als Korrektur erfassen. ## Beispiele für Lohnkorrekturen * **Nachzahlung**: Ein Mitarbeiter erhält eine rückwirkende Lohnerhöhung * **Korrektur**: Im Vormonat wurde versehentlich zu wenig oder zu viel ausbezahlt * **Anteiliger Lohn**: Anpassung bei Ein- oder Austritt während des Monats # Bemerkungen auf Lohnabrechnungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/salaries/annotations So fügst du beliebige Bemerkungen auf Lohnabrechnungen hinzu Du kannst auf Lohnabrechnungen beliebige Bemerkungen hinzufügen. Diese werden in der offenen Lohnperiode berücksichtigt. Dies ist nützlich, um beispielsweise: * eine Lohnkorrektur zu erklären und zu dokumentieren; * um eine generische Lohnart zu beschreiben (z.B. Branchenabzüge, die über die optional aktivierbare Lohnart «Diverse Abzüge» erfasst werden); * eine besondere Regelung für einen Mitarbeiter zu beschreiben; * den Stunden- oder Feriensaldo manuell zur Übersicht für den Mitarbeiter aufzulisten (es erfolgt keine automatische Berechnung); * auf weitere Dokumente oder Anweisungen zu verweisen. Es ist nicht möglich, Bemerkungen permanent für alle zukünftigen Lohnabrechnungen vorzumerken. Die Bemerkungen betreffen jeweils nur die aktuelle Lohnabrechnung. ## Bemerkung für einen Mitarbeiter erfassen 1. Gehe zu **Lohn > Mitarbeitende** 2. Wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus 3. Klicke auf **Neue Änderung** 4. Wähle **Bemerkung auf aktueller Lohnabrechnung erfassen** 5. Trage die Bemerkung ein 6. Speichere die Änderung ## Bemerkung für alle Mitarbeitende erfassen 1. Gehe zu **Lohn > Firma** 2. Klicke auf **+ Neue Änderung** 3. Wähle **Bemerkungen auf aktuellen Lohnabrechnungen erfassen** 4. Trage die Bemerkung ein 5. Speichere die Änderung # Prämien und Boni Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/salaries/bonuses So fügst du Provisionen, Boni oder Erfolgsprämien zur Lohnabrechnung hinzu Mit Infinity Payroll kannst du Provisionen, Boni und andere Erfolgsprämien zur Lohnabrechnung deiner Mitarbeitenden hinzufügen. Diese werden zum Bruttolohn addiert und entsprechend versteuert und sozialversicherungspflichtig abgerechnet. ## Voraussetzung: Prämienarten aktivieren Bevor du Prämien erfassen kannst, musst du die gewünschten Prämienarten auf Firmenebene aktivieren. Aktiviere sie unter **Lohn → Firma → Lohnarten** (siehe [Lohnarten verwalten](../company/wage-types)), zum Beispiel Provision, Bonus oder Erfolgsprämie. ## Prämie für einen Mitarbeiter erfassen So fügst du eine Prämie zur Lohnabrechnung hinzu: 1. Gehe zu **Lohn > Mitarbeitende** 2. Wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus 3. Klicke auf **Neue Änderung** 4. Wähle die gewünschte Prämienart aus (z.B. Provision, Bonus) 5. Trage den Betrag ein 6. Wähle das Datum aus, für welchen Monat die Prämie gilt 7. Speichere die Änderung Die Lohnabrechnung wird danach automatisch mit der erfassten Prämie ergänzt. ## Arten von Prämien ### Provision Variable Vergütung, die typischerweise an den Umsatz oder Verkaufserfolg gekoppelt ist. ### Bonus Einmalige Sonderzahlung, z.B. Jahresendbonus oder Leistungsbonus. ### Erfolgsprämie Prämie bei Erreichen bestimmter Ziele oder ausserordentlicher Leistung. Prämien und Boni sind sozialversicherungspflichtig und werden zum steuerbaren Einkommen gezählt. Sie werden auf der Lohnabrechnung separat ausgewiesen. # Lohnperioden schliessen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/salaries/closing Mit dem Schliessen einer Lohnperiode wird sie definitiv eingebucht und für die ELM-Übermittlung bereitgestellt ## Lohnperiode schliessen Wenn alle erforderlichen Löhne ausbezahlt sind, kannst du die Periode schliessen und die nächste Lohnperiode öffnen. Eine geschlossene Lohnperiode kann in Infinity Payroll nicht wieder geöffnet werden. Die Schliessung ist permanent. Für das Schliessen einer Lohnperiode müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein: * **Die Lohnkontrolle muss abgeschlossen sein.** Dies bedeutet, dass im Lohnlauf im Tab «Kontrolle» keine nicht ausgefüllten Aufgaben (wie z.B. unvollständig erfasste Mitarbeitende oder fehlende Stundenerfassungen) mehr existieren. Falls z.B. keine geleisteten Stunden vorhanden sind, kannst du dies im Tab «Kontrolle» entsprechend angeben. Der Tab «Kontrolle» verschwindet automatisch, wenn keine Aufgaben mehr existieren. Zusätzlich können unter **Lohn → Lohnläufe** [offene Aufgaben](./tasks) erscheinen; arbeite diese ebenfalls ab. * **Die Lohnartenkontierung muss vollständig sein.** Dies bedeutet, dass unter «Lohn» > «Firma» > «Lohnarten» alle Lohnarten korrekt einem Buchhaltungskonto zugeordnet sein müssen. Ansonsten kann kein Buchungsbeleg erstellt werden. Du kannst eine Periode schliessen, auch wenn noch Mitarbeitende offene Auszahlungen haben. Infinity Payroll übernimmt diese automatisch in die nächste Lohnperiode. Wenn du die Periode via ELM übermitteln möchtest, stelle zudem sicher, dass die ELM-Übermittlung aktiviert ist. Im Dialogfeld «Lohnperioden schliessen» wird der Status hierzu angezeigt. Im Dialog siehst du eine Vorschau der Buchungen, die beim Schliessen in die Buchhaltung übernommen werden. Bereitet Infinity den Buchungsbeleg noch auf, erscheint **«Buchungsbeleg wird aufbereitet…»** – warte, bis die Vorschau erscheint. ## Live Accounting und Lohnbuchungen Buchungen, die ein **verbundenes Live-Konto** berühren – insbesondere die Lohnauszahlung – werden beim Schliessen nicht ins Journal geschrieben. Live Accounting verbucht sie, sobald die Bankbewegung eintrifft. Die Vorschau zeigt dann den Hinweis **«Die Auszahlung wird verbucht, sobald die Bankbewegung eintrifft.»** Aufwand, Sozialversicherungen und übrige Lohnbuchungen auf nicht verbundenen Konten erscheinen weiterhin in der Vorschau und werden beim Schliessen gebucht. Falls du historische Perioden in Infinity Payroll nachträgst, die bereits z.B. in einem anderen Lohnprogramm gemeldet wurden, solltest du die ELM-Übermittlung erst nach dem Schliessen der nachgebuchten Perioden aktivieren. ## Geschlossene Lohnperioden korrigieren Geschlossene Lohnperioden können nicht mehr geöffnet werden. Wenn du jedoch nachträglich Änderungen vornehmen musst, kannst du diese so nachholen: ### Nachträgliche Korrekturen in geschlossener Periode nachholen Auch nach dem Schliessen kannst du notwendige Änderungen für den betroffenen Monat erfassen (zum Beispiel, wenn du bei Mitarbeitenden die geleisteten Stunden, das Pensum oder andere Lohnwerte über den Mitarbeiter > «Neue Änderung» nachträglich korrigierst). Infinity Payroll verrechnet diese automatisch als «Verrechnung Vorperiode» in der nächsten offenen Lohnabrechnung. ### Wenn eine Auszahlung in der geschlossenen Periode fehlt Wenn eine Auszahlung nicht erfasst wurde, übernimmt Infinity den offenen Betrag automatisch in die nächste Lohnperiode. Falls das in deinem Fall ungewünscht ist (zum Beispiel bei einer versehentlich zu früh geschlossenen Periode), gehst du so vor: 1. Aktiviere die Lohnart **Vorauszahlung** unter **Firma > Neue Änderung > Variable Lohnwerte/Lohnarten**, falls sie noch nicht aktiv ist. 2. Erfasse in der nächsten offenen Lohnperiode eine **Vorauszahlung** in der Höhe des bereits manuell ausbezahlten Betrags. 3. Optional: Ergänze beim Mitarbeitenden unter **Neue Änderung > Bemerkung auf Lohnabrechnung** eine kurze Erklärung für diese einmalige Korrektur. So gleichen sich der automatische Übertrag aus der geschlossenen Periode und die Vorauszahlung gegenseitig aus, und der resultierende Lohnbetrag ist korrekt. Die Korrektur erscheint einmalig in der folgenden Lohnabrechnung. Das ist erwartetes Verhalten. # Spesen hinzufügen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/salaries/expenses So fügst du Spesen zur Lohnabrechnung eines Mitarbeitenden hinzu In Infinity Payroll kannst du Spesen deiner Mitarbeitenden über die Lohnabrechnung erstatten. Die Spesen werden dem Nettolohn hinzugerechnet und entsprechend ausgewiesen. ## Voraussetzung: Spesenarten aktivieren Bevor du Spesen erfassen kannst, musst du die gewünschten Spesenarten auf Firmenebene aktivieren. Aktiviere sie unter **Lohn → Firma → Lohnarten** (siehe [Lohnarten verwalten](../company/wage-types)). ## Spesen für einen Mitarbeiter erfassen So fügst du Spesen zur Lohnabrechnung hinzu: 1. Gehe zu **Lohn > Mitarbeitende** 2. Wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus 3. Klicke auf **Neue Änderung** 4. Wähle die gewünschte Spesenart aus 5. Trage den Betrag ein 6. Wähle das Datum aus, ab dem die Spesen gelten sollen 7. Speichere die Änderung Die Lohnabrechnung wird danach automatisch mit den erfassten Spesen ergänzt. ## Häufige Spesenarten * Reisespesen * Verpflegungsspesen * Übernachtungsspesen * Repräsentationsspesen * Weitere Auslagen Spesen sind in der Regel sozialversicherungs- und steuerfrei, sofern sie effektive Auslagen erstatten. Pauschalspesen können anderen Regelungen unterliegen. # Monatliche Lohnabrechnung Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/salaries/monthly So erstellst du die monatliche Lohnabrechnung für deine Mitarbeitenden Mit Infinity Payroll erstellst du die monatlichen Lohnabrechnungen für alle Mitarbeitenden deiner Organisation. Die Abrechnungen werden automatisch basierend auf den hinterlegten Lohndaten berechnet. ## Lohnlauf durchführen So erstellst du die Lohnabrechnungen für einen Monat: 1. Gehe zu **Lohn > Lohnläufe** 2. Wähle den gewünschten Monat aus 3. Überprüfe die berechneten Löhne für alle Mitarbeitenden 4. Nimm bei Bedarf Anpassungen vor (z.B. [Spesen](./expenses) oder [Boni](./bonuses)) 5. Schliesse den Lohnlauf ab ## Lohnabrechnungen prüfen Vor dem Abschluss des Lohnlaufs solltest du die einzelnen Lohnabrechnungen prüfen: * Stimmt der Bruttolohn? * Sind alle Zulagen und Abzüge korrekt? * Sind einmalige Zahlungen wie Spesen oder Boni erfasst? ## Lohnabrechnungen herunterladen Nach Abschluss des Lohnlaufs kannst du die Lohnabrechnungen als PDF herunterladen. Klicke dazu beim jeweiligen Mitarbeiter auf das PDF-Symbol in der jeweiligen Zeile und dann in der Vorschau auf 'Herunterladen'. Infinity Payroll erstellt daraus eine vollständige Lohnabrechnung mit allen Lohnbestandteilen, Zulagen, Abzügen und Sozialversicherungsbeiträgen: Beispiel einer generierten Lohnabrechnung Der Text 'Offene Lohnauszahlung' wird durch einen Text über das Auszahlungsdatum und das jeweilige Ziel-Bankkonto ersetzt, sobald du den Lohn auszahlst. Unter 'Dokumente' im jeweiligen Lohnlauf kannst du auch die Lohndokumente gesammelt herunterladen. ## Lohnabrechnungen per E-Mail versenden Jeder Mitarbeiter erhält nur die eigene Lohnabrechnung als PDF. Das PDF ist mit der AHV-Nummer oder dem Geburtsdatum geschützt; das Passwort steht nicht in der E-Mail. So versendest du die Abrechnungen: 1. Öffne unter **Lohn → Lohnläufe** die gewünschte Periode. 2. Wechsle zum Tab **Ausbezahlt**. In einer geschlossenen Periode erscheint die Mitarbeiterliste direkt. 3. Wähle die Mitarbeitenden aus – wer eine Lohnabrechnung hat, ist bereits vorausgewählt. 4. Klicke auf **Lohnabrechnungen senden** und prüfe die E-Mail-Adressen. 5. Klicke auf **Lohnabrechnung senden** bzw. **# Lohnabrechnungen senden**. Auf jeder Zeile findest du zusätzlich das Brief-Symbol **Lohnabrechnung versenden**. Damit der Versand gelingt, braucht die Person eine Lohnabrechnung, eine E-Mail-Adresse sowie eine AHV-Nummer oder ein Geburtsdatum in den [Mitarbeiterdaten](../employees/manage). Fehlt die Adresse oder ist sie nach einem früheren Zustellfehler gesperrt, korrigierst du sie zuerst. Kommt die E-Mail nicht an, erhältst du eine Benachrichtigung. Die E-Mail wird von [payroll@infinity.swiss](mailto:payroll@infinity.swiss) versendet. ## Löhne auszahlen Nach der Erstellung der Lohnabrechnungen kannst du die Löhne direkt aus Infinity Payroll auszahlen, sofern du ein Bankkonto verbunden hast. Offene Auszahlungen kannst du gesammelt als [Live Payments](../../purchasing/vendor-invoices/live-payments#lohnzahlungen) an dein E-Banking übermitteln. Ist das Zahlungskonto mit Live Accounting verbunden, erscheint die Auszahlung in der Buchhaltung, sobald die Bankbewegung eintrifft – nicht bereits beim Schliessen der Lohnperiode. Siehe [Lohnperioden schliessen](./closing#live-accounting-und-lohnbuchungen). Alternativ exportierst du die Zahlungsdaten für dein E-Banking als pain.001 Datei, die du in dein E-Banking importieren kannst. # Aufgaben im Lohnlauf Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/salaries/tasks Offene Lohnaufgaben prüfen, Anhänge herunterladen und Aufgaben abschliessen. Infinity Payroll zeigt offene Aufgaben direkt in den Lohnläufen an – zum Beispiel fehlende Angaben oder Schritte, die du vor der Auszahlung erledigen musst. ## Offene Aufgaben ansehen 1. Gehe zu **Lohn → Lohnläufe**. 2. Oben in der Übersicht erscheint der Abschnitt **«Offene Aufgaben»**, sobald Aufgaben vorliegen. Jede Zeile zeigt Kategorie, Bezeichnung, die betroffene Person (falls zutreffend) und das Fälligkeitsdatum. Klicke auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen. Gibt es keine offenen Aufgaben, wird der Abschnitt nicht angezeigt. ## Eine Aufgabe öffnen und erledigen In der Aufgabe siehst du den Status (**Noch nicht begonnen**, **In Bearbeitung** oder **Abgeschlossen**), Anweisungen und – falls vorhanden – die zugewiesene Person. So arbeitest du eine Aufgabe ab: 1. Klicke auf **«Aufgabe akzeptieren»**, um sie zu übernehmen. Der Status wechselt auf «In Bearbeitung». 2. Folge den Anweisungen in der Aufgabe. 3. Klicke auf **«Abschliessen»**, wenn du fertig bist. ## Anhänge und Dateien Manche Aufgaben enthalten Anhänge, zum Beispiel Formulare oder Auswertungen. Du kannst sie direkt aus der Aufgabe herunterladen. Bei Aufgaben mit einer Dateiaktion erscheint **«Dateien generieren»**. Damit erzeugst du die benötigten Dateien in der Aufgabe, bevor du sie abschliesst. Bevor du eine Lohnperiode schliessen kannst, muss auch die Lohnkontrolle im Tab «Kontrolle» des Lohnlaufs abgeschlossen sein. Mehr dazu findest du unter [Lohnperioden schliessen](./closing). # BUR-Nummer Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/setup/bur-number Was ist die BUR-Nummer und wo findest du sie? Die BUR-Nummer (Betriebs- und Unternehmensregister-Nummer) ist eine offizielle Identifikationsnummer, die vom Bundesamt für Statistik geführt wird. ## Warum ist die BUR-Nummer erforderlich? Die BUR-Nummer ist nötig, um Lohn- und Sozialversicherungsdaten elektronisch an die Behörden zu melden. Ohne diese Angabe ist die Übermittlung nicht möglich. ## BUR-Nummer finden Du kannst im UID-Portal des Bundes nachsehen, ob die BUR-Nummer deines Unternehmens bereits standardmässig gelistet ist: **[uid.admin.ch](https://www.uid.admin.ch/)** Suche dort nach deinem Unternehmen und du findest die zugehörige BUR-Nummer in den Unternehmensdetails. ## BUR-Nummer nicht gefunden? Falls dein Unternehmen im UID-Portal nicht gelistet ist oder keine BUR-Nummer angezeigt wird, kannst du dich per E-Mail an die zuständige Stelle beim Bundesamt für Statistik wenden: **[infobur@bfs.admin.ch](mailto:infobur@bfs.admin.ch)** Gib dabei deine Unternehmens-UID an und frage nach deiner BUR-Nummer. # ELM-Profil anfordern Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/setup/elm-profile So erhältst du dein ELM-Profil für die elektronische Lohnmeldung Das Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) ist ein Schweizer Standard für die Übermittlung von Lohn- und Gehaltsdaten. Es ermöglicht die digitale Übermittlung von Lohnmeldungen direkt aus der Lohnbuchhaltungssoftware. Damit werden Daten, die amtlich gemeldet werden müssen, direkt und automatisch an alle nötigen Empfänger wie Behörden und Versicherungen übermittelt. Infinity Payroll ist kompatibel mit dem neusten Standard ELM 5.0. Alle Abläufe laufen über unseren Swissdec-zertifizierten Partner. ## Warum benötige ich ein ELM-Profil? Das ELM-Profil enthält alle notwendigen Informationen zu deinen Sozialversicherungen (AHV, FAK, UVG, KTG) und ermöglicht die automatische Datenübermittlung. Ohne ELM-Profil kannst du das Payroll-Onboarding nicht abschliessen. ## ELM-Profil anfordern Ein ELM-Profil erhältst du, indem du dieses direkt bei deinen Sozialversicherungen oder deiner Versicherungsgesellschaft anforderst: 1. Kontaktiere deine Sozialversicherungen (AHV, FAK, UVG, KTG) per E-Mail oder über deren Online-Portal 2. Fordere ein ELM-Profil für die elektronische Lohnmeldung an 3. Genauere Informationen zum Vorgehen findest du auf der Webseite deiner jeweiligen Versicherung Halte das ELM-Profil bereit, bevor du Infinity Payroll einrichtest. Ohne diese Angaben kannst du die Einrichtung nach der Aktivierung nicht abschliessen. Den Startbildschirm und den ersten Lohnmonat findest du unter [Was ist Infinity Payroll?](../overview). ## Informationen im ELM-Profil Dein ELM-Profil enthält wichtige Angaben, die du während der Einrichtung benötigst: * **Versicherernummer**: Die eindeutige Nummer deiner Versicherung * **Beitragscode**: Der Code für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge Diese Informationen werden während des Onboardings abgefragt und sind für die korrekte Lohnabrechnung erforderlich. # Versicherungen einrichten Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/payroll/setup/insurance So richtest du deine Sozialversicherungen in Infinity Payroll ein Während der Einrichtung von Infinity Payroll musst du deine Sozialversicherungen hinterlegen. Die benötigten Informationen findest du in deinem ELM-Profil. Den Einstieg über den Startbildschirm findest du unter [Was ist Infinity Payroll?](../overview). ## Versicherernummer und Beitragscode Die Versicherernummer und den Beitragscode findest du in deinem [ELM-Profil](./elm-profile). Diese Angaben werden für jede Sozialversicherung (AHV, FAK, UVG, KTG) benötigt. ### Nur einen Beitragscode vorhanden? Falls du nur einen Beitragscode hast, aber ein zweiter abgefragt wird, kannst du den zweiten mit **0 %** hinterlegen. Dies hat keine Auswirkungen auf deine restliche Lohnbuchhaltung. ## Pensionskasse ohne ELM-Unterstützung Falls deine Pensionskasse ELM nicht unterstützt, musst du stattdessen den Platzhalter **"-"** (Bindestrich) hinterlegen. Auch wenn deine Pensionskasse kein ELM unterstützt, kannst du Infinity Payroll vollständig nutzen. Die Pensionskassenmeldungen musst du in diesem Fall manuell an deine Pensionskasse übermitteln. # Belege löschen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/purchasing/receipts/deleting-receipts So löschst du Belege in Infinity. Wie du einen Beleg in Infinity löschst, hängt davon ab, ob er sich noch im Eingang befindet oder bereits an eine Buchung oder Rechnung angehängt wurde. ## ​Beleg noch im Eingang unter «Belege» Falls du den Beleg hochgeladen, aber noch nicht verbucht hast, kannst du ihn im Tab «Belege» beim Menü «Mehr» löschen: Beleg aus dem Eingang löschen ## Beleg wurde an eine Buchung angehängt / als Aufwand verbucht Wenn du den Beleg an eine Buchung angehängt hast: 1. Öffne die Buchung im jeweiligen Konto im Tab «Buchen», indem du sie anklickst 2. Klicke in der geöffneten Buchung auf die Büroklammer, um den Beleg anzuzeigen. 3. Wenn der Beleg dann geöffnet ist, kannst du oben rechts im Menü «Mehr» den Beleg in den Eingang zurücklegen. 4. Im Eingang kann der Beleg dann vollständig gelöscht werden, falls du ihn ganz aus Infinity entfernen möchtest. Beleg aus einer Buchung zurücklegen Belege, die an Buchungen aus geschlossenen Perioden angehängt wurden, können nicht gelöscht werden. Falls du diese bearbeiten musst, öffne die geschlossene Periode zuerst wieder neu. ## ​Wenn du den Beleg an eine Rechnung angehängt hast ​Eine einer Rechnung zugehöriger Beleg kannst du über das Menü «Mehr» innerhalb der Rechnung über «Beleg löschen» löschen, nachdem die Rechnung gespechert ist: Beleg aus einer Rechnung löschen # Belege per E-Mail importieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/purchasing/receipts/email-inbox So richtest du die Funktion ein, um Belege einfach per E-Mail hochzuladen. Du kannst Belege via E-Mail direkt an Infinity senden, um diese automatisch in deinen Belegeingang zu importieren. Belege per E-Mail hochladen ## Unterstützte Belege und E-Mails Infinity kann Belege erkennen und importieren, die als direkten E-Mail-Anhang angehängt sind. Unterstützt werden häufige Bildformate wie JPG, PNG oder iPhone-Fotos im HEIC-Format. Ausserdem werden auch PDF-Dokumente unterstützt. Es können mehrere Belege in derselben E-Mail hochgeladen werden. Einige Anhänge, wie Logos in E-Mail-Signaturen, werden in der Regel automatisch herausgefiltert und nicht hochgeladen. ## Einrichten der individuellen E-Mail-Adresse Die Infinity-E-Mail-Adresse für Belege ist in einer neuen Organisation standardmässig deaktiviert. Mit folgenden Schritten kannst du sie einrichten: 1. Wechsle zum Tab «Belege» in der Navigation. 2. Klicke auf «Import» oben rechts. 3. Erstelle deine persönliche E-Mail-Adresse und speichere sie ab. Einstellungen für den Belegeimport Du kannst den Anfang deiner E-Mail-Adresse selbst wählen. Der hintere Teil (eine zufällige Zeichenkombination und «@inbox.infinity.swiss») kann nicht verändert werden. Ab jetzt werden alle Belege oder Rechnungen, die an diese Adresse geschickt werden, automatisch hochgeladen. Hochgeladene Belege werden im Eingang im Tab «Belege» mit einem E-Mail-Symbol und dem Betreff der E-Mail angezeigt. Du kannst unter «Import» auch die E-Mail-Adresse nachträglich ändern, z.B. falls die E-Mail versehentlich publiziert wurde und du viel Spam erhältst. Falls du die E-Mail-Adresse nach dem Aktivieren veränderst, werden E-Mails an die alte Adresse nicht mehr verarbeitet. ## Import via E-Mail nutzen Du kannst den Beleg-Import an Infinity auf verschiedene Arten nutzen: ### Weiterleiten an Infinity (empfohlen) Leite E-Mails mit Rechnungen aus deinem Posteingang einfach laufend an die neu generierte E-Mail weiter, sobald du sie erhältst. Das ist unkompliziert und du behältst den Überblick. Dies eignet sich auch ideal, um vom Smartphone Belege schnell an Infinity weiterzuleiten. ## Automatische Weiterleitung einrichten Falls dein E-Mail-Client Regeln unterstützt, kannst du eine automatische Weiterleitung einrichten: * Gehe in die Einstellungen deines Mail-Clients. * Erstelle Regeln, damit Mails von bestimmten Lieferanten automatisch auch an die Infinity-Adresse weitergeleitet werden. - Automatische Weiterleitungen funktionieren nur, wenn dein E-Mail-Client keine Bestätigung von Infinity verlangt (z.B. ist dies bei Gmail-Konten leider notwendig). - Dein Infinity-Postfach ist unbewacht, d. h. es gibt keine Möglichkeit, Bestätigungsmails zu bearbeiten. ## Direkte Verwendung der E-Mail Gib die neue E-Mail-Adresse direkt bei deinen Lieferanten an, z. B. für Abos oder regelmässige Rechnungen. Du hast keinen Zugriff auf die Inbox der generierten E-Mail. Es handelt sich um ein unbewachtes Postfach, das ausschliesslich zum Hochladen von Belegen dient. Stelle also sicher, dass du weiterhin direkten Zugriff auf notwendige Rechnungen, etc. hast. # So funktioniert Live Capture Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/purchasing/receipts/live-capture Mit Live Capture kannst du Belege intelligent erfassen. Mit Live Capture kannst du Belege ohne manuelles Abtöggeln erfassen. Live Capture-Belegkontingente ## Belege mit Live Accounting automatisch verbuchen lassen Wenn du laufend neue Belege in den Eingang in Infinity hochlädst, kann Live Accounting in vielen Fällen beim Eingang einer neuen Bankbewegung automatisch den zugehörigen Beleg erkennen und der Buchung anhängen. Wenn du einen Beleg nachträglich für eine bereits eingetroffene Bankbewegung hochladen möchtest, ziehe ihn direkt über die Bankbewegung, um ihn mit Live Capture anzureichern. ## Rechnungen automatisch ausfüllen Wenn Live Capture aktiviert ist, wird die Rechnung für dich automatisch ausgefüllt, wenn du einen Beleg hochlädst. Ziehe dazu bei «Neue Rechnung» einfach einen Beleg ins Vorschaufeld oder klicke auf «PDF oder Foto hochladen». ## Kontakt vorschlagen Live Capture erkennt den Lieferanten auf dem Beleg und schlägt den passenden Kontakt vor – im Eingang und beim Erstellen einer Lieferantenrechnung. Stimmt ein bestehender Kontakt nach Name, Adresse oder MWST-Nummer überein, wird er vorausgewählt. Andernfalls schlägt Infinity einen neuen Kontakt mit den erkannten Angaben vor. Du kannst den Vorschlag übernehmen oder einen anderen Kontakt wählen. ## An Live Accounting-Buchungen anhängen Wenn du Live Accounting verwendest, kannst du einen Beleg an eine Live Accounting-Buchung anhängen und damit den intelligenten Buchungsvorschlag anreichern, indem du den Beleg über die Buchung ziehst. ## Belege einer Bankbewegung zuordnen Wenn du im Beleg-Reviewer einen Beleg einer bestehenden Bankbewegung zuordnen möchtest, kannst du auswählen, von welchem Konto die Bewegungen angezeigt werden sollen. Zur Auswahl stehen alle flüssigen Mittel (Konten 1000-1059) sowie Transferkonten (1090-1099). ## Aufwendungen verbuchen Du kannst auch Live Capture mit Aufwendungen benutzen. Lade dazu den Beleg im Tab «Dokumente» in den Eingang hoch und klicke dann beim Beleg, sobald er fertig analysiert ist, auf «Neuer Aufwand». Live Capture füllt dann automatisch die erkannten Informationen aus dem Beleg aus. ## Belege aus dem Eingang automatisch zuordnen Standardmässig hängt Live Capture Belege aus dem Eingang an passende Live-Accounting-Buchungen an. Dieses Verhalten kannst du ausschalten: 1. Öffne die Infinity-Einstellungen und klicke auf **«Live Capture»**. 2. Deaktiviere unter «Verhalten» die Option **«Belege aus dem Eingang an passende Buchungen anhängen»**. Die Analyse neuer Belege bleibt davon unberührt. Live Capture selbst schaltest du weiterhin auf derselben Einstellungsseite ein oder aus. ## Mehrere Belege in einem PDF aufteilen Erkennt Live Capture in einem hochgeladenen PDF mehrere getrennte Dokumente, erscheint beim Öffnen des Belegs im Eingang ein Hinweis, zum Beispiel «Dieses Dokument scheint 3 separate Belege zu enthalten», inklusive der betroffenen Seiten. * **«Beleg aufteilen»** legt die erkannten Teile als eigene Belege im Eingang an. * **«Zusammen behalten»** lässt das PDF unverändert als ein Dokument. ## Unterstützte Belege Live Capture unterstützt sowohl PDF-Dokumente als auch Bilder von Belegen als JPG, PNG oder iPhone-Bilder (HEIC-Format). Live Capture funktioniert zurzeit am besten mit Rechnungen, kann aber auch Quittungen in vielen Fällen gut erkennen. ## Live Capture aktivieren oder deaktivieren Um Live Capture zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicke auf «Einstellungen» und dann auf «Live Capture». Wenn Live Capture deaktiviert ist, werden neue Dokumente nicht mit künstlicher Intelligenz analysiert und verbrauchen keine KI-Nutzungskontingente mehr. # Live Capture-Belegkontingente Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/purchasing/receipts/live-capture-quotas Live Capture-Belegkontingente Die im Abo enthaltenen Live Capture Belege sind ein inkludiertes kostenloses Anfangskontingent: 75 für Infinity Start, 250 für Infinity Pro und 450 für Infinity Business pro Jahr. ## Nutzungsbasierte Abrechnung Wenn dein Unternehmen mehr Belege hat (wie z.B. 500–1'000 pro Jahr), kannst du trotzdem alle Belege mit KI verbuchen. Für Belege, die über das im Abo enthaltene Kontingent hinausgehen, werden nur 0.35 Fr. pro zusätzlichem Beleg berechnet. In diesem Rahmen kannst du beliebig viele Scans machen, es gibt also keine absolute Obergrenze. Du wirst auch zuerst gefragt, bevor du die Grenze erreichst, ob du die KI-Belegfunktion weiter nutzen möchtest, und kannst in den Einstellungen deine Nutzung jederzeit prüfen. ## Zusätzliche Credits im Voraus kaufen Wenn du mehr Kostenvorhersagbarkeit möchtest, kannst du zusätzliche Live Capture Credits als Prepaid-Paket im Voraus kaufen (mit Volumenrabatt gegenüber der Standardverrechnung von 0.35 Fr. pro zusätzlichem Beleg). Verfügbare Pakete: | Paket | Preis | | - | - | | 500 Credits | CHF 120.00 | | 1'000 Credits | CHF 200.00 | | 2'000 Credits | CHF 400.00 | Alle Preise exkl. 8.1% MWST. Nicht verwendete Credits können nicht erstattet werden. So kaufst du ein Paket: 1. Wechsle zu «Einstellungen» 2. Klicke auf «Live Capture» 3. Im Abschnitt «Zusätzliche Credits» wähle ein Paket und klicke auf «Kaufen» # Live Payments Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/purchasing/vendor-invoices/live-payments Zahlungen für Lieferantenrechnungen direkt ans E-Banking übermitteln Mit Live Payments kannst du Zahlungen für Lieferantenrechnungen direkt an dein E-Banking übermitteln. Die Zahlung wird dann in deinem E-Banking zur Freigabe bereitgestellt. Live Payments ## Voraussetzungen Um Live Payments nutzen zu können, benötigst du: * Ein verbundenes Live Accounting-Konto (siehe [Unterstützte Banken](../../accounting/ai-accounting/setup#unterstützte-banken)) * Eine erfasste Lieferantenrechnung Stelle sicher, dass du während der Einrichtung von Live Accounting bei der Autorisierung auf der Seite der Bank die Rechte für «Zahlungen» aktiviert hast. Falls nicht, musst du diese möglicherweise nachträglich im E-Banking aktivieren, damit Live Payments funktioniert. Live Payments funktioniert nur mit einer aktivierten Bankverbindung und nicht, wenn du dein Bankkonto manuell über camt.053-Importe importierst. Wir unterstützen keinen manuellen Export von pain.001-Zahlungsaufträgen. ## Zahlung übermitteln So übermittelst du eine Zahlung für eine Lieferantenrechnung an dein E-Banking: 1. Öffne die Lieferantenrechnung, die du bezahlen möchtest 2. Klicke auf "Mehr" > "Zahlung an E-Banking senden" 3. Unter **Zahlungsweg** wählst du **Jetzt bezahlen** oder **Zum Zahlungslauf hinzufügen**. 4. Überprüfe oder ergänze die Zahlungsdetails: * **IBAN des Empfängers**: Die IBAN des Zahlungsempfängers (erforderlich) * **Zahlungsbegünstigter**: Name des Empfängers (erforderlich) * **Adresse**: Die Adresse des Empfängers (Stadt und Land sind erforderlich) * **Ausführungsdatum**: Wann die Zahlung ausgeführt werden soll (erforderlich bei «Jetzt bezahlen»; beim Zahlungslauf setzt du das Datum erst bei der Übermittlung des Laufs) * **Zahlungskonto**: Dein verbundenes Live-Konto, von dem bezahlt werden soll (erforderlich) * **Betrag**: Der zu bezahlende Betrag (erforderlich) 5. Optional: Klicke auf "Mehr", um zusätzliche Felder anzuzeigen: * **Verwendungszweck**: Freitext-Mitteilung zur Zahlung * **Referenz**: Strukturierte Zahlungsreferenz (QRR oder SCOR) 6. Klicke auf **An E-Banking senden** bzw. **Hinzufügen**, je nach Zahlungsweg. Wenn deine Rechnung einen QR-Code als Anhang hat, werden die Zahlungsdetails automatisch aus dem QR-Code ausgelesen und vorausgefüllt. In diesem Fall wird ein Banner «Live Payment möglich» direkt in der Rechnung angezeigt. Wenn eine Rechnung sich noch im Entwurfsstatus befindet, wird die Option noch nicht angezeigt. Stelle sicher, dass du die Rechnung via «Rechnung verbuchen» speicherst, um die Zahlung dann übermitteln zu können. ## Nach der Übermittlung Nachdem die Zahlung erfolgreich übermittelt wurde: * Die Rechnung erhält den Status **Zahlung übermittelt** * Die Zahlung erscheint in deinem E-Banking zur Freigabe * Du musst die Zahlung in deinem E-Banking manuell freigeben In der Rechnung siehst du den aktuellen Übermittlungsstatus der Zahlung (siehe [Status der Zahlung](#status-der-zahlung)). Die Freigabe und die Ausführung bleiben im E-Banking. ## Zahlungslauf Statt jede Zahlung einzeln zu übermitteln, kannst du mehrere Zahlungen sammeln und gemeinsam ans E-Banking senden. 1. Wähle beim Übermitteln **Zum Zahlungslauf hinzufügen**. 2. Die Rechnung erhält den Status **Im Zahlungslauf**. 3. In der Übersicht der Lieferantenrechnungen erscheint ein Banner mit der Anzahl vorgemerkter Zahlungen. Klicke auf **Zahlungslauf öffnen**. Auf der Seite **Nächster Zahlungslauf** siehst du Empfänger, IBAN, Zahlungskonto, Status und Betrag. Vorgemerkte Zahlungen kannst du wieder entfernen. Klicke auf **Zahlungslauf übermitteln**, um für alle Zahlungen im Lauf dasselbe Ausführungsdatum zu setzen, und dann auf **An E-Banking senden**. Wenn einzelne Zahlungen fehlschlagen, bleiben sie im Zahlungslauf. Du kannst den Lauf erneut übermitteln – bereits übermittelte Zahlungen werden nicht nochmals gesendet. ## Status der Zahlung Nach der Übermittlung fragt Infinity den Status bei der Bank ab und zeigt ihn in der Rechnung an: * **Ausstehend**: Die Zahlung wird noch verarbeitet. * **Übermittelt**: Die Bank hat die Zahlung akzeptiert. Du kannst sie im E-Banking freigeben. * **Teilweise abgelehnt**: Die Zahlung wurde teilweise abgelehnt. * **Abgelehnt**: Die Zahlung wurde abgelehnt. Der Grund erscheint im Tooltip, sofern die Bank ihn mitteilt. * **Unbekannt**: Der Status konnte nicht ermittelt werden. Im Zahlungslauf gelten zusätzlich: * **Bereit zur Übermittlung** bzw. **Im Zahlungslauf**: Die Zahlung ist vorgemerkt und noch nicht gesendet. * **Übermittlung fehlgeschlagen**: Die Zahlung konnte nicht übermittelt werden und bleibt im Lauf. Die Freigabe, Stornierung und der Ausführungsstatus bleiben im E-Banking. ## Anforderungen und Einschränkungen ### IBAN Es werden nur gültige Schweizer IBANs unterstützt (21 Zeichen). Allfällige Leerzeichen in der IBAN werden automatisch entfernt. ### Adresse * Ort und Land sind Pflichtfelder * Der Ländercode muss ein gültiger 2-stelliger ISO-Code sein (z.B. "CH" für Schweiz) * Strasse, Hausnummer und Postleitzahl sind optional ### Ausführungsdatum Das Ausführungsdatum muss folgende Bedingungen erfüllen: * Muss in der Zukunft liegen (frühestens der nächste Werktag, nicht heute). * Muss ein Werktag sein (kein Samstag oder Sonntag). * Darf kein Bankfeiertag sein (bspw. Neujahr, Bundesfeiertag, Weihnachten). Aktuell werden bewegliche Feiertage (z.B. Ostern, Pfingsten) nicht automatisch berücksichtigt. Bitte beachte dies bei der Wahl des Ausführungsdatums; möglicherweise wird die Zahlung dann seitens der Bank abgelehnt und erscheint dann nicht in deinem E-Banking. ### Verwendungszweck oder Referenz Es muss entweder ein **Verwendungszweck** (freier Text) oder eine **Referenz** (QRR oder SCOR) angegeben werden: * **Verwendungszweck**: Freitext zur Beschreibung der Zahlung * **Referenz**: Strukturierte Zahlungsreferenz * **QRR**: QR-Referenz (wird aus QR-Rechnungen ausgelesen) * **SCOR**: Creditor Reference (ISO 11649) ### Zahlungskonto * Das ausgewählte Konto muss ein verbundenes Live Accounting-Konto sein, das für Zahlungen aktiviert ist. * Gewöhnliche Konten (ohne Live Accounting) können nicht für Live Payments verwendet werden. * Hast du ein Konto in den Bankverbindungen **deaktiviert**, erscheint es nicht als Zahlungskonto. Beachte auch, dass Zahlungen möglicherweise fehlschlagen, wenn Infinity keine Autorisierung hat, um auf dem Konto Zahlungen zu übermitteln. Du kannst dies nachprüfen, indem du in den Infinity-Einstellungen unter «Bankverbindungen» nachprüfst, ob ein Hinweis «Zahlungen sind für dieses Konto nicht autorisiert» angezeigt wird. In diesem Fall musst du im E-Banking der jeweiligen Bank Zahlungen für Infinity auf dem Konto erlauben. Dies kann je nach Bank unterschiedlich sein. Wenn du dir nicht sicher bist, empfehlen wir dir, bei deiner Bank nachzufragen oder das Konto zu trennen und neu zu verbinden. ## Live Payments im E-Banking freigeben Wie das Live Payment im E-Banking freigeben wird, hängt von der Bank ab. Wenn du dir nicht sicher bist, empfehlen wir dir, bei deiner Bank nachzufragen. Bei der Zürcher Kantonalbank (ZKB) beispielsweise werden übermittelte Live Payments im E-Banking auf der Startseite in einem blauen Kasten unter 'Sie haben 1 zu bestätigenden Auftrag' angezeigt. Solange der Auftrag noch nicht freigegeben ist, wird er nicht unter 'Zahlungen' angezeigt und ist leider möglicherweise auch nicht im Mobile Banking sichtbar. Beispiel eines Live Payment im ZKB E-Banking («Sie haben 1 zu bestätigenden Auftrag» auf der Startseite) ## Lohnzahlungen In Infinity Payroll kannst du offene Lohnauszahlungen gesammelt als Live Payments ans E-Banking übermitteln (**Live Payment an E-Banking senden**). Du wählst Ausführungsdatum und Zahlungskonto einmal für die Sammelzahlung. Mehr zur Auszahlung steht unter [Monatliche Lohnabrechnung](../../payroll/salaries/monthly#löhne-auszahlen). # Rechnungen an dich Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/purchasing/vendor-invoices/overview So erfasst du Lieferantenrechnungen (Kreditoren) in Infinity Der Rechnungen-Tab verschafft dir einen Überblick über die Rechnungen, die an dich gestellt worden sind, traditionell auch Kreditoren genannt. Rechnungen an dich ## Rechnungen einfügen Um eine eingegangene Rechnung zu erfassen, klickst du auf "+ Neue Rechnung". Im aufgegangenen Fenster trägst du nun alle wesentlichen Daten ein. Der Rechnungsbetrag wird automatisch aus den Rechnungspositionen zusammengerechnet. Sobald du die neue Rechnung speicherst, werden auch die betroffenen Konten entsprechend verbucht. ## Rechnungen bearbeiten Solltest du einen Fehler bei der Rechnungserstellung gemacht haben, kannst du diese nachträglich anpassen, indem du auf die jeweilige Rechnung klickst. Aber aufgepasst: Sobald Teile einer Rechnung als bezahlt verbucht werden, kannst du ihre Beträge und Positionen nicht mehr ändern, ohne die Zahlung zuerst nochmals zu entfernen. Falsch verbuchte Rechnungen kannst du aber auch nach der Zahlung noch korrigieren: * Das **Aufwandskonto** einer Position kannst du jederzeit anpassen. * Den **MWST-Code** einer Position kannst du nur anpassen, wenn die Rechnung mit Bruttobeträgen (inkl. MWST) erfasst wurde. Bei Bruttobeträgen bleibt der zahlbare Gesamtbetrag trotz geändertem MWST-Code unverändert — bei Nettobeträgen würde sich der Gesamtbetrag ändern und nicht mehr mit den erfassten Zahlungen übereinstimmen. Diese Korrekturen sind nicht mehr möglich, wenn die Rechnung in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr oder einer bereits abgerechneten MWST-Periode eröffnet wurde. PDFs oder Fotos können direkt in das hellgrüne Feld hereingezogen werden, um sie an die Rechnung anzuhängen. ## Buchungstext anpassen In den Einstellungen unter **Buchungsverhalten** kannst du festlegen, dass Infinity den **Kontaktnamen** an den Anfang der Buchungstexte einer Rechnung stellt. Das gilt für alle Buchungen, die eine Rechnung erstellt: Positionen mit ihren MWST-Buchungen, Zahlungen und Teilzahlungen, Rundungsdifferenzen und Überzahlungen. Eine Zahlung wird dann zum Beispiel als «Muster AG – Zahlung Büromaterial» gebucht. Die Option ist standardmässig deaktiviert. Sie gilt für neue Buchungen, auch wenn du eine bestehende Rechnung bearbeitest und ihre Positionen dadurch neu gebucht werden. Bereits verbuchte Zahlungen bleiben unverändert. ## Rundung auf eingehenden Rechnungsbeträgen In Rechnungen, die du von Lieferanten erfasst, kannst du über die Checkbox «Runden auf» eine Lieferantenrechnung auf einen bestimmten Betrag runden, falls der Lieferant den Rechnungsbetrag oder die MWST gerundet hat. Es wird dann automatisch eine Rundungsdifferenzbuchung erstellt. Option «Runden auf» unterhalb der Rechnungspositionen ## Zahlung verbuchen Um die Begleichung einer Rechnung zu verbuchen, klickst du auf die entsprechende Rechnung unter "unbezahlte Rechnungen" und klickst auf "Zahlung verbuchen". Hier wählst du das Konto aus, mit dem du die Rechnung beglichen hast. Falls eine Rechnung nicht vollständig beglichen ist, kannst du unter "Teilzahlung" auch den bezahlten Betrag verbuchen. Die Konten direkt automatisch angepasst. Sobald eine Rechnung vollständig beglichen ist, verschwindet sie aus dem Feld "unbezahlte Rechnungen". Rechnungen, die du über dein E-Banking bezahlst, werden direkt entsprechend zugeordnet, wenn du Live Accounting benutzt. ## Zahlung ans E-Banking übermitteln Mit [Live Payments](./live-payments) kannst du Zahlungen für Lieferantenrechnungen direkt an dein E-Banking übermitteln, ohne die Zahlungsdetails manuell in dein E-Banking eingeben zu müssen. Die Zahlung wird dann in deinem E-Banking zur Freigabe bereitgestellt. Diese Funktion ist besonders nützlich für QR-Rechnungen, da die Zahlungsdetails automatisch aus dem QR-Code ausgelesen werden. # Mahnungen für offene Forderungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/dunning So richtest du Mahnstufen ein, erhöhst sie in der Forderungsliste und versendest Mahnungen – derzeit in der Closed Beta. **Closed Beta:** Mahnungen sind aktuell für ausgewählte Kundinnen und Kunden in einer geschlossenen Beta verfügbar. Schreibe an [help@infinity.swiss](mailto:help@infinity.swiss) oder melde dich im Live Chat, wenn du die Funktion für deine Organisation aktivieren möchtest. Mit Mahnungen erinnerst du Kundinnen und Kunden an eine gestellte, noch offene Forderung. Du kannst Mahnstufen einmalig konfigurieren, Mahnungen einzeln in einer Forderung erstellen oder mehrere Forderungen in der Liste auf die nächste Stufe heben. ## Mahnwesen einrichten Unter **Einstellungen → Forderungen → Mahnwesen** legst du die Mahnstufen deiner Organisation fest. Die Liste ist zu Beginn leer. Pro Mahnstufe bestimmst du: * nach wie vielen Tagen sie ausgelöst wird (1. Stufe ab Fälligkeit der Forderung, weitere Stufen ab Fälligkeit der vorherigen Mahnung) * Titel sowie Einleitungs- und Schlusstext * ob die Stufe **automatisiert** oder **manuell** ist Automatisierte Stufen erstellt und versendet Infinity per E-Mail, sobald sie fällig sind. Manuelle Stufen hebst du selbst an – zum Beispiel in der Forderungsliste. ## Mahnung in einer Forderung erstellen Öffne eine **gestellte** Forderung (kein Entwurf und keine Offerte). In der Seitenleiste erscheint der Tab **Mahnungen**. 1. Wechsle zum Tab **Mahnungen**. 2. Klicke auf **Neue Mahnung**. 3. Passe bei Bedarf Titel, Datum, Zahlungsfrist sowie Einleitungs- und Schlusstext an. 4. Klicke auf **Speichern**. Infinity nummeriert die Mahnungen fortlaufend. Der vorgeschlagene Titel lautet zum Beispiel «Rechnung – 1. Mahnung». ## Mahnstufe in der Liste erhöhen In der kompakten Forderungsliste siehst du bei gemahnten Forderungen den Status **n. Mahnung** bzw. **n. Mahnung überfällig**. Der Filter **Nächste Mahnung fällig** zeigt nur Forderungen, deren nächste konfigurierte Stufe fällig ist. 1. Filtere bei Bedarf nach **Nächste Mahnung fällig**. 2. Wähle die gewünschten Forderungen aus. 3. Aktiviere optional **Direkt per E-Mail versenden** und **PDF herunterladen**. 4. Klicke auf **Mahnstufe erhöhen…**. Fehlt bei einem Empfänger die E-Mail-Adresse und du möchtest per E-Mail versenden, ergänzt du die Adresse zuerst. Die Mahnungen werden angelegt; mit aktiviertem E-Mail-Versand versendet Infinity sie mit dem nächsten Automationslauf. Mit aktiviertem PDF-Download erhältst du die PDFs als ZIP. ## Versenden und PDF Bei jeder Mahnung in der Forderung findest du in der Karte drei Symbole: * **Brief** – per E-Mail versenden * **PDF** – herunterladen * **Stift** – bearbeiten oder löschen Die E-Mail wird von [invoices@infinity.swiss](mailto:invoices@infinity.swiss) versendet – wie bei [Forderungen und Offerten via E-Mail](./e-mail-sharing). In der Mahnung selbst hinterlegst du keine zusätzlichen Mahngebühren. Betrag und Positionen entsprechen der ursprünglichen Forderung. # Forderungen und Offerten via E-Mail versenden Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/e-mail-sharing So kannst du deine Offerten und QR-Rechnungen direkt aus Infinity an deine Kunden versenden und den Status gesendeter Forderungen oder Offerten verfolgen. ## Forderungen und Offerten via E-Mail versenden Um eine Forderung oder Offerte via E-Mail zu versenden, speichere sie ab und stelle sie über die Option «Forderung stellen» oder «Offerte stellen» in der Seitenleiste. Wenn diese Option nicht sichtbar ist, musst du möglicherweise das Dokument zuerst noch vervollständigen (Absender, Titel, Positionen ohne positiven Betrag, etc.). Klicke danach auf **Forderung versenden** bzw. **Offerte versenden** in der Seitenleiste. Du kannst dann die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben und eine optionale Notiz hinzufügen. Mit **Empfänger hinzufügen** kannst du weitere Adressen in **Kopie an (CC)** eintragen. Die E-Mail enthält immer einen Link. Über diesen Link kann die Empfängerin oder der Empfänger das Dokument im Browser ansehen und das PDF herunterladen. Standardmässig wird kein PDF als Anhang mitgesendet – nur der Link. Du kannst das generierte PDF zusätzlich anhängen, indem du in den Einstellungen unter **E-Mails an Kunden** die Option **Rechnung als PDF-Anhang mitsenden** bzw. **Offerte als PDF-Anhang mitsenden** aktivierst. Die beiden Schalter gelten unabhängig voneinander. ## Status nachverfolgen Wenn du mit Infinity eine Rechnung an deine Kunden oder eine Offerte via E-Mail versendet, siehst du später den Status. Wenn du die Forderung oder Offerte geöffnet hast, siehst du in der Seitenleiste beim Tab «E-Mails» alle vergangenen gesendeten E-Mails, die zum aktuellen Dokument gehören. Nach dem Senden siehst du den Status des E-Mails in der Regel nicht sofort, da es einen Moment dauert, bis wir die Information vom Empfängerpostfach zurückerhalten, ob die Rechnung angekommen ist. Öffne nach einigen Momenten die Offerte/Forderung erneut oder lade die Seite neu, um den aktuellen Status zu sehen. ### Status «Gesendet» Wenn der Status «Gesendet» gezeigt wird, bedeutet dies, dass wir die E-Mail erfolgreich an das Empfängerpostfach senden konnten und dieses die E-Mail empfangen hat. Falls der Empfänger die E-Mail trotzdem nicht sieht, empfiehlt sich, den Empfänger anzuweisen, im Spamfilter des Postfachs oder der Organisation nachzuschauen und «[invoices@infinity.swiss](mailto:invoices@infinity.swiss)» als vertrauten Absender hinzuzufügen. Status «Gesendet» ### Status «Nicht zugestellt» Wenn der Status «Nicht zugestellt» angezeigt wird, bedeutet dies, dass der angegebene Empfänger die E-Mail abgewiesen hat. Dies kann unterschiedliche Gründe haben: * Die E-Mail-Adresse existiert nicht mehr oder hat einen Tippfehler * Das Postfach des Empfängers ist voll und hat keinen Speicherplatz mehr * Das E-Mail-Postfach beim Empfänger ist fehlerhaft eingerichtet Überprüfe in diesem Fall, ob die verwendete E-Mail-Adresse noch aktuell und korrekt geschrieben ist, und versuche es später erneut. Alternativ kannst du die Rechnung oder Offerte auch manuell zustellen, indem du sie via Link teilst oder das PDF herunterlädst. Status «Nicht zugestellt» ### Status «Geöffnet» Wenn der Status «Geöffnet» angezeigt wird, bedeutet dies, dass dein Kunde innerhalb vom E-Mail auf «Rechnung anzeigen» bzw. «Offerte anzeigen» geklickt hat und sich das Dokument angesehen hat. Status «Geöffnet» Wenn «Geöffnet» nicht gezeigt wird, muss dies nicht zwingend heissen, dass die E-Mail nicht angekommen ist oder nicht gelesen wurde. Es bedeutet lediglich, dass der Rechnungslink nicht geöffnet wurde. ### Kein Status sichtbar In folgenden Fällen ist bei einem gesendeten Forderungs- oder Offerten-E-Mail kein Status sichtbar: * Das E-Mail befindet sich zurzeit noch im Versand. Schaue später zurück und lade die Seite neu, um zu sehen, ob sich der Status verändert hat. * Das E-Mail wurde versendet, bevor die Funktion zum Nachverfolgen des Status per Ende Mai 2025 eingeführt wurde. ## Absender Die Rechnungen werden von [invoices@infinity.swiss](mailto:invoices@infinity.swiss) versendet und zeigen den Organisations-Namen als Absender an. Es ist nicht möglich, die Absender-E-Mail-Adresse zu ändern. Wenn du in den Einstellungen eine Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse hinterlegst, wird als Antwortadresse für Antworten deiner Kunden auf Offerten und Rechnungen die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse verwendet. ## Problembehandlung Falls dein Empfänger die E-Mails nicht sieht, kannst du ihn anweisen, im Spamfilter des Postfachs oder der Organisation nachzuschauen und «[invoices@infinity.swiss](mailto:invoices@infinity.swiss)» als vertrauten Absender hinzuzufügen. Wenn der Status «Nicht zugestellt» angezeigt wird, stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt ist und das Postfach des Empfängers nicht voll ist. Versuche auch, die E-Mail an eine andere E-Mail-Adresse zu versenden, um zu prüfen, ob das Problem auf der Seite des Empfängers liegt. Alternativ kannst du die Rechnung oder Offerte auch manuell zustellen, indem du sie via Link teilst oder das PDF herunterlädst. ## Vermerk zu Infinity Beim Versenden von Forderungen und Offerten direkt aus Infinity via E-Mail und beim Teilen eines digitalen Rechnungs- oder Offertenlinks wird am Ende der E-Mail und der Rechnungsseite ein kleiner Vermerk zu Infinity angezeigt («Example AG versendet Offerten/Rechnungen digital mit infinity.swiss»). E-Mail mit Vermerk zu Infinity In den PDFs von Forderungen und Offerten wird nie ein Vermerk zu Infinity eingefügt. Dies ist nur auf dem digitalen Rechnungs- oder Offertenlink und in den direkt aus Infinity versendeten E-Mails sichtbar. ### Whitelabeling für Rechnungs- und Offertenlinks Wenn du Infinity Business abonniert hast, wird dieser Vermerk auch auf der digitalen Rechnungs- oder Offertenseite und in den E-Mails nie angezeigt (Whitelabeling für Rechnungs- und Offertenlinks). # Inhalte in Forderungen und Offerten bearbeiten Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/editing So bearbeitest du, welche Inhalte du in Offerten und QR-Rechnungen für deine Kunden ausweist Mit Infinity kannst du den Inhalt von Forderungen wie Offerten und QR-Rechnungen ganz einfach in einem visuellen Editor bearbeiten. ## Inhalte auf einer spezifischen Forderung ### Freitext Auf Forderungen kannst du beliebigen Freitext im Einleitungs- und Schlusstext formulieren. Den Freitext kannst du bearbeiten, indem du innerhalb der Forderung einfach in den Text klickst und zu schreiben beginnst. ### Rechnungspositionen Innerhalb einer Position kannst du folgende Inhalte einfügen: * Menge * Einheit * Beschreibung * MWST (automatisch berechnet) * Einzelpreis * Rabatt in % * Gesamtpreis * Artikelnummer Wie du die Spalten für eine Position anpasst, kannst du im Artikel [Spalten in Forderungen und Offerten anpassen](./invoice-columns) nachlesen. Um diese Inhalte zu bearbeiten, kannst du wie beim Freitext in die jeweilige Spalte in der Position klicken und den Text ändern. Position in einer Forderung Du kannst Infinity Rechnungs- und Offertentexte automatisch schreiben lassen, indem du am unteren Rand auf **Instant Fill** klickst und dann beschreibst, welche Art von Forderung du erstellen möchtest. Beispiele: * Projekt Redesign Website mit WordPress für Complex GmbH * Design Marketingbroschüre für Event DIN A4 3-seitig * IT-Beratung für Cybersecurity-Audit #### Aufzählungen Um Aufzählungspunkte zu ergänzen, klicke auf **Aufzählung einfügen** in der Toolbar, die erscheint, wenn du eine Position markiert hast. Aufzählungsoption in der Toolbar am unteren Bildschirmrand ### Rabatt auf einzelne Positionen Um auf einzelnen Positionen einen prozentualen Rabatt zu gewähren, aktiviere die Spalte **«Rabatt in %»** in den [Spalteneinstellungen](/de/docs/sales/invoicing/invoice-columns#rabatt-in-). Dort kannst du dann pro Position einen Rabatt in Prozent eingeben, der automatisch vom Gesamtpreis der Position abgezogen wird. ### Rabattpositionen Für einen Rabatt auf den gesamten Rechnungsbetrag kannst du eine Rabattposition einfügen. Klicke dazu in der Seitenleiste am rechten Rand auf **Neuer Rabatt**. Du kannst wählen zwischen: * Fixbetrag * Prozentual (Checkbox "In Prozent" aktivieren) Rabattposition in einer Forderung Prozentuale Rabatte werden auf den gesamten Rechnungsbetrag angewendet. Fixbetragsrabatte kannst du zwischen Positionen einfügen, um einzelne Posten zu rabattieren. ### Zwischensummen Zwischensummen zeigen die Summe aller vorangehenden Produktpositionen an. Das ist besonders nützlich, wenn du mehrere Kategorien oder Gruppen von Leistungen in einer Rechnung darstellen möchtest. Um eine Zwischensumme einzufügen: 1. Klicke in der Seitenleiste am rechten Rand auf **Neue Zwischensumme** 2. Die Zwischensumme wird automatisch nach der aktuell ausgewählten Position eingefügt Die Zwischensumme zeigt den laufenden Betrag aller Produktpositionen oberhalb von ihr. Rabatte, die vor der Zwischensumme stehen, werden dabei abgezogen. Andere Zwischensummen fliessen nicht zusätzlich in die Summe ein. Du kannst den Text der Zwischensumme anpassen, indem du direkt in das Textfeld klickst. Standardmässig wird "Zwischensumme" angezeigt (bzw. die entsprechende Übersetzung in der gewählten Dokumentsprache). ### Negativpositionen Um eine Negativposition zu erstellen (normale Position, aber mit negativem Betrag): 1. Neue Position über die Seitenleiste hinzufügen 2. Position normal ausfüllen (Betrag noch positiv lassen) 3. In das Betragsfeld klicken und ein Minuszeichen voranstellen Für Negativpositionen kannst du auch Freitext hinzufügen – gleich wie bei normalen Positionen. ### Rechnungsnummern Um Offerten- oder Rechnungsnummer darzustellen, musst du diese in der Vorlage aktivieren (siehe unten). Es gibt aktuell keine spezifischen Felder für Auftragsnummern, Kundennummern, PO-Nummer, Ansprechperson o.Ä. Diese Angaben empfehlen wir derzeit im Freitext zu hinterlegen. ### PDF-Anhänge Zwischen dem Rechnungsdokument und dem QR-Zahlteil kannst du PDF-Dateien anhängen, zum Beispiel Stundennachweise oder zusätzliche Produktinformationen. Jede Datei erscheint im erzeugten PDF als weitere Seiten an genau dieser Stelle. Es werden nur PDF-Dateien akzeptiert. Eine Datei darf höchstens 10 MB gross sein. Klicke auf **PDF hinzufügen**, um eine Datei anzuhängen. Über das Löschen-Symbol entfernst du einen Anhang wieder. ### Bearbeitung nach erfassten Zahlungen Sobald eine Forderung Zahlungen hat, können ihre Beträge und Positionen nicht mehr geändert werden, ohne die Zahlungen zuerst zu entfernen. Falsch verbuchte Forderungen kannst du aber auch nach der Zahlung noch korrigieren, indem du die jeweilige Position anklickst: * Das **Ertragskonto** einer Position kannst du jederzeit anpassen. * Den **MWST-Code** einer Position kannst du nur anpassen, wenn die Forderung mit Bruttobeträgen (inkl. MWST) erfasst wurde. Bei Bruttobeträgen bleibt der zahlbare Gesamtbetrag trotz geändertem MWST-Code unverändert — bei Nettobeträgen würde sich der Gesamtbetrag ändern und nicht mehr mit den erfassten Zahlungen übereinstimmen. Diese Korrekturen sind nicht mehr möglich, wenn die Forderung in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr oder einer bereits abgerechneten MWST-Periode eröffnet wurde. Der MWST-Code lässt sich zudem nicht mehr ändern, wenn die Forderung mit einem Skonto beglichen wurde. ### Forderung im Buchen-Tab Eine Forderung kannst du auch direkt aus der Buchhaltung öffnen: über den Titel in einer [Buchung](../../accounting/ledger/account-sheet#forderung-oder-rechnung-öffnen), im [Journal](../../accounting/ledger/journal#prüfmodus) oder aus dem [Kundenkonto](../../accounting/ledger/customer-accounts). Sie erscheint als eigener Tab. Unter **Positionen** änderst du das Ertragskonto und den MWST-Code und speicherst. Unter **Buchungen** siehst du die zugehörigen Buchungen. **PDF** lädt das Dokument herunter. **Forderung öffnen** führt in den Editor. Es gelten dieselben Einschränkungen wie bei der Bearbeitung nach erfassten Zahlungen. ## Inhalte in der Vorlage für alle Forderungen Folgende Inhalte kannst du im Dokumentdesign bearbeiten. Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Forderungen und Offerten aus. Das Design öffnest du über **Einstellungen → Forderungen → Dokumentdesign** oder in der Forderungen-Übersicht über **Mehr → Design anpassen**. In der Seitenleiste **Design** gibt es zwei Tabs: * **Dokument** – Seitenränder, Schriftart, Textgrössen, Akzentfarbe, Standardsprache und Hintergrund * **Elemente** – Logo, Absender, zusätzlicher Text, Empfänger, Infobalken, Standardtexte, Tabelle, eigene Spalten und Fusszeile ### Absender Unter **Elemente → Absender** trägst du Firmenname, Strasse, Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Ort und optional das Land ein. Firmenname, Strasse, PLZ und Ort müssen ausgefüllt sein, damit du das Design speichern kannst. Mit **Absenderblock anzeigen** blendest du den Standard-Absender ein oder aus. Unter **Zusätzlicher Text** kannst du bis zu sechs weitere Zeilen ergänzen, zum Beispiel Webseite, E-Mail oder Telefon. Wenn du ein eigenes Briefpapier verwendest, deaktiviere den Absenderblock und lade unter **Dokument → Hintergrund** ein Hintergrundpapier hoch (Infinity Pro oder höher). ### Standardtexte Unter **Elemente → Standardtexte** legst du Titel sowie Eröffnungs- und Schlusstexte fest, die in neuen Dokumenten automatisch erscheinen – getrennt für Forderungen und Offerten. Diese Texte kannst du später in jedem Dokument überschreiben. Änderungen wirken sich nicht auf bestehende Dokumente aus. ### Sprache Unter **Dokument → Standardsprache** legst du die Sprache für alle systemgenerierten Texte in deinen Forderungen und Offerten fest. Die gewählte Sprache wirkt sich auf folgende Elemente aus: * Spaltenüberschriften (z.B. "Menge", "Beschreibung", "MWST") * Systemlabels und Bezeichnungen auf dem PDF * Beschriftungen auf dem QR-Zahlteil * Standardtexte (Einleitungs- und Schlusstexte), falls du keine eigenen Texte definiert hast * Alle weiteren nicht benutzerdefinierten Texte auf der Rechnung Verfügbare Sprachen: * Deutsch * English * Français * Italiano Die Spracheinstellung im Design gilt für alle neuen Forderungen und Offerten. Du kannst die Sprache auch für einzelne Dokumente in der Seitenleiste anpassen. Die Dokumentsprache ist unabhängig von der [Anzeigesprache der App](../../user-account/language) und von der Sprache der Buchhaltung. **Eigene Spaltennamen pro Sprache:**
Wenn du eigene Spalten in deinen Forderungen verwendest, kannst du für jede Sprache unterschiedliche Namen für diese Spalten definieren. Die Namen werden dann automatisch in der entsprechenden Sprache angezeigt, je nachdem welche Sprache für das Dokument gewählt wurde. ### Fortlaufende Nummerierung Unter **Elemente → Infobalken** kannst du festlegen: * Rechnungsnummer anzeigen * Offertennummer anzeigen Optional kannst du die Startnummer anpassen (z.B. wenn du vorher eine andere Software genutzt hast). ### Fusszeile Unter **Elemente → Fusszeile** wählst du, welche Angaben auf jeder Seite erscheinen: * Firmenname * Adresse * MWST-Nummer * E-Mail * Telefon * Webseite * Eigener Text * Seitenzahlen Du kannst die Einträge ein- oder ausblenden und ihre Reihenfolge per Drag-and-drop anpassen. Ohne ausgewählte Einträge erscheint keine Fusszeile. Ein eigenes Briefpapier mit fertiger Fusszeile lädst du unter **Dokument → Hintergrund** hoch (Infinity Pro oder höher). ## Rechnungsbeträge in Forderungen runden Forderungen in CHF kannst du automatisch auf die nächsten 5 Rappen runden. Die Funktion aktivierst du in den Einstellungen unter **Rappenrundung**. Mehr dazu unter [Vorlagen für Forderungen & Offerten](./presets#beträge-in-forderungen-runden). Differenzen bei Zahlungen von Kunden (z.B. wenn der Rechnungsbetrag ungerundet ist, aber Kunden einen auf 5 Rp. gerundeten Betrag bezahlen) werden automatisch via Rundungsdifferenz bei Zahlungseingang gebucht. Das Limit passt du in den Einstellungen unter **Zahltoleranz** an. # Spalten in Forderungen und Offerten anpassen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/invoice-columns Füge Spalten für Menge, Einheit, MWST, Rabatt oder Artikelnummer in deinen Forderungen und Offerten hinzu. ## Verfügbare Spalten In Infinity können für normale Positionen folgende Spalten in Forderungen und Offerten verwendet werden: #### Menge In der Spalte «Menge» kannst du angeben, wie viele Einheiten eines Produkts oder einer Dienstleistung du angeboten hast. Diese Zahl kann auch Dezimalstellen umfassen (z.B. 2.75 kg oder 6.5 h). #### Einheit In der Spalte «Einheit» kannst du die Einheit der Menge im Dokument klarstellen. Hier kannst du eine beliebige Einheit mit bis zu 5 Zeichen eingeben (z.B. «kg», «h», «min», «Stk.») #### Beschreibung In der Spalte «Beschreibung» kannst du den Text für die Position einfügen, der beschreibt, worum es sich hierbei handelt. Dieser Text kann auch mehrere Zeilen umfassen. Die erste Zeile der Beschreibung wird auch für die automatischen Buchungen in die Ertragskonten verwendet, die erstellt werden, wenn du die Forderung stellst. Diese Spalte kann nicht ausgeblendet werden. #### Datum In der Spalte «Datum» kannst du pro Position ein eigenes Datum angeben, zum Beispiel das Leistungsdatum. #### Artikelnummer In der Spalte «Artikelnummer» erscheint die Artikelnummer des Produkts. Das ist nützlich, wenn du [Produkte](../products/overview) mit eigenen Nummern verwendest. #### MWST in % In der Spalte «MWST in %» siehst du den gesetzlichen Steuersatz der Position, zum Beispiel 8.1 %. #### MWST In der Spalte «MWST» wird der MWST-Betrag dargestellt, der für diese Position berechnet wurde. Wenn hier «0.00 Fr.» steht, ist womöglich noch kein MWST-Satz ausgewählt worden. #### Einzelpreis Wenn die Spalte «Menge» aktiviert ist, wird auch eine Spalte «Einzelpreis» angezeigt, in der du den Einzelpreis pro Einheit definieren kannst. #### Gesamtpreis In der Spalte «Gesamtpreis» wird der Gesamtpreis dieser Position angezeigt, der sich aus Menge mal Einzelpreis berechnet. Wenn die Spalte «Menge» deaktiviert ist, kannst du hier auch direkt in diese Spalte den gewünschten Betrag hineinschreiben. Diese Spalte kann nicht ausgeblendet werden. #### Rabatt in % Mit der Spalte «Rabatt in %» kannst du auf einzelnen Positionen einen prozentualen Rabatt gewähren. Gib den gewünschten Rabatt als ganze Zahl ein (z.B. «10» für 10 %). Der Gesamtpreis der Position wird dann automatisch um den entsprechenden Prozentsatz reduziert. Diese Spalte eignet sich für Rabatte auf einzelne Positionen. Für einen Rabatt auf den gesamten Rechnungsbetrag kannst du stattdessen eine [Rabattposition](/de/docs/sales/invoicing/editing#rabattpositionen) einfügen. #### Eigene Spalten Du kannst bis zu 3 eigene Spalten in deinen Forderungen und Offerten verwenden. Diese können du benutzerdefinierte Texte oder Zahlen enthalten. Du kannst die Namen der eigenen Spalten in den Dokumentdesign-Einstellungen bearbeiten. **Spaltennamen in verschiedenen Sprachen:**
Wenn du in den Dokumentdesign-Einstellungen eine Sprache für deine Vorlage festlegst, kannst du für jede Sprache unterschiedliche Namen für deine eigenen Spalten definieren. Die Spaltennamen werden dann automatisch in der entsprechenden Sprache angezeigt, je nachdem welche Sprache für das Dokument gewählt wurde. ## Spalten anpassen Wenn du eine Forderung oder Offerte bearbeitest (klicke dazu auf das Stiftsymbol oben rechts in der Seitenleiste, wenn ein Dokument geöffnet ist), erscheinen in der Seitenleiste die Dokumentoptionen. Dokumentoptionen in der Seitenleiste Im Bereich **Spalten** – oder über **Spalten anpassen** in der Tabellenüberschrift – schaltest du Spalten ein oder aus. Zieh eine eingeschaltete Spalte am Griff **Spalte … verschieben**, um die Reihenfolge zu ändern. Die Auswahl gilt für dieses Dokument. Es gelten ein paar feste Regeln: * **Beschreibung** und **Gesamtpreis** sind immer sichtbar. * **Menge** und **Einzelpreis** schaltest du gemeinsam ein oder aus (**Menge/Einzelpreis**). * Höchstens **7 Spalten** können gleichzeitig aktiv sein. Ist das Maximum erreicht, erscheint der Hinweis «Maximale Anzahl Spalten erreicht». * Menge, MWST-Betrag, Einzelpreis, Rabatt und Gesamtpreis bleiben an ihrem Platz in der Tabelle. Die übrigen Spalten ordnest du dazwischen. Die Optionen für die Spalten «MWST» und «MWST in %» werden nur angezeigt, wenn du für deine Organisation in den Einstellungen die MWST-Pflicht aktiviert hast. Die Optionen für eigene Spalten werden nur angezeigt, wenn du im [Dokumentdesign](./editing#inhalte-in-der-vorlage-für-alle-forderungen) Namen für eigene Spalten definiert hast. ## Spaltenlayout als Vorlage speichern Wenn du für deine Forderungen oder Offerten immer bestimmte Spalten benötigst, möchtest du diese bei neuen Dokumenten womöglich bereits automatisch ausgewählt haben. Hierfür kannst du die Funktion «Als Vorlage speichern» verwenden. Erstelle eine Forderung oder Offerte mit deinem gewünschten Spaltenlayout und weiteren Inhalten, die du immer wieder benötigst, und klicke dann in der Seitenleiste auf «Als Vorlage speichern». Wenn du diese Option nicht siehst, musst du möglicherweise das Dokument zuerst speichern. Als Vorlage speichern Wenn du dann eine neue Offerte oder Forderung mit dieser Vorlage erstellst, wird das neue Dokument automatisch die ausgewählten Spalten umfassen, die in der Vorlage gespeichert sind. # Forderungen und Offerten an Kunden stellen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/overview So erstellst du Offerten und Forderungen für deine Kunden Unter **Verkauf** in der Seitenleiste sind **Forderungen**, **Offerten** und **Projekte** eigene Einträge. Offerten und Forderungen sind vom Aufbau praktisch identisch, unterscheiden sich aber in der Verwendung. Die Übersicht unter **Forderungen** zeigt dir erstellte Forderungen und deren Status. Offerten verwaltest du unter **Offerten**, Projekte unter **[Projekte](../projects/overview)**. ## Neues Dokument erstellen Wechsle zu **Forderungen** oder **Offerten** – je nachdem, welches Dokument du erstellen möchtest. Klicke auf **Erstellen**. Im nächsten Schritt kannst du aus den Standardvorlagen von Infinity oder eigenen Vorlagen auswählen. Wir empfehlen das Verwenden von Vorlagen zur Reduktion von wiederkehrendem Aufwand, aber du kannst auch mit einem leeren Dokument beginnen. Am rechten Rand des Dokuments kannst du alle Dokumentbestandteile bearbeiten, die nicht durch das Design vorgegeben sind. Den Empfänger fügst du hinzu, indem du im Dokument auf "Empfänger auswählen" klickst. Falls der Kontakt noch nicht in der Adressdatenbank ist, kannst du ihn direkt mit einem Klick auf "Neuer Kontakt" hinzufügen. Achte darauf, auch die Adresse des Kontakts anzugeben, damit ein der Empfangsschein am Ende der Rechnung erstellt werden kann. Du kannst pro Offerte/Forderung einen **abweichenden Empfängertext** hinterlegen (bis zu 6 Zeilen). Klicke dazu im Dokument auf den bereits ausgewählten Empfänger und wähle **Abweichenden Text festlegen**. Der abweichende Text hat **keinen Einfluss auf den QR-Zahlteil**. ### PDF erstellen Um aus deiner Offerte oder Forderung ein PDF zu erstellen, musst du die Offerte/Forderung stellen, damit sie nicht mehr im Entwurfsstatus ist. Klicke dazu auf "Forderung stellen" bzw. "Offerte stellen" in der Seitenleiste. Forderung stellen **Falls die Option ausgegraut ist:** Bevor du die Forderung stellen kannst, müssen Titel, Empfänger und die Positionen vollständig sein. Prüfe, ob alle Positionen eine Menge, Beschreibung und einen Preis haben. Der Preis muss höher als 0 sein. Sobald du die Offerte/Forderung gestellt hast, kannst du das PDF über die Schaltfläche «PDF» in der Seitenleiste herunterladen. Das heruntergeladene PDF kannst du dann drucken oder an deine Kunden senden. PDF-Anhänge, die du im Editor zwischen Dokument und QR-Zahlteil hinzugefügt hast, sind im heruntergeladenen PDF als zusätzliche Seiten enthalten. Eine Datei darf höchstens 10 MB gross sein. * Du möchtest, dass dein PDF einen QR-Zahlteil enthält? [Erfahre mehr über die Einrichtung der QR-Zahlteils.](./qr-invoicing) * Du möchtest, dass im PDF dein Logo angezeigt wird, oder du willst die Absenderadresse ändern? Das Dokumentdesign passt du über **Mehr → Design anpassen** in der Forderungen-Übersicht an. Mehr dazu unter [Inhalte bearbeiten](./editing#inhalte-in-der-vorlage-für-alle-forderungen). ## Offerten-Workflow Sobald du Rückmeldung zu deiner Offerte bekommen hast, kannst du sie anklicken und als akzeptiert oder abgelehnt markieren. Daraufhin sind sie in den entsprechenden Ordnern in der Übersicht zu finden. Wenn du eine Offerte über einen Link teilst, kann diese von Kundenseite online angenommen oder abgelehnt werden. Die Offerte wird im Anschluss automatisch in den entsprechenden Ordner verschoben. * Wenn deine Offerte von einem Kunden angenommen wurde und du die erbrachte Leistung in Rechnung stellen möchtest, kannst du direkt in der Offerte auf "In Rechnung stellen" klicken. Es erstellt dann automatisch eine neue Forderung. * Falls deine Offerte abgelehnt wurde und du ein neues Angebot unterbreiten möchtest, kannst du die abgelehnte Offerte duplizieren und anpassen bevor du sie erneut versendest. ## Automatisches Speichern von Entwürfen Entwürfe für Offerten und Forderungen werden in Infinity laufend automatisch gespeichert, damit keine Arbeit versehentlich verloren geht. Sobald du eine Änderung am Dokument vornimmst, speichert Infinity den Entwurf. Du kannst den Status jederzeit in der Seitenleiste sehen. Automatisches Speichern von Entwürfen ### Manuelles Speichern Du kannst den Entwurf auch jederzeit manuell speichern, indem du auf «Fertig» klickst. Alternativ kannst du auch die Tastenkombination Ctrl-S (Windows) oder Command-S (Mac) verwenden. ### Status «Nicht gespeichert» Wenn der Status «nicht gespeichert» anzeigt, besteht möglicherweise ein Verbindungsproblem. Überprüfe deine Internetverbindung und versuche, die Offerte oder Forderung durch Klick auf «Fertig» manuell erneut zu speichern. ### Gestellte Offerten und Forderungen Änderungen an Offerten und Forderungen, die bereits gestellt worden sind, werden nicht automatisch gespeichert, um sicherzustellen, dass keine versehentlichen oder unfertigen Änderungen eingebucht oder via Forderungslink für Kunden ersichtlich werden. # Teilrechnungen in Forderungen stellen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/partial-invoices Unsere Empfehlung, wie du Akontorechnungen bzw. Teilrechnungen in Infinity an deine Kunden stellen kannst Infinity hat zurzeit keine eingebaute Funktion, um Akontorechnungen oder Teilrechnungen direkt aus einer Offerte zu erstellen. Du kannst die Möglichkeiten in diesem Hilfecenter-Artikel nutzen, um solche Rechnungen zu stellen. Um solche Rechnungen an deine Kunden zu stellen, empfehlen wir, mehrere Forderungen für jede Teilrechnung anzulegen. Es gibt 3 Möglichkeiten, wie du dies machen kannst: ## Möglichkeit 1: Teilrechnungen über Projekte stellen Wenn du eine Teilrechnung für die monatsweise bereits erledigten Arbeiten für ein Projekt stellen möchtest und die Arbeiten in einem Projekt eingetragen hast, kannst du die Funktion «In Rechnung stellen» nutzen und nur die jeweiligen gewünschten Arbeiten anhäkeln, die in der Teilrechnung inbegriffen sein sollten. Teilrechnungen über Projekte stellen ## Möglichkeit 2: Einfache Teilrechnung manuell erstellen Du kannst ganz gewöhnlich eine neue Forderung erstellen und dann den jeweiligen Teilbetrag in Rechnung stellen und mit einem entsprechenden Text, z.B. «50% Anzahlung auf Projektsumme gemäss Offerte vom 01. Januar 2025», versehen. Dies ist die einfachste Lösung, wenn du eine fixe Anzahlung in Rechnung stellen möchtest. Hier ein Beispiel, wie dies auf der Forderung aussehen könnte: Position mit Untertext «50% Anzahlung auf Projektsumme gemäss Offerte vom 01. Januar 2025» ## Möglichkeit 3: Teilrechnungen aus Offerte duplizieren Alternativ kannst du deine Offerte auch in der Seitenleiste via «Duplizieren als…» als Forderungen duplizieren und dann mittels Rabattpositionen die noch nicht fälligen Teilbeträge sowie bereits geleistete Anzahlungen abziehen. Mit diesem Vorgehen sind alle Details und Positionen der Offerte auch auf der Forderung ersichtlich. Um eine Rabattposition hinzuzufügen, bearbeite die Forderung und klicke in der Seitenleiste auf «Neuer Rabatt». Für die Rabattpositionen kannst du dann den Text «Rabatt» ändern, z.B. zu: * ./. Noch nicht fällige Teilzahlungen * ./. Anzahlung vom 01.01.2025 (CHF 1'081.00 inkl. MWST) **Betrag exkl. MWST in Rabattposition abziehen!** Beachte, wenn du MWST-pflichtig bist und die Forderungen netto stellst (Einstellung «MWST zu Preisen dazu rechnen», welche standardmässig aktiv ist), dass du bei den Reduktionen nur die **Beträge exkl. MWST** abziehst, da du ansonsten einen zu tiefen Rechnungsbetrag verrechnest. Beachte hierzu die untenstehende Veranschaulichung. Wenn du die MWST in Forderungen auf den Bruttomodus umgestellt hast, musst du die Beträge inkl. MWST abziehen. Zur Veranschaulichung ein Beispiel eines Projektes von CHF 10'000.00 (exkl. MWST), welches in 3 Teilzahlungen von CHF 5'000, CHF 4'000 und CHF 1'000 aufgeteilt ist: In der Teilzahlung 1 ziehst du mit einer Rabattposition «./. Noch nicht fällige Teilzahlungen» den Anteil ab, den du noch nicht in Rechnung stellst: 1. Teilzahlung: Projekt für CHF 10'000 exkl. MWST, mit Rabattposition «Noch nicht fällige Teilzahlungen» zu 5'000 CHF In der Teilzahlung 2 ziehst du auch wieder den restlichen Anteil ab, den du noch nicht in Rechnung stellst, sowie den Betrag **exkl. MWST** (bzw. inkl. MWST bei der Bruttomethode) der bereits geleisteten Anzahlung: 2. Teilzahlung: Projekt für CHF 10'000 exkl. MWST, mit Rabattposition «Anzahlung vom 01.04.2025 (CHF 5'405.00 inkl. MWST)» zu 5'000 CHF sowie «Noch nicht fällige Teilzahlungen» zu 1'000 CHF In der letzten Teilrechnung ziehst du dann alle bereits geleisteten Anzahlungen ab, sodass nur noch der Restbetrag des Projekts in Rechnung gestellt wird: Letzte Teilzahlung: Projekt für CHF 10'000 exkl. MWST, mit Rabattposition «Anzahlung vom 01.04.2025 (CHF 5'405.00 inkl. MWST)» zu 5'000 CHF sowie «Anzahlung vom 01.04.2025 (CHF 4'324.00 inkl. MWST)» zu 4'000 CHF # Einbuchung von Forderungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/posting So bucht Infinity Forderungen an deine Kunden in die Debitorenbuchhaltung ein Infinity verfügt über eine vollständige integrierte Debitorenbuchhaltung. Wenn du Forderungen in Infinity stellst, werden diese automatisch in der Buchhaltung korrekt verbucht. ## Forderungen, die gestellt werden Forderungen (QR-Rechnungen oder normale Rechnungen, die du deinen Kunden schickst) werden eingebucht, sobald du bei einem Entwurf auf «Forderung stellen» klickst. Die Verbuchung erfolgt automatisch über das Debitorenkonto **1100 (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen)**. Als Gegenkonten werden die jeweiligen Ertragskonten der Positionen verwendet, die ausgewählt wurden. Das Standard-Ertragskonto für neue Positionen kann auf der Einstellungsseite «Konten» geändert werden. Zudem kann das gewünschte Konto auch bei Produkten hinterlegt, in Vorlagen gespeichert oder immer individuell pro Position geändert werden. ## Buchungstext anpassen In den Einstellungen unter **Buchungsverhalten** kannst du festlegen, welche Angaben Infinity an den Anfang der Buchungstexte einer Forderung stellt: * **Kontaktname** * **Rechnungsnummer** Du kannst eine oder beide Angaben aktivieren. Sie gelten für alle Buchungen, die eine Forderung erstellt: Positionen mit ihren MWST-Buchungen, Zahlungen und Teilzahlungen, Rundungsdifferenzen, Überzahlungen und Preisnachlässe. Eine Zahlung wird dann zum Beispiel als «Muster AG – RE-1042 – Zahlung Website» gebucht. Standardmässig sind beide Optionen deaktiviert. Die Einstellung gilt für neue Buchungen, auch wenn du eine bestehende Forderung bearbeitest und ihre Positionen dadurch neu gebucht werden. Bereits verbuchte Zahlungen bleiben unverändert. ## Zahlungen von Forderungen Wenn Live Accounting eine Zahlung einer Forderung erkennt oder du manuell eine Forderung als bezahlt markierst, wird die Forderung aus dem Debitorenkonto 1100 wieder ausgebucht. ## Rabattbuchungen bei Forderungen Rabattpositionen bei Forderungen reduzieren direkt anteilig die Beträge der jeweiligen Ertragspositionen. ## Preisnachlässe bei Forderungen Nachträgliche Preisnachlässe bei Forderungen werden auf das Konto 3800 Erlösminderungen gebucht. Die Funktion Preisnachlässe wird zurzeit nur in Organisationen ohne MWST unterstützt. # Vorlagen für Forderungen & Offerten Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/presets So erstellst du wiederverwendbare Vorlagen für deine Kundenrechnungen und -offerten ## Neue Vorlage aus bestehendem Dokument erstellen Eine neue Vorlage erstellst du, indem du bei einer Offerte/Forderung die Option "Als Vorlage speichern" anwählst, nachdem du sie als Entwurf gespeichert hast. Die eigentliche Offerte/Forderung wird dabei nicht verändert und bleibt offen. Die Vorlage speichert auch die Währung des Dokuments. ## Vorlagen bearbeiten und sortieren Eigene Vorlagen verwaltest du unter **Einstellungen → Forderungen → Vorlagen**. Dieselbe Übersicht erreichst du beim Erstellen eines Dokuments über **Eigene Vorlagen verwalten**. 1. Klicke bei der gewünschten Vorlage auf **Vorlage bearbeiten**. 2. Passe Inhalt, Spalten und Texte an – wie in einer normalen Offerte oder Forderung. 3. Klicke auf **Speichern**. Mit dem Ziehpunkt neben dem Titel ordnest du die Vorlagen in der Liste. Die Reihenfolge gilt, wenn du ein neues Dokument aus einer Vorlage erstellst. Verlässt du den Editor mit ungespeicherten Änderungen, fragt Infinity, ob du sie verwerfen möchtest. ## Vorlagen löschen In der Vorlagenübersicht klickst du bei überflüssigen Vorlagen auf das Abfall-Icon und bestätigst **Vorlage löschen**. ## Beträge in Forderungen runden Beträge in Forderungen lassen sich automatisch auf die nächsten 5 Rappen runden. Aktiviere die Funktion in den Einstellungen unter **Rappenrundung**. Zurzeit wird diese Funktion nur für Forderungen in CHF unterstützt, da es in anderen Währungen kleinere Münz-Stückelungen gibt, wie etwa 1 Cent. Zudem geht es um das Verhindern von ungewünschten Abweichungen in der MWST-Rechnung. # QR-Zahlteil in Forderungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/qr-invoicing Einrichtung des QR-Zahlteils für Forderungen, die du an Kunden stellst Forderungen können in Infinity einen QR-Zahlteil enthalten, der es deinen Kunden erlaubt, die Forderung schnell und einfach zu bezahlen. ## QR-Rechnung erstellen Eine QR-Rechnung in Infinity zu erstellen, ist ganz einfach. 1. Gehe zum Tab "Forderungen". 2. Erstelle eine neue Forderung oder bearbeite eine Bestehende. 3. Im Bearbeitungsmodus kannst du dann bei der Option "QR-Zahlteil" ein Häkchen setzen, falls dieses noch nicht automatisch aktiviert ist. ## QR-Rechnung einrichten Wenn dies deine erste QR-Rechnung ist, musst du dann noch zuunterst in der Dokumentansicht auf "QR-Rechnung einrichten" klicken: QR-Rechnung einrichten Er erscheint daraufhin ein Fenster, in welchem du die QR-Rechnung einrichten kannst. Keine Sorge – der Prozess ist ganz leicht. * Der einfachste Weg ist, indem du "QR-Rechnung mit IBAN" auswählst und dann deine Kontoangaben vervollständigst. Nach dem Klick auf "Speichern" ist dann alles bereits ready! * Falls du bereits besondere Angaben wie eine Referenznummer or QR-IBAN von deiner Bank hast, kannst du stattdessen auch diese hinterlegen. QR-Rechnung-Einrichtungsoptionen Sobald du die Forderung gestellt hast (d.h. die Forderung nicht mehr ein Entwurf ist), kannst du dann über die Schaltfläche "PDF" das PDF inkl. QR-Zahlteil herunterladen. ## QR-Rechnung herunterladen Im Forderungs-Editor siehest du nur eine Vorschau des QR-Zahlteils. Um das PDF mit dem tatsächlichen QR-Zahlteil einzusehen bzw. herunterzuladen, kannst du auf die Schaltfläche "PDF" klicken. Diese Option erscheint in der Seitenleiste, sobald du die Forderung gestellt hast und sie nicht mehr ein Entwurf ist. # QR-Zahlteil nicht sichtbar Es kann vorkommen, dass der QR-Zahlteil im PDF nicht inkludiert wird, obwohl die Option dafür aktiviert ist. Dies ist der Fall, wenn kein gültiger QR-Zahlteil generiert werden kann. Prüfe hierzu beim entsprechenden Kontakt, ob die Adresse korrekt hinterlegt ist. Besonders wichtig ist, dass PLZ und Ort in den jeweils vorgesehenen, getrennten Feldern eingetragen sind. Dies ist erforderlich aufgrund der neusten Anforderungen der Schweizer Banken an strukturierte Adressinformationen in QR-Zahlteilen. Wenn beispielsweise beim Kontakt der Ort im PLZ-Feld hinten angehängt ist, ist der Zahlteil damit ungültig und kann nicht erstellt werden. Wir arbeiten daran, hier in Zukunft eine Warnung anzuzeigen, wenn die Adresse ungültig ist. # Wiederkehrende Forderungen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/invoicing/recurring-invoices So erstellst und verwaltest du wiederkehrende Forderungen, die automatisch in regelmässigen Intervallen erstellt werden Mit wiederkehrenden Forderungen kannst du Forderungen automatisch in regelmässigen Intervallen erstellen lassen. Dies ist besonders nützlich für Abonnements, wiederkehrende Dienstleistungen oder monatliche Rechnungen. ## Was sind wiederkehrende Forderungen? Eine wiederkehrende Forderung basiert auf einer Vorlage (Template-Forderung). Infinity erstellt automatisch in den von dir festgelegten Intervallen eine Kopie dieser Forderung. Du kannst dabei wählen, ob die Kopie: * nur als Entwurf erstellt wird * automatisch gestellt (eingebucht) wird * automatisch gestellt und per E-Mail versendet wird ## Eine wiederkehrende Forderung erstellen Um eine Forderung wiederkehrend zu stellen, öffne die Forderung und klicke in der Seitenleiste auf "Wiederkehrend stellen...". **Hinweis:** Wiederkehrende Forderungen können nur aus Forderungen erstellt werden, nicht aus Offerten. Um aus einer Offerte eine wiederkehrende Forderung zu erstellen, wandle sie zuerst in eine Forderung um. Im Dialog "Wiederkehrend stellen" kannst du folgende Einstellungen vornehmen: ### Wiederholungsintervall * **Erste Ausführung:** Das Datum, an dem die erste Wiederholung erstellt werden soll * **Wiederholung:** Wähle aus, wie oft die Forderung wiederholt werden soll: * Täglich / alle X Tage * Wöchentlich / alle X Wochen * Monatlich / alle X Monate * Jährlich / alle X Jahre ### Automatische Aktionen Du kannst festlegen, was mit jeder erstellten Wiederholung automatisch passieren soll: * **Nur als Entwurf erstellen:** Die Forderung wird erstellt, bleibt aber im Entwurfsstatus. Du kannst sie später manuell stellen oder versenden. * **Automatisch stellen:** Die Forderung wird automatisch gestellt (eingebucht), sobald sie erstellt wird. * **Automatisch stellen und versenden:** Die Forderung wird automatisch gestellt und per E-Mail an den Empfänger gesendet. **Wichtig:** Wenn du "Automatisch stellen" oder "Automatisch stellen und versenden" wählst, müssen alle Positionen ein Ertragskonto zugewiesen haben. Zudem muss der Kontakt eine vollständige Adresse haben, wenn es sich um eine QR-Rechnung handelt. ### E-Mail-Empfänger Wenn du "Automatisch stellen und versenden" wählst, kannst du festlegen, an welche E-Mail-Adresse die Forderung gesendet werden soll: * **Kontakt-E-Mail:** Die E-Mail-Adresse des Kontakts wird verwendet * **Andere E-Mail-Adresse:** Du kannst eine spezifische E-Mail-Adresse eingeben ## Wiederkehrende Forderungen verwalten ### Wiederkehrende Forderungen anzeigen Im Tab "Forderungen" findest du einen separaten Tab "Wiederkehrend", der alle wiederkehrenden Forderungen anzeigt. Diese werden nach Erstellungsdatum sortiert. ### Status einer wiederkehrenden Forderung Wenn du eine wiederkehrende Forderung öffnest, siehst du in der Seitenleiste: * **Status:** Ob die Wiederholung aktiv ist oder angehalten wurde * **Wiederholungsintervall:** Wie oft die Forderung wiederholt wird * **Automatische Aktionen:** Was bei jeder Wiederholung passiert ### Bisherige Wiederholungen In der Seitenleiste siehst du unter "Bisherige Wiederholungen" alle bereits erstellten Wiederholungen. Jede Wiederholung zeigt: * Das Datum, an dem sie erstellt wurde * Einen Link zur erstellten Forderung * Ob bei der Erstellung ein Fehler aufgetreten ist ### Wiederholung anhalten oder wieder aktivieren Du kannst eine wiederkehrende Forderung jederzeit anhalten, ohne sie zu löschen: 1. Öffne die wiederkehrende Forderung (Template-Forderung) 2. Klicke in der Seitenleiste auf "Wiederholung anhalten" Die Wiederholung wird pausiert und es werden keine weiteren Forderungen erstellt, bis du sie wieder aktivierst. Um sie wieder zu aktivieren, klicke auf "Wiederholung wieder aktivieren". ### Wiederholung anpassen Du kannst die Einstellungen einer wiederkehrenden Forderung jederzeit ändern: 1. Öffne die wiederkehrende Forderung (Template-Forderung) 2. Klicke in der Seitenleiste auf "Wiederholung anpassen" 3. Ändere die gewünschten Einstellungen (Erste Ausführung, Wiederholungsintervall oder automatische Aktionen) 4. Klicke auf "Wiederholung anpassen" Die Änderungen gelten für alle zukünftigen Wiederholungen. ## Template-Forderung vs. Wiederholungen ### Template-Forderung bearbeiten Die ursprüngliche Forderung, die du als wiederkehrend markiert hast, ist die Template-Forderung. Änderungen an dieser Forderung beeinflussen alle zukünftigen Wiederholungen: * Wenn du Positionen hinzufügst oder entfernst, werden diese auch in zukünftigen Wiederholungen erscheinen * Wenn du Preise oder Beschreibungen änderst, werden diese auch in zukünftigen Wiederholungen übernommen * Wenn du den Empfänger änderst, werden zukünftige Wiederholungen an den neuen Empfänger gesendet **Hinweis:** Die Template-Forderung erhält automatisch ein neues Eröffnungsdatum, das dem aktuellen Datum entspricht, wenn die erste Wiederholung erstellt wird. ### Einzelne Wiederholungen bearbeiten Die einzelnen Wiederholungen (die erstellten Kopien) können unabhängig von der Template-Forderung bearbeitet werden: * Du kannst Positionen hinzufügen oder entfernen * Du kannst Preise oder Beschreibungen ändern * Du kannst den Empfänger ändern Diese Änderungen betreffen nur diese spezifische Wiederholung und haben keinen Einfluss auf die Template-Forderung oder zukünftige Wiederholungen. ## Häufige Fragen ### Wann werden die Wiederholungen erstellt? Die Wiederholungen werden automatisch täglich durch einen Hintergrundprozess erstellt, sobald das vorgesehene Datum erreicht ist. Ist das Datum der ersten Ausführung heute oder bereits vergangen, erscheint beim Speichern der Hinweis, dass **sofort eine Forderung erstellt** wird. Dasselbe gilt, wenn du eine angehaltene Wiederholung wieder aktivierst und in der Pause eine geplante Ausführung verpasst wurde. In der Liste der wiederkehrenden Forderungen siehst du jeweils das nächste vorgesehene Datum. ### Was passiert, wenn eine Wiederholung fehlschlägt? Wenn beim Erstellen einer Wiederholung ein Fehler auftritt (z.B. beim Versenden der E-Mail), wird dies in der Liste der Wiederholungen angezeigt. Du erhältst zudem eine E-Mail-Benachrichtigung über den Fehler. ### Kann ich eine wiederkehrende Forderung löschen? Du kannst die Template-Forderung wie jede andere Forderung löschen. Dies stoppt die automatische Erstellung weiterer Wiederholungen. Die bereits erstellten Wiederholungen bleiben erhalten. ### Kann ich die erste Wiederholung manuell erstellen? Setze die erste Ausführung auf heute oder ein vergangenes Datum – beim Speichern wird die Wiederholung sofort erstellt. Liegt das Datum in der Zukunft, wartet Infinity bis zu diesem Tag. Die Template-Forderung selbst kannst du jederzeit verwenden, wenn du sofort eine Forderung benötigst. # Kundengutschriften verbuchen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/payments/credit-notes So verbuchst du Gutschriften für bestehende Forderungen oder für Kunden In Infinity gibt es zwei Möglichkeiten, wie du Beträge an Kunden gutschreiben kannst: * **Gutschrift für bestehende Forderung verbuchen**:
Wenn du einem Kunden eine bestehende Forderung teils oder vollständig erstattest, empfehlen wir, die Forderung zu stornieren und eine Korrekturrechnung zu stellen. Auf der Stornorechnung ist dann die Gutschrift der ursprünglichen Forderung sichtbar. * **Buchhalterische Gutschrift manuell buchen**:
Wenn du bei einem Kunden eine Gutschrift einbuchen möchtest ohne Bezug auf eine spezifische Forderung, die gemindert wird, kannst du die Gutschrift manuell einbuchen. Dies eignet sich z.B. bei Überbezahlung. In diesem Artikel sind beide Möglichkeiten erläutert. ## Gutschrift für bestehende Forderung verbuchen Um eine Gutschrift für eine bestehende Forderung zu erstellen, die teils erstattet oder gänzlich storniert werden soll, kannst du dies aus der Forderung erledigen. Klicke dazu auf «Forderung stornieren» innerhalb der Forderung, um die bestehende Forderung zu stornieren. Du kannst dann ein PDF der stornierten Forderung herunterladen (dies entspricht der Stornorechnung). Damit wird der gestellte Rechnungsbetrag dem Kunden wieder gutgeschrieben und entsprechend als Forderung ausgebucht. Forderung stornieren ### Korrigierte Rechnung erstellen Du kannst danach die Forderung duplizieren, um daraus dann eine neue, korrigierte Forderung zu erstellen mit dem korrigierten Betrag. Falls du den gesamten Rechnungsbetrag gutschreibst und somit erstattest, ist dieser Schritt nicht notwendig. Klicke dazu in der Seitenleiste auf «Duplizieren als». Stelle dann deinem Kunden die Stornorechnung der ursprünglichen Forderung und die neue korrigierte Forderung zu. Mit diesem Vorgehen wird im Hintergrund alles automatisch entsprechend verbucht. ## Buchhalterische Gutschrift verbuchen Um eine Gutschrift für einen Kunden zu verbuchen, die unabhängig von einer Forderung ist, verbuche diese manuell: ### 1. Konto für erhaltene Anzahlungen erstellen Dies musst du in deiner Firma nur beim ersten Mal erledigen. Danach kannst du das erstellte Konto einfach wiederverwenden. Falls du noch kein Konto für Anzahlungen erstellt hast: 1. Klicke auf dem Tab «Buchen» auf das Vierpunktemenü links vom Kontonamen (z.B. Bank). 2. Klicke auf «Alle Konten», um den Kontenplan zu öffnen. 3. Klicke auf «Mit Nummern eintragen», um ein Konto per Kontonummer hinzuzufügen. 4. Füge ein Konto mit der Nummer 2030 und dem Namen «Erhaltene Anzahlungen» hinzu: Konto für erhaltene Anzahlungen erstellen ### 2. Manuelle Buchung erstellen Erstelle dann folgende manuelle Buchung: 1. Wechsle im Buchen-Tab zum Bankkonto, auf dem du die Gutschrift deines Kunden (z.B. Überbezahlung) erhalten hast. 2. Klicke auf «Neue Einnahme» 3. Erstelle eine Buchung für den Betrag, den du dem Kunden gutschreibst, mit dem Gegenkonto Erhaltene Anzahlungen, das du im vorherigen Schritt erstellt hast: Manuelle Buchung mit Gegenkonto Erhaltene Anzahlungen erstellen Falls es sich z.B. um eine Überzahlung einer Forderung handelt, stelle sicher, dass du nur die überbezahlte Differenz so verbuchst, und in der Forderung dann den eigentlichen Rechnungsbetrag als bezahlt markierst. ### Gutschriftdokument Es ist aktuell noch nicht möglich, direkt aus Infinity ein Gutschriftdokument für deine Kunden zu generieren. Dies wird künftig möglich sein – in der Zwischenzeit haben wir Mustervorlagen vorbereitet, um Dokumente für Gutschriften zu erstellen: * [Mustervorlage Gutschrift mit MWST](https://static.infinity.swiss/templates/Mustervorlage-Gutschrift-mit-MWST.docx) * [Mustervorlage Gutschrift MWST-befreit](https://static.infinity.swiss/templates/Mustervorlage-Gutschrift-MWST-befreit.docx) ### Einlösung der Gutschrift Wenn die Gutschrift dann vom Kunden eingelöst wird, verwende bei der Zahlung einer Forderung dann das Konto Erhaltene Anzahlungen wieder – bis zum Betrag der Gutschrift: Einlösung der Gutschrift Das Konto «Erhaltene Anzahlungen» wird standardmässig im Dropdown für das Zahlungsmittel nicht gezeigt, kann aber durch Tippen gefunden werden. Wenn du das Konto «Erhaltene Anzahlungen» im Buchen-Tab öffnest (z.B. über die Suche oder über das Menü «Alle Konten»), siehst du, ob die Gutschriften und Verwendungen ausgeglichen sind. # Überbezahlungen und Rundungsdifferenzen Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/payments/overpayments So kannst du überbezahlte Rechnungen und Forderungen in Infinity handhaben Im Geschäftsalltag werden Rechnungen und Forderungen nicht immer zum präzisen Rechnungsbetrag bezahlt. In Infinity werden kleinere Rundungsdifferenzen automatisch gehandhabt, während grössere Differenzen manuell gebucht werden können. ## Rundungsdifferenzen ### Automatisch verbuchen Bei zu einer Differenz von standardmässig bis maximal 5 Rp. wird eine Rechnung oder Forderung automatisch als vollständig bezahlt markiert und eine automatische Rundungsbuchung erstellt, wenn: * … Live Accounting eine passende Zahlung für eine Rechnung oder Forderung erkennt; * … oder du über die manuelle Rechnungsabstimmung nachträglich eine Bankbewegung einer Rechnung oder Forderung zuweist; * … oder du manuell eine Zahlung für eine Rechnung oder Forderung einträgst, mit einem Teilzahlungsbetrag mit passender Differenz. Rundungsdifferenz automatisch verbuchen ### Limit für Rundungsdifferenzen anpassen Du kannst in den Einstellungen unter **Zahltoleranz** anpassen, welches die maximale Abweichung zu einem Rechnungsbetrag ist, für welche eine Rechnung noch als vollständig bezahlt gelten soll. ## Höhere Überbezahlungen bei Forderungen Bei höheren Überbezahlungen deiner Kunden wird die Differenz automatisch über das Konto «Erhaltene Anzahlungen» gebucht. # Produkte via CSV importieren und exportieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/products/csv-import Importiere Produkte als CSV aus Excel oder anderen Tools – oder exportiere deine Produktliste aus Infinity. Mit dem CSV-Import kannst du mehrere Produkte auf einmal in Infinity erfassen, statt sie einzeln manuell anzulegen. ## Voraussetzungen * Du hast in deiner Organisation die Berechtigung, Produkte zu verwalten. * Deine CSV-Datei enthält die Spalte **Produktname**. * Deine CSV-Datei enthält die Spalte **Verkaufspreis**. ## CSV-Datei vorbereiten Unterstützt werden folgende Spalten: | Spaltenname | Pflichtfeld | Hinweise | | - | - | - | | Produktname | Ja | Maximal 72 Zeichen | | Rechnungstext | Nein | Maximal 200 Zeichen | | Verkaufspreis | Ja | Zahlenwert, z. B. `120.00` oder `120,00` | | MWST-Steuercode | Nein | Optionaler Steuercode, siehe [Steuercodes](../../accounting/vat/tax-codes) | | Ertragskonto | Nein | Kontonummer, z. B. `3200` | | Artikelnummer | Nein | Maximal 50 Zeichen | | Einheit | Nein | Maximal 4 Zeichen, z. B. `Stk` oder `h` | **Hinweise:** * Das Trennzeichen kann Komma (`,`) oder Semikolon (`;`) sein. * Leere Zeilen werden ignoriert. * Zusätzliche, nicht unterstützte Spalten werden ignoriert. * Es können maximal 300 Produkte pro Import verarbeitet werden. ### Beispiel-CSV Du kannst unter folgendem Link eine Vorlage herunterladen, die du für den CSV-Import ausfüllen und verwenden kannst: [Mustervorlage für CSV herunterladen](https://static.infinity.swiss/templates/Vorlage-CSV-Import-Produkte.csv) ## CSV hochladen und importieren 1. Wechsle in der Seitenleiste zu **Einstellungen**. 2. Öffne **Import/Export**. 3. Klicke bei **Produkte** auf **Importieren**. 4. Lade deine CSV-Datei hoch. 5. Prüfe die Importvorschau und starte den Import. Wenn Zeilen ungültig sind, siehst du eine Warnung mit den betroffenen Zeilen. Gültige Produkte kannst du trotzdem importieren. ## Produkte als CSV exportieren Du kannst deine Produktliste aus Infinity herunterladen: 1. Wechsle in der Seitenleiste zu **Einstellungen**. 2. Öffne **Import/Export**. 3. Klicke in der Gruppe **Aus Infinity exportieren** bei **Produkte** auf **Exportieren**. Infinity lädt eine Datei `Produkte.csv` herunter. Die Spaltenüberschriften sind auf Englisch: | Spaltenname | Inhalt | | - | - | | id | Interne Produkt-ID | | name | Produktname | | nameOnInvoice | Anzeigetext auf der Rechnung | | description | Beschreibung | | taxCode | MWST-Steuercode | | articleNumber | Artikelnummer | | unit | Einheit | | incomeAccount | Ertragskonto | | sellingPrice | Verkaufspreis in Franken, z. B. `120.00` | Die Spaltennamen des Exports entsprechen nicht den deutschen Überschriften des Imports. Wenn du eine exportierte Datei wieder importieren möchtest, musst du die Spalten zuerst umbenennen. # Produkte erstellen und verwalten Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/products/manage Erstelle Produkte, um diese in Forderungen und Offerten jederzeit wiederzuverwenden Du kannst jederzeit dein Produktsortiment verwalten. Folge diesen Schritten, um die Produktliste anzuzeigen. 1. Wechsle zum Tab Forderungen 2. Klicke auf das Menü «Mehr» oben rechts 3. Klicke auf die Option «Produkte» Produkte verwalten ## Produkt erstellen Um ein Produkt zu erstellen, klicke in der Produktliste zuunterst auf **Neues Produkt**. Fülle dann die Angaben für dein neues Produkt aus. Für ein Produkt sind mindestens ein Name und ein Verkaufspreis erforderlich. Produkt erstellen ## Produkte bearbeiten Um ein bestehendes Produkt zu bearbeiten, klicke auf das Stiftsymbol rechts vom gewünschten Produkt in der Produktliste. Keine Sorge – bereits in Forderungen eingesetzte Produkte bleiben unverändert, sodass keine plötzlichen Änderungen in deinen vergangenen Forderungen und Offerten entstehen. Produkt bearbeiten ## Produkt löschen Um ein Produkt zu löschen, klicke in der Produktliste beim gewünschten Produkt auf das Stiftsymbol. Klicke dann im Dialog **Produkt bearbeiten** unten links auf das **Löschen**-Symbol und bestätige die Aktion. ## Produkte exportieren Deine gesamte Produktliste kannst du als CSV herunterladen. Siehe [Produkte via CSV importieren und exportieren](./csv-import#produkte-als-csv-exportieren). # Wie Produkte funktionieren Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/products/overview Erstelle Produkte, um diese in Forderungen und Offerten jederzeit wiederzuverwenden Wenn du deine Güter oder Dienstleistungen als Produkte anlegst, kannst du sie in Forderungen und Offerten für Kunden mit wenigen Klicks beliebig wiederverwenden. Produkte sind verfügbar in Infinity Pro. Produkte unterstützen folgende Eigenschaften: * Produktname * Anzeigetext für Kunden (optionaler mehrzeiliger Text, der anstelle des Produktnamen auf Offerten und in Forderungen verwendet wird) * Verkaufspreis * Mehrwertsteuer-Typ (falls MWST in Organisation aktiviert ist) * Ertragskonto * Artikelnummer * Einheit Diese Angaben werden beim Auswählen eines Produkts in der Position in Forderungen und Offerten automatisch vervollständigt. Die Position kann jedoch danach auch abweichend vom Produkt nachbearbeitet werden. ## Produkte verwenden ### Produkte in Forderungen einsetzen Um ein Produkt in einer Forderung oder Offerte einzusetzen, erstelle eine neue Position, indem du rechts in der Seitenleiste auf **Neue Position** klickst. Wenn die Position leer ist, kannst du **Produkt wählen** anklicken, um ein Produkt auszuwählen, welches in diese Position eingesetzt werden soll. Wenn du Produkt wählen nicht siehst, stelle sicher, dass du bereits mindestens ein Produkt erstellt hast (siehe [Produkte erstellen](./manage)) und dass du Infinity Pro abonniert hast. Produkt wählen Es erscheint dann ein Dialog, in welchem du ein Produkt auswählen kannst. Du kannst auch Produkte nach ihrem Namen oder ihrer Artikelnummer suchen. **⚡️ Produkte schneller einfügen (Tipp für Power User):**
Wenn du die Enter-Taste drückst, während Produkt wählen geöffnet ist, wird das erste Produkt in der Liste eingesetzt. Du kannst also beispielsweise nach einem Produkt suchen und dieses dann direkt mit Enter einsetzen. ## Produkt von einer Position entkoppeln Beim Entkoppeln werden die eingesetzten Eigenschaften des Produkts in der Position belassen, aber das Produkt ist im Hintergrund nicht mehr verknüpft, sodass es in zukünftigen Auswertungen nicht mehr mit dieser Forderungsposition assoziert wird. Wähle hierfür die Position aus, klicke dann auf das Dreipunktemenü und wähle **Produkt entkoppeln**. Produkt entkoppeln ## Produkt von einer Position entfernen Beim Entfernen wird die Position wieder auf eine leere Position zurückgesetzt, sodass du wieder ein anderes Produkt auswählen oder die Position manuell befüllen kannst. Das Produkt in der Produktverwaltung ist davon nicht betroffen. Wähle hierfür die Position aus, klicke dann auf das Dreipunktemenü und wähle **Produkt entfernen**. Produkt entfernen # Kundenprojekte Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/sales/projects/overview So verwaltest du Kundenprojekte in Infinity Während du an einem Auftrag des Kunden arbeitest, können viele verschiedene Aufwände entstehen, die du anschliessen in Rechnung stellst. "Projekte" hilft dir dabei, hier den Überblick zu behalten. Ein Projekt besteht unabhängig von einzelnen Offerten, du kannst also Arbeiten protokollieren, um sie später gesammelt in Rechnung zu stellen. Zudem bleibt das Projekt auch offen, wenn eine Forderung gestellt wurde, es kann also viele verschiedene umfassen. Erstelle ein neues Projekt, indem du auf "Erstellen" klickst und "Neues Projekt" auswählst. Hier kannst du einen Titel wählen, den Kunden auswählen und optional weitere Informationen vermerken. ## Arbeit in Projekten Einzelne Kostenpunkte können direkt ergänzt werden, indem du auf "Neuer Eintrag" klickst. Hier kannst du die Zahlung, Kostenart und weitere Details aufführen. Nachdem du auf "Hinzufügen" klickst, wird der Punkt unter "erledigte Arbeiten" aufgeführt. Auf diesem Weg kannst du sämtliche Aufwände eines Projekts protokollieren und später in gesammelter Form verrechnen, indem du auf "in Rechnung stellen" klickst. Alle Forderungen, die du im Rahmen des Projekts erstellt hast, sind unabhängig von ihrem Status unter "Forderungen" aufgeführt. Du kannst eine bestehende Forderung nachträglich mit einem Projekt verbinden. Öffne die gestellte Forderung, klicke in der Seitenleiste auf das Dreipunktemenü und wähle **Forderung mit Projekt verlinken**. Wähle danach eines deiner aktiven Projekte. Offerten lassen sich so nicht verlinken, und eine bereits verlinkte Forderung kannst du hier nicht einem anderen Projekt zuweisen. Arbeit in Projekten ## Statistik Im Tab «Statistik» eines Projekts siehst du den abgerechneten, den noch nicht abgerechneten und den gesamten Wert des Projekts. Alle drei Beträge sind exklusive MWST. Der abgerechnete Wert entspricht der Summe der Nettobeträge aller Forderungen des Projekts. Das gilt, wenn deine Forderungen mit Nettobeträgen arbeiten (Standard für neue Organisationen). Nutzt deine Organisation Bruttobeträge, sind die erfassten Arbeiten und damit alle drei Beträge inklusive MWST. ## Zeiterfassung für Projekte Du kannst deine Arbeitszeit für Kundenprojekte direkt während der Arbeit erfassen, ohne später manuell Einträge hinzufügen zu müssen. Verwende dazu das Zeiterfassungs-Widget in der Seitenleiste. Die Zeiterfassung ist für Kundenprojekte ausgelegt und nicht für generelle Arbeitszeiterfassung für Mitarbeitende. ### Zeit erfassen Klicke auf das Zeiterfassungs-Widget unten in der Seitenleiste, um die Zeiterfassung zu starten. Während die Zeiterfassung läuft, kannst du das zugehörige Projekt auswählen. Wenn du die Zeiterfassung stoppst, öffnet sich ein Dialog, in dem du folgende Angaben machen kannst: * **Projekt**: Wähle das Projekt aus, dem die Zeit zugeordnet werden soll * **Arbeit**: Beschreibe kurz, was du gemacht hast * **Zeit**: Die erfasste Zeit wird automatisch eingetragen, du kannst sie aber auch manuell anpassen * **Stundensatz**: Gib den Stundensatz in CHF/h ein (der zuletzt verwendete Satz wird gespeichert) Nach dem Speichern wird die Arbeit als «Noch nicht abgerechnete Arbeit» im Projekt gespeichert. Du kannst so über längere Zeit hinweg verschiedene Arbeiten erfassen, ohne sie sofort in Rechnung stellen zu müssen. ### Unverrechnete Arbeit abrechnen Alle erfassten Arbeiten, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden, werden im Projekt unter «Noch nicht abgerechnete Arbeit» aufgeführt. Du kannst mehrere Arbeiten gleichzeitig auswählen und gesammelt in Rechnung stellen. Klicke dazu auf "In Rechnung stellen" im Projekt. Im anschliessenden Assistenten kannst du: 1. **Arbeiten auswählen**: Wähle die Arbeiten aus, die du verrechnen möchtest 2. **Art der Positionen wählen**: * **Detailiert mit Stundenangaben**: Jede Arbeit wird einzeln mit Anzahl Stunden aufgeführt * **Nur Gesamtbeträge**: Arbeiten werden einzeln aufgeführt, aber ohne Stundenangaben * **Zusammenführen**: Alle ausgewählten Arbeiten werden in einer einzigen Forderungsposition zusammengefasst 3. **Weitere Spalten**: Wähle zusätzliche Spalten für die Forderung, etwa **Menge/Einzelpreis**, **Einheit**, **Datum** oder **MWST in %**. Bei «Detailiert mit Stundenangaben» sind Menge, Einzelpreis und Einheit bereits gesetzt. Bei «Zusammenführen» steht die Datumsspalte nicht zur Verfügung. 4. **Titel und Datum festlegen**: Gib der Forderung einen Titel und wähle das Eröffnungsdatum sowie die Zahlungsfrist Nach dem Erstellen der Forderung werden die ausgewählten Arbeiten als verrechnet markiert und erscheinen nicht mehr unter «Noch nicht abgerechnete Arbeit. Die Forderung wird automatisch geöffnet, damit du sie bei Bedarf noch anpassen kannst. Wenn du ein Projekt abgeschlossen oder abgebrochen hast, kannst du auf «Mehr» klicken und es archivieren. # Zwei-Faktor-Authentifizierung Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/user-account/2fa/setup Schütze dein Infinity-Konto mit Passkeys oder Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Login. Mit einem zusätzlichen Sicherheitsfaktor schützt du dein Infinity-Konto und die Geschäftsdaten darin. Dafür stehen dir zwei Wege zur Verfügung: * **Passkeys** (Face ID, Touch ID oder ein Sicherheitsschlüssel) * **Zwei-Faktor-Authentifizierung** mit einer Authenticator-App (TOTP) und Recovery Codes Für die Bankanbindung mit Live Accounting brauchst du mindestens einen dieser zusätzlichen Sicherheitsfaktoren. ## Passkeys Ein Passkey erlaubt die Anmeldung ohne Kennwort, zum Beispiel mit Face ID, Touch ID oder einem Sicherheitsschlüssel. Du kannst mehrere Passkeys hinterlegen, etwa auf dem Laptop und auf dem Smartphone. ### Passkey hinzufügen 1. Öffne die Infinity-Einstellungen. 2. Klicke unter «Benutzerkonto» auf **«Sicherheit»**. 3. Klicke im Abschnitt «Passkeys» auf **«Hinzufügen»**. 4. Gib dein Kennwort ein. Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv, gib zusätzlich den Code aus deiner Authenticator-App ein. Klicke auf **«Fortfahren»**. 5. Bestätige die Anfrage deines Browsers bzw. Geräts (Face ID, Touch ID, Windows Hello oder Sicherheitsschlüssel). Der neue Passkey erscheint in der Liste mit dem Datum, an dem du ihn hinzugefügt hast. Falls dein Browser keine Passkeys unterstützt, ist «Hinzufügen» nicht verfügbar. Verwende in diesem Fall die [Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Authenticator-App](#zwei-faktor-authentifizierung-aktivieren) weiter unten. ### Passkey umbenennen oder entfernen In der Passkey-Liste kannst du jeden Eintrag **umbenennen** oder **entfernen**. Beim Entfernen wirst du zur Bestätigung gefragt. Solange in einer deiner Organisationen eine aktive Bankverbindung besteht und keine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist, kannst du den letzten Passkey nicht entfernen. ### Mit Passkey anmelden Auf der Anmeldeseite von Infinity klickst du auf **«Passkey»**. Folge den Anweisungen deines Geräts. Die Passkey-Anmeldung ersetzt E-Mail, Kennwort und den Bestätigungscode der Authenticator-App. Du kannst dich weiterhin mit E-Mail und Kennwort anmelden. Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv, brauchst du dann zusätzlich den Code aus der Authenticator-App. ## Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren, folge diesen Schritten: 1. Öffne die Infinity-Einstellungen aus. 2. Klicke auf die Seite «Sicherheit» im Abschnitt «Benutzerkonto». 3. Klicke im Abschnitt «Zwei-Faktor-Authentifizierung» auf «Einrichten», um den Prozess zu beginnen. Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren ### QR-Code in Authenticator-App scannen Es werden dir nun die Einrichtungsschritte angezeigt. Als erstes benötigst du eine Authenticator-App, mit der du die Logins jeweils über einen Code bestätigen kannst. Alle gängigen Zwei-Faktor-Authentifizierungsapps werden unterstützt, darunter beispielsweise: * Microsoft Authenticator * Google Authenticator * Authy * Passwortmanager wie 1Password, etc. Wenn du noch keine Zwei-Faktor-App hast, empfehlen wir dir [Microsoft Authenticator](https://www.microsoft.com/de-ch/security/mobile-authenticator-app). Diese App musst du auf deinem Smartphone im App Store (iOS) oder auf Google Play (Android) herunterladen. Danach kannst du über das Plus-Symbol in der App ein Login hinzufügen – wähle dabei die Option «Anderes», wenn du nach der Art des Kontos gefragt wirst, und scanne dann den QR-Code, der dir auf dem Einrichtungsbildschirm angezeigt wird. QR-Code in Authenticator-App scannen ### Recovery Codes speichern Mit Recovery Codes kannst du dich wieder anmelden, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung neu einzurichten, falls du einmal den Zugriff auf dein Smartphone oder deine Authenticator-App verlieren solltest. **Speichere diese Codes deshalb an einem sicheren Ort.** **Diese Codes werden dir aus Sicherheitsgründen nur einmalig während der Einrichtung angezeigt.** Stelle daher sicher, dass du sie während dem Einrichten an einem sicheren Ort abspeicherst, an dem du sie wiederfindest, falls du sie mal benötigst – ansonsten verlierst du möglicherweise den Zugriff auf dein Konto. Recovery Codes speichern ### Bestätigen und aktivieren In der Authenticator-App sollte nun ein 6-stelliger Bestätigungscode für «infinity.swiss» angezeigt werden. Gib diesen nun ein, um die Aktivierung abzuschliessen. Falls du noch keinen Bestätigungscode in deiner Zwei-Faktor-App namens «infinity.swiss» siehst, überprüfe bitte, ob du den QR-Code mit dieser App korrekt gescannt hast und versuche, den Schritt «QR-Code in Authenticator-App scannen» erneut durchzuführen. Nach der Aktivierung werden für alle künftigen Logins ab sofort ein solcher Zwei-Faktor-Bestätigungscode aus deiner Authenticator-App benötigt. ## Zwei-Faktor-Authentifizierung deaktivieren Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung wieder zu deaktivieren, öffne erneut die Infinity-Sicherheitseinstellungen und klicke dann auf «Deaktivieren». Um dies zu bestätigen, wird möglicherweise dein Account-Kennwort erfordert. Zwei-Faktor-Authentifizierung deaktivieren Wenn du Live Accounting aktiviert hast und keinen Passkey hinterlegt hast, kannst du die Zwei-Faktor-Authentifizierung nicht deaktivieren. Hinterlege zuerst einen Passkey, oder lasse die Authenticator-App aktiv, damit die Bankverbindung bestehen bleibt. ## Zwei-Faktor-Code wird nicht akzeptiert Falls der Zwei-Faktor-Code häufig nicht akzeptiert wird, ist möglicherweise die Uhrzeit auf deinem Gerät nicht korrekt. ### Überprüfe die Uhrzeit auf deinem Gerät Wenn die Uhrzeit auf deinem Gerät nicht stimmt, kann es vorkommen, dass der Zwei-Faktor-Code, der dir angezeigt wird, immer bereits abgelaufen ist. Dies kannst du am einfachsten überprüfen, indem du auf dem Gerät, auf dem du die Zwei-Faktor-App hast (in den meisten Fällen dein Smartphone), die Webseite [www.time.is](https://www.time.is) besuchst. Diese sollte dir die Meldung «Deine Uhr hat exakt die richtige Zeit!» anzeigen. Falls nicht, ist die Uhrzeit auf deinem Gerät nicht korrekt eingestellt. Um dies zu korrigieren: * Aktiviere auf Apple-Geräten die Einstellung «Datum und Uhrzeit automatisch einstellen». Du findest [hier eine offizielle Anleitung von Apple](https://support.apple.com/de-ch/101619). * Aktiviere auf Android-Geräten die Einstellung «Zeitzone automatisch einstellen». Du findest [hier eine offizielle Anleitung von Google](https://support.google.com/android/answer/2841106?hl=de). * Auf Windows-Geräten musst du die Einstellung «Uhrzeit automatisch festlegen» aktivieren. Du findest [die entsprechende Anleitung von Microsoft hier](https://support.microsoft.com/de-de/windows/festlegen-von-zeit-datums-und-zeitzoneneinstellungen-in-windows-dfaa7122-479f-5b98-2a7b-fa0b6e01b261). Indem du die automatische Festlegung der Uhrzeit aus- und nochmals einschaltest, wird auf den meisten Geräten die Uhrzeit neu synchronisiert. ### Zwei-Faktor-Authentifizierung nochmals einrichten Wenn dein Zwei-Faktor-Code trotz korrekter Uhrzeit auf all deinen Geräten häufig nicht akzeptiert wird, empfehlen wir dir, dich über einen **Recovery Code** einzuloggen und dann in den Einstellungen > Sicherheit die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu deaktivieren und nochmals neu zu aktivieren. Wenn du Live Accounting aktiviert hast und keinen Passkey hinterlegt hast, musst du die Zwei-Faktor-Authentifizierung nach dem Deaktivieren gleich wieder aktivieren, um Unterbrüche in der Bankverbindung zu vermeiden. ## Ich habe Zugriff auf meine Zwei-Faktor-App verloren Wenn du den Zugriff auf deine Zwei-Faktor-App verloren hast und dich nicht mehr einloggen kannst, kannst du dich mit einem Recovery Code trotzdem anmelden. Klicke dazu auf «Mit Recovery Code anmelden» und gib einen deiner Recovery Codes ein. Falls du ebenfalls deinen Recovery Code verloren hast, melde dich bei uns im Support, damit wir dir bei der Kontowiederherstellung weiterhelfen können. Mit Recovery Code anmelden **Jeder Recovery Code kann nur einmal verwendet werden.** Wir empfehlen dir, die Zwei-Faktor-Authentifizierung unbedingt gleich neu einzurichten, nachdem du dich eingeloggt hast, wenn du den Zugriff darauf verloren hast. Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung zurückzusetzen und neu einzurichten, kannst du sie in den Infinity-Sicherheitseinstellungen deaktivieren und dann nochmals neu einrichten. # Sprache der Benutzeroberfläche Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/user-account/language Stelle die Anzeigesprache von Infinity und die Sprache der Buchhaltung ein. Infinity kannst du in vier Sprachen verwenden: **Deutsch**, **English**, **Français** und **Italiano**. Dabei gibt es drei unabhängige Spracheinstellungen. ## Anzeigesprache Die Anzeigesprache bestimmt, in welcher Sprache du Menüs, Schaltflächen und Hilfetexte siehst. Sie gilt für dich persönlich und ändert nicht die Sprache anderer Teammitglieder. 1. Öffne die Infinity-Einstellungen. 2. Klicke unter «Benutzerkonto» auf **«Sprache»**. 3. Wähle unter «Anzeigesprache» **Deutsch**, **English**, **Français** oder **Italiano**. Die Änderung gilt sofort auf diesem Gerät. ## Sprache der Buchhaltung Die Sprache der Buchhaltung ist eine Einstellung der Organisation und unabhängig von deiner Anzeigesprache. Du findest sie unter **Einstellungen → Firmendaten** im Abschnitt «Sprache der Buchhaltung». Sie wird verwendet für: * Systemgenerierte Buchungstexte und Exporte * Titel und Spaltenüberschriften in Berichten (zum Beispiel Bilanz und Erfolgsrechnung) * Namen neuer Konten aus dem Standardkontenplan, die du ab dem Wechsel anlegst Bestehende Kontonamen werden beim Wechsel der Buchhaltungssprache nicht automatisch umbenannt. Nur neu erstellte Standardkonten erhalten den Namen in der neuen Sprache. Wie du den Kontenplan bearbeitest, liest du unter [Kontenplan](../accounting/ledger/chart-of-accounts). ## Sprache von Forderungen und Offerten Die Sprache auf dem PDF einer Forderung oder Offerte stellst du in der Vorlage bzw. im Dokument ein. Sie ist unabhängig von Anzeigesprache und Buchhaltungssprache. Details findest du unter [Forderungen und Offerten bearbeiten](../sales/invoicing/editing#sprache). # Team und Zugriffsrechte Source: https://docs.infinity.swiss/de/docs/user-account/team Lade Teammitglieder ein und lege fest, auf welche Bereiche sie Zugriff haben. Unter **Einstellungen → Team und Treuhänder** verwaltest du die Mitglieder deiner Organisation und deren Zugriff. ## Teammitglieder einladen 1. Öffne die Infinity-Einstellungen und klicke auf **«Team und Treuhänder»**. 2. Klicke auf **«Teammitglied einladen»**. 3. Gib die E-Mail-Adresse ein und wähle die Zugriffsstufe. 4. Klicke auf **«Einladung verschicken»**. Offene Einladungen erscheinen in der Mitgliederliste als «Ausstehend», bis die Person die Einladung annimmt. Zwei Benutzer:innen sind im Abonnement inbegriffen. Weitere Mitglieder werden mit CHF 10.– pro Monat abgerechnet (exkl. MWST). ## Zugriffsstufen Beim Einladen und unter **«Zugriff ändern»** stehen dir folgende Stufen zur Verfügung: * **Administrator:in:** voller Zugriff auf die Organisation, inklusive Team und Einstellungen * **Mitglied:** voller Zugriff auf die Arbeitsbereiche, ohne die Organisation zu verwalten * **Eingeschränkt:** nur die Bereiche, die du explizit auswählst Die Stufe «Eingeschränkt» steht mit Infinity Business zur Verfügung. Du kannst die Rechte später jederzeit ändern oder ein Mitglied aus dem Team entfernen. ## Eingeschränkte Rechte Für ein eingeschränktes Mitglied wählst du aus, auf welche Bereiche es Zugriff haben soll. Einige Rechte setzen andere voraus – Infinity aktiviert diese Abhängigkeiten automatisch (zum Beispiel «Kontakte ansehen», wenn jemand auf Kundenrechnungen zugreifen darf). ### Buchhaltung * Auf Auswertungen zugreifen * Journal bearbeiten * Kontenplan bearbeiten * Abschlüsse durchführen ### Einkauf * Auf Lieferantenrechnungen zugreifen * Dokumente hochladen * Dokumente ansehen * Ausgaben buchen * Zahlungen auslösen ### Verkauf * Auf Kundenrechnungen zugreifen * Auf Offerten zugreifen * Produkte verwalten ### Projekte * Projekte verwalten * Zeiten erfassen ### Kontakte * Kontakte ansehen * Kontakte verwalten ### Einstellungen * Einstellungen verwalten ### Lohnbuchhaltung * Auf Lohnbuchhaltung zugreifen ## Treuhand und mehrere Organisationen Der Teamzugang gilt immer nur für **diese** Organisation. Wenn du als Treuhänder:in mehrere Mandanten mit demselben Login führen möchtest, ist das ein anderer Zugang: siehe [Mandantenfähigkeit](../fiduciary/clients). In den Teameinstellungen siehst du ausserdem, ob diese Organisation mit einer Treuhandfirma verknüpft ist. # Grüezi Source: https://docs.infinity.swiss/de/introduction Vielen Dank, dass du Infinity nutzt! In diesem Handbuch findest du Anleitungen und Informationen zu allen Funktionen. ### Entdecke die Basics von Infinity So funktioniert unsere AI-Buchhaltung Lerne die Grundlagen kennen, wie Buchungen in Infinity funktionieren Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, erfahre, wie du die Mehrwertsteuer abrechnest Entdecke den intelligenten Belegworkflow in Infinity. Stelle deine erste Offerte oder QR-Forderung an deine Kunden. ### Für fortgeschrittene Nutzer:innen Entdecke, wie du Fremdwährungen in Infinity verwendest Entdecke die Buchungsmaske für Poweruser:innen in Infinity. Erstelle Produkte, um diese in Forderungen und Offerten jederzeit wiederzuverwenden. # Create an account Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/accounts/create POST /v1/accounts Adds an account to the chart of accounts. ## Creating an account Accounts are created by account number. For example, the following payload adds an expense account for electricity: ```json theme={null} { "number": 6410, "name": "Electricity", "description": "Power for the workshop", "colour": "#0746c8" } ``` The account type is inferred from the account number according to the Swiss chart of accounts for SMEs, unless you provide a `type` explicitly. Account numbers 1000–1999 are assets, 2000–2999 liabilities, 3000–3999 income and 4000–6999 expenses; the ranges 7000–8999 contain both income and expense accounts. The new account becomes part of the [current chart of accounts](/api/accounting/accounts/find): it is created in the earliest open fiscal year and carried forward into the fiscal years that follow it. ## Foreign currency accounts To create a bank account in a foreign currency, pass its `currency`. Foreign currency accounts are only allowed in the liquid assets range 1000–1099, and the currency must be enabled in the organisation. # Delete an account Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/accounts/delete DELETE /v1/accounts/{accountNumber} Deletes the account with the given account number, unless transactions have been posted to it in any fiscal year or it is a protected account. ## Deleting an account Deleting an account removes it from every open fiscal year. An account can only be deleted if nothing depends on it: * No transactions may have been posted to the account. Otherwise the request fails with `400 Bad Request` and error code `ledger/cannot-delete-account-with-transactions`. * System accounts that Infinity relies on, such as VAT accounts, cannot be deleted (`403 Forbidden`, `ledger/system-account`). * Accounts connected to a bank through Live Accounting cannot be deleted (`403 Forbidden`, `accounts/cannot-delete-live-account`). # List the chart of accounts Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/accounts/find GET /v1/accounts Lists the organisation's chart of accounts. The chart of accounts is returned as a whole, without pagination. ## The current chart of accounts The chart of accounts is returned independently of fiscal years: it contains every account that exists in at least one open fiscal year, sorted by account number. Accounts that only exist in closed fiscal years are no longer part of the chart of accounts and are not returned. Accounts are identified by their account number, which is also what you use as `debitAccount` and `creditAccount` when [posting a ledger entry](/api/accounting/create). Balances depend on the fiscal year and are therefore not part of the chart of accounts. # Modify an account Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/accounts/modify PATCH /v1/accounts/{accountNumber} Edits the name, description or colour of the account with the given account number. Other properties of an account, such as its number, type or currency, cannot be changed. ## Editing an account The name, description and colour of an account can be changed. Only the fields you provide are changed; to remove a description or colour, set it to `null`: ```json theme={null} { "name": "Main bank account", "description": null } ``` Changes apply to the account in every open fiscal year, so the chart of accounts stays consistent. The account number, type and currency of an account cannot be changed. # List fiscal years Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/fiscal-years GET /v1/fiscal-years Lists all fiscal years of the organisation, including closed ones. Ledger entries can only be posted to dates within an open fiscal year. Once a fiscal year has been closed, its bookings can no longer be changed. ## Fiscal years and ledger entries Ledger entries can only be posted to dates within an open fiscal year. Use this endpoint to find out which periods currently accept bookings before [posting a ledger entry](/api/accounting/create), or to determine the period to [find ledger entries](/api/accounting/find) in. Fiscal years are returned oldest first. Closed fiscal years are included with `isClosed` set to `true`, so you can tell which periods are final. # List available tax codes Source: https://docs.infinity.swiss/api/accounting/tax-codes GET /v1/tax-codes Lists the VAT tax codes that can be used in the `taxCode` field of ledger entries on a given date. Which tax codes are available depends on the organisation's VAT settings for that date: - Without VAT, no tax codes are available. - With the effective method, the statutory tax codes at the rates in force on that date are available (e.g. `UN81` from 2024 on, `UN77` before). - With the simplified method (Saldosteuersatz), the organisation's own simplified tax codes (e.g. `SS53`) are available, along with the statutory codes that keep their meaning under the simplified method, such as `UEX` or `BZB81`. ## Choosing a tax code Use this endpoint to find out which values are accepted in the `taxCode` field when [posting a ledger entry](/api/accounting/create). The available tax codes depend on the organisation's VAT settings and on the statutory VAT rates in force on the date of the booking, so pass the booking date as the `date` parameter: ```bash theme={null} curl "https://api.infinity.swiss/v1/tax-codes?date=2025-03-01" \ -H "x-api-token: your-api-token" ``` * If the organisation is not subject to VAT, the list is empty and ledger entries should be posted without a tax code. * With the effective method, the statutory tax codes are returned at the rates that apply on the given date, e.g. `UN81` for the normal rate of 8.1% from 2024 on. * With the simplified method (Saldosteuersatz), the organisation's own simplified tax codes such as `SS53` are returned, together with the statutory codes that keep their meaning under the simplified method (e.g. `UEX` for exports or `BZB81` for reverse charge). The default simplified tax code is marked with `isDefault`. For a full explanation of every statutory tax code, see [“Liste der MWST-Codes“](https://docs.infinity.swiss/de/docs/accounting/vat/tax-codes). # Create contact Source: https://docs.infinity.swiss/api/contacts/create POST /v1/contacts Creates a new contact in this organisation. # Delete contact Source: https://docs.infinity.swiss/api/contacts/delete DELETE /v1/contacts/{contactId} Deletes the contact with the given id, unless it is already in use. # Find contacts Source: https://docs.infinity.swiss/api/contacts/find GET /v1/contacts Finds any matching contacts in the organisation. # Get specific contact Source: https://docs.infinity.swiss/api/contacts/get-specific GET /v1/contacts/{contactId} Get a specific contact by contact id. # Modify contact Source: https://docs.infinity.swiss/api/contacts/modify PATCH /v1/contacts/{contactId} Edits the provided fields for the contact with the given id. # Convert estimate to invoice Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/convert-to-invoice POST /v1/estimates/{estimateId}/convert-to-invoice Creates a new customer invoice based on the estimate. The original estimate is preserved and links back to the new invoice via the conversion. Draft estimates cannot be converted. ## Converting an estimate Creates a new customer invoice that mirrors the estimate's template, recipient, and positions. The original estimate is preserved and links back to the new invoice via its `invoicesFromQuote` field, so a single estimate can be converted multiple times if needed. The request body is optional: * `openingDate` — the opening date for the new invoice. Defaults to the current date. * `isDraft` — whether to create the new invoice as a draft. Defaults to `true`. Draft estimates cannot be converted. Issue (or accept) the estimate first. # Create estimate Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/create POST /v1/estimates Creates a new estimate (quote) in the organisation. Estimates never post accounting transactions and are only converted to invoices by calling the convert endpoint. ## Creating an estimate Estimates (quotes) share their structure with invoices, but never post accounting transactions. The lifecycle status of an estimate (`open`, `accepted`, `rejected`) is managed through the [Set estimate status](/api/estimates/set-status) endpoint. To turn an accepted estimate into an invoice, use [Convert estimate to invoice](/api/estimates/convert-to-invoice). The position structure is identical to invoices — see [Create invoice](/api/invoices/create) for the full reference, including [external references](/api/invoices/create#external-references). Estimates may also be issued in a foreign currency by providing `originalCurrency` (and optionally `exchangeRate`; when omitted, the organisation's stored rate is used). When [converted to an invoice](/api/estimates/convert-to-invoice) the FX details and external references are carried over. ### Example ```json theme={null} { "template": "6474bb0cccc5b63aae56fa15", "openingDate": "2026-05-12", "recipient": "6474bb0cccc5b63aae56fa20", "title": "Offerte Beratungsmandat Q3", "isDraft": false, "payableInDays": 30, "amountMode": "gross", "language": "de", "positions": [ { "type": "product", "name": "Beratungsmandat", "quantity": 40, "unit": "h", "singleAmount": 18000, "contraAccount": 3200, "taxCode": "UN81" } ] } ``` ## Retrying safely with idempotency keys If a request fails or times out, provide a unique `Idempotency-Key` header (for example a UUID) to retry it without creating a duplicate estimate: ```bash theme={null} Idempotency-Key: 4cbe4d8c-8952-46a5-8bcd-1b4a67d0c496 ``` A retry with the same key and payload returns the response of the original request instead of creating the estimate again. Keys are scoped to your organisation, API key and endpoint, and are retained for 24 hours. See [Create invoice](/api/invoices/create#retrying-safely-with-idempotency-keys) for the full behaviour, including the `409 Conflict` errors returned when a key is reused with a different payload or while a request is still being processed. # Delete estimate Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/delete DELETE /v1/estimates/{estimateId} Deletes the estimate with the given id. # Find estimates Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/find GET /v1/estimates Finds matching estimates (quotes) in the organisation. Returns slim preview objects suitable for listings. # Get specific estimate Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/get-specific GET /v1/estimates/{estimateId} Returns the full representation of an estimate by id. # Modify estimate Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/modify PATCH /v1/estimates/{estimateId} Edits the provided fields for the estimate with the given id. Any fields that are not provided are left unchanged. Only the fields provided in the request body are updated. Any field that is omitted is left unchanged. Unlike invoices, modifying an estimate never affects accounting transactions. # Download estimate PDF Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/pdf GET /v1/estimates/{estimateId}/pdf Renders the estimate and returns the resulting PDF as a binary stream. The response body is the raw PDF binary. The `Content-Disposition` header includes a suggested filename based on the estimate number. # Add an estimate PDF attachment Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/pdf-attachments-add POST /v1/estimates/{estimateId}/pdf-attachments Add an estimate PDF attachment through the public API. Send the PDF as the `file` part of a multipart request with a `title` field. The response contains the uploaded file under `attachment`. You need invoice-module write access. You can attach up to ten PDFs to a quote. Each file may be at most 10 MiB (10,485,760 bytes). Infinity checks the actual file contents and rejects PDFs whose pages cannot be rendered. Issued quotes use the same attachment editability rules as invoices: they must have no payments, must not be annulled, must belong to an editable fiscal year, and must be outside settled VAT periods. Draft attachments remain editable. Attachments added through the API also appear in the quote editor and generated estimate PDF. # List estimate PDF attachments Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/pdf-attachments-list GET /v1/estimates/{estimateId}/pdf-attachments List estimate PDF attachments through the public API. Attachments are returned in attachment order, including files added through the quote editor. Each attachment includes its id, URL, original filename, content type, and size in bytes. You need invoice-module read access. Their pages appear after the quote pages in the [generated estimate PDF](/api/estimates/pdf). Quotes have no QR payment slip. # Remove an estimate PDF attachment Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/pdf-attachments-remove DELETE /v1/estimates/{estimateId}/pdf-attachments/{attachmentId} Remove an estimate PDF attachment through the public API. Use an attachment id returned by the [attachment list](/api/estimates/pdf-attachments-list). Removal preserves the other attachments and excludes the removed PDF from future estimate downloads. You need invoice-module write access. The same [editability rules](/api/estimates/pdf-attachments-add) apply to uploads and removals. # Send estimate by email Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/send POST /v1/estimates/{estimateId}/send Sends the estimate by email to the provided address, or to the recipient contact's email if no address is provided. If `email` is omitted, the estimate is sent to the recipient contact's primary email address. Each delivery attempt is logged on the estimate and surfaced in the `emailDeliveries` array of subsequent responses. # Set estimate status Source: https://docs.infinity.swiss/api/estimates/set-status PUT /v1/estimates/{estimateId}/status Updates the status of the estimate. Estimates move through three lifecycle states: * `open` — the default state for a newly issued estimate. * `accepted` — the customer has accepted the offer; the estimate can now be [converted to an invoice](/api/estimates/convert-to-invoice). * `rejected` — the customer has declined the offer. # Annul invoice Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/annul POST /v1/invoices/{invoiceId}/annulment Annuls a posted invoice as of the given date, reversing its transactions. ## Annulling an invoice Annulment reverses a posted invoice without deleting it. The reversing transactions are dated on `atDate`, which must fall within an editable fiscal year and VAT period. Use annulment (rather than deletion) when the invoice has already been issued to the customer or when its fiscal year is closed. # Create invoice Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/create POST /v1/invoices Creates a new customer invoice in the organisation. Set `isDraft` to `false` to immediately post the invoice and create the underlying transactions. ## Creating a customer invoice Invoices belong to a template and are addressed to a contact (or a free-text recipient). They are made up of an ordered list of positions, each of which has a discriminator `type`: * `product` — a standard billable line with a `quantity`, `singleAmount`, and `contraAccount` * `discount` — reduces the preceding positions, by either a `percentage` or an absolute `amount` (exactly one of the two must be set) * `text` — a non-billable text line * `subtotal` — renders the running subtotal of the preceding positions ### Draft vs. posted The `isDraft` flag controls whether the new invoice is posted immediately: * `isDraft: true` — saves the invoice as a draft. No accounting transactions are created. * `isDraft: false` — posts the invoice and creates the underlying transactions on `openingDate`. The transaction date must fall within an editable fiscal year and VAT period. ### Foreign-currency invoices To issue an invoice in a non-primary currency, provide `originalCurrency` (3-character ISO 4217 code). The currency must already be enabled in the organisation. `exchangeRate` is optional. When omitted, the invoice inherits the organisation's stored exchange rate for that currency, the same behaviour as foreign-currency [ledger entries](/api/accounting/create). When provided, it is expressed as `1 originalCurrency = X primaryCurrency` (e.g. `0.98` if 1 EUR = 0.98 CHF). An `exchangeRate` without `originalCurrency` is rejected. ### External reference Use the optional `externalReference` string to retain an id that belongs outside Infinity. It is capped at 128 characters, returned on create, get, and list responses, and can be used as an exact-match filter when you [find invoices](/api/invoices/find). The reference must be unique among the organisation's invoices. A duplicate returns `409 Conflict` with error code `customer-invoices/external-reference-already-exists`. ### Example The following payload creates a posted CHF invoice with two product lines and a 10% discount: ```json theme={null} { "template": "6474bb0cccc5b63aae56fa15", "openingDate": "2026-05-12", "recipient": "6474bb0cccc5b63aae56fa20", "title": "Beratungsleistungen Mai 2026", "isDraft": false, "payableInDays": 30, "amountMode": "gross", "language": "de", "positions": [ { "type": "product", "name": "Beratung", "quantity": 4, "unit": "h", "singleAmount": 18000, "contraAccount": 3200, "taxCode": "UN81" }, { "type": "product", "name": "Workshop-Vorbereitung", "quantity": 1, "singleAmount": 25000, "contraAccount": 3200, "taxCode": "UN81" }, { "type": "discount", "percentage": 10, "discountText": "Rabatt" } ] } ``` ## Retrying safely with idempotency keys If a request fails or times out, you may not know whether the invoice was created. To retry safely without creating a duplicate invoice, provide a unique `Idempotency-Key` header (for example a UUID) with your request: ```bash theme={null} Idempotency-Key: 4cbe4d8c-8952-46a5-8bcd-1b4a67d0c496 ``` When you retry a request with the same key and payload, the API returns the status and response of the original request – including the invoice it created – instead of creating the invoice again. * Keys are scoped to your organisation, API key and endpoint. The same key can be used once for an invoice and once for an [estimate](/api/estimates/create). * Keys are retained for 24 hours. After that, a key can be used again and will create a new invoice. * Reusing a key with a different payload returns `409 Conflict` with error code `rest-api/idempotency-key-payload-mismatch`. * While a request is still being processed, concurrent requests with the same key return `409 Conflict` with error code `rest-api/idempotency-key-request-in-progress`. * If a request fails, its key is released, so the same key can be used to retry. Generate a new idempotency key for every new invoice, and reuse it only when retrying the same request. # Delete invoice Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/delete DELETE /v1/invoices/{invoiceId} Deletes (voids) the invoice with the given id, unposting any associated transactions. Posted invoices in closed fiscal years cannot be deleted. Deleting a posted invoice also removes its accounting transactions. Once the invoice's fiscal year is closed, the invoice can no longer be deleted; use [annulment](/api/invoices/annul) instead to reverse it. # Find invoices Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/find GET /v1/invoices Finds matching customer invoices in the organisation. Returns slim preview objects suitable for listings. List responses return slim invoice previews. Use `externalReference` to find invoices with an exact match on the [external reference](/api/invoices/create#external-reference) supplied when creating or modifying an invoice. # Get specific invoice Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/get-specific GET /v1/invoices/{invoiceId} Returns the full representation of an invoice by id. # Modify invoice Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/modify PATCH /v1/invoices/{invoiceId} Edits the provided fields for the invoice with the given id. Any fields that are not provided are left unchanged. Transitioning `isDraft` between `true` and `false` will create or delete the underlying invoice transactions as needed. ## Modifying an invoice Only the fields provided in the request body are updated. Any field that is omitted is left unchanged. ### Posting and unposting Transitioning the `isDraft` flag drives the underlying transactions: * `true` → `false` — posts the invoice and creates the transactions on the invoice's `openingDate`. * `false` → `true` — unposts the invoice and removes the transactions. * `false` → `false` — recalculates and updates the existing transactions to reflect the new values. In every case, the relevant fiscal year and VAT period must be editable. # Download invoice PDF Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/pdf GET /v1/invoices/{invoiceId}/pdf Renders the invoice and returns the resulting PDF as a binary stream. The response body is the raw PDF binary. The `Content-Disposition` header includes a suggested filename based on the invoice number. If you only need a public link rather than the bytes, the full invoice representation includes a `publicPdfUrl` field that can be shared without an API token. # Add an invoice PDF attachment Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/pdf-attachments-add POST /v1/invoices/{invoiceId}/pdf-attachments Add an invoice PDF attachment through the public API. Send the PDF as the `file` part of a multipart request with a `title` field. The response contains the uploaded file under `attachment`. You can attach up to ten PDFs to an invoice. Each file may be at most 10 MiB (10,485,760 bytes). Infinity checks the actual file contents and rejects PDFs whose pages cannot be rendered. Issued invoices allow attachment changes only while they have no payments, have not been annulled, belong to an editable fiscal year, and are outside settled VAT periods. Draft attachments remain editable. Attachments added through the API also appear in the invoice editor and generated invoice PDF. # List invoice PDF attachments Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/pdf-attachments-list GET /v1/invoices/{invoiceId}/pdf-attachments List invoice PDF attachments through the public API. Attachments are returned in upload order, including files added through the invoice editor. Each attachment includes its id, URL, original filename, content type, and size in bytes. Their pages appear after the invoice and before the QR payment slip in the generated PDF. # Remove an invoice PDF attachment Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/pdf-attachments-remove DELETE /v1/invoices/{invoiceId}/pdf-attachments/{attachmentId} Remove an invoice PDF attachment through the public API. Use an attachment id returned by the [attachment list](/api/invoices/pdf-attachments-list). Removal preserves the other attachments and excludes the removed PDF from future invoice downloads. The same [editability rules](/api/invoices/pdf-attachments-add) apply to uploads and removals. # Record a payment Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/record-payment POST /v1/invoices/{invoiceId}/payments Records a partial or full payment of an invoice. For foreign-currency invoices, the payment may be recorded in the original currency by providing both `originalCurrency` and `exchangeRate`. ## Recording a payment Payments are booked against a `contraAccount` (typically a bank or cash account) on the given `date`. For foreign-currency invoices, you may record the payment in either the primary accounting currency or the invoice's original currency. To record a payment in the original currency, provide both `originalCurrency` and `exchangeRate`. ### Example A partial payment of CHF 500.00 received on the bank account 1020: ```json theme={null} { "amount": 50000, "contraAccount": 1020, "date": "2026-05-12" } ``` The response returns the refreshed invoice, including the updated `totalAmountPaid`, `totalRestAmount`, and `isPaid` fields. # Send invoice by email Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/send POST /v1/invoices/{invoiceId}/send Sends the invoice by email to the provided address, or to the recipient contact's email if no address is provided. If `email` is omitted, the invoice is sent to the recipient contact's primary email address. The optional `description` is included in the email body. Each delivery attempt is logged on the invoice and returned in the `emailDeliveries` array of subsequent responses. # Undo annulment Source: https://docs.infinity.swiss/api/invoices/undo-annulment DELETE /v1/invoices/{invoiceId}/annulment Reverses a previous annulment and restores the invoice to its prior state. Restores an annulled invoice by removing the reversing transactions. The invoice's original fiscal year and VAT period must still be editable. # Find projects Source: https://docs.infinity.swiss/api/projects/find GET /v1/projects Finds matching projects in the organisation. Returns slim preview objects suitable for listings. Use this to resolve the project id that work entries should be recorded on. ## Finding projects Returns slim preview objects suitable for listings. Use this endpoint to resolve the id of the project that work should be recorded on. Results can be narrowed down by client and by status: * `client` — the contact id of the client the project belongs to * `status` — `active`, `completed` or `abandoned`. Use `archived` to match both completed and abandoned projects. To read the work entries of a project, use [Get specific project](/api/projects/get-specific) or [Find work entries](/api/projects/work-entries/find). # Get specific project Source: https://docs.infinity.swiss/api/projects/get-specific GET /v1/projects/{projectId} Returns the full representation of a project by id, including all of its work entries. ## Getting a project Returns the full representation of a project, including every work entry recorded on it — billed as well as unbilled. Alongside the work entries, the response carries the aggregated values of the project: * `unbilledValue` — the sum value of all unbilled work entries in cents * `billedValue` — the sum value of all invoices created from this project in cents, without the VAT added on top of net amounts * `totalValue` — the sum of both All three values exclude VAT, unless the organisation uses gross amounts on invoices. Then the work amounts, and with them all three values, include VAT. * `totalMinutesSpent` and `unbilledMinutesSpent` — the time recorded on hourly work entries # Record a work entry Source: https://docs.infinity.swiss/api/projects/work-entries/create POST /v1/projects/{projectId}/work-entries Records a new work entry on a project. Work entries recorded this way appear as unbilled work on the project and can be billed from Infinity later on. ## Recording work on a project Work entries are the individual units of work performed for a client. Recording them through the API lets an external system — for example field management software that captures hours and material expenses on site — feed a project in Infinity, so the work can be billed from Infinity later on. The `type` field selects how the work entry is valued and which further fields are required: | Type | Valued by | Required fields | | - | - | - | | `hourly` | An hourly rate and time spent | `rate`, `hours` (`minutes` optional) | | `fixed-price` | A fixed amount | `price` | | `unbillable` | Not billable | — | All amounts are given in cents, and `date` is the day the work was performed on, in `YYYY-MM-DD` format. ### Examples Two and a half hours of work at an hourly rate of CHF 120.00: ```json theme={null} { "type": "hourly", "date": "2026-03-14", "description": "Elektroinstallation Erdgeschoss", "rate": 12000, "hours": 2, "minutes": 30 } ``` Material purchased for the project, billed at a fixed CHF 450.50: ```json theme={null} { "type": "fixed-price", "date": "2026-03-15", "description": "Kabelmaterial", "price": 45050 } ``` Work that should be documented on the project but never invoiced: ```json theme={null} { "type": "unbillable", "date": "2026-03-16", "description": "Interne Besprechung" } ``` The response returns the created work entry, including its `id` and the resulting `amount` in cents. Recording a work entry does not create any invoice or booking. New work entries appear as unbilled work on the project and are billed from Infinity, where you choose which entries to include on an invoice and how they are presented. # Delete work entry Source: https://docs.infinity.swiss/api/projects/work-entries/delete DELETE /v1/projects/{projectId}/work-entries/{workEntryId} Deletes a work entry from a project. Deleting a work entry that has already been billed does not change any invoice that was already issued from it. ## Deleting a work entry Removes a work entry from its project. The project's unbilled value and recorded time are updated accordingly. Deleting a work entry that has already been billed does not change any invoice that was already issued from it. To correct an issued invoice, annul or edit the invoice itself. # Find work entries Source: https://docs.infinity.swiss/api/projects/work-entries/find GET /v1/projects/{projectId}/work-entries Returns the work entries of a project, most recent first. ## Finding work entries Returns the work entries of a single project, most recent first. Set `billed` to `false` to list only the work that is still waiting to be invoiced, or to `true` to list the work that has already been billed. Omit it to receive both. Like all list endpoints of the Infinity API, this endpoint returns at most 30 work entries by default. Use `limit` and `skip` to page through projects with more work entries than that. # Modify work entry Source: https://docs.infinity.swiss/api/projects/work-entries/modify PATCH /v1/projects/{projectId}/work-entries/{workEntryId} Edits the provided fields of a work entry. Any fields that are not provided are left unchanged. Omit `type` to keep the work entry at its current type. Provide `type` to convert the work entry, in which case the fields of the new type must be provided as well and the fields of the previous type are discarded. Only fields belonging to the resulting type may be sent. Work entries that have already been billed can still be edited, but this does not change any invoice that was already issued from them. ## Modifying a work entry Any fields that are not provided are left unchanged. Omit `type` to keep the work entry at its current type and correct individual fields: ```json theme={null} { "hours": 4, "minutes": 15 } ``` Provide `type` to convert a work entry into another type. The fields of the new type must be provided as well, and the fields of the previous type are discarded: ```json theme={null} { "type": "fixed-price", "price": 50000 } ``` Only fields belonging to the resulting type may be sent. Sending a `price` for an entry that stays `hourly`, for example, is rejected with `general/malformed-request`. Work entries that have already been billed can still be edited, but this does not change any invoice that was already issued from them. The `wasBilled` field is read-only and is set by Infinity when the work is billed. # Attach a receipt to a ledger entry Source: https://docs.infinity.swiss/api/receipts/attach POST /v1/receipts/{receiptId}/attach Attaches a previously uploaded receipt to a ledger entry, and files it to the `receipts` location. A receipt that is already attached to another ledger entry is moved to the given one. ## Attaching an uploaded receipt If you [uploaded a receipt](/api/receipts/upload) without a `ledgerEntryId`, it lands in the document inbox. Use this endpoint to attach it to a ledger entry later, for example once the corresponding entry has been posted: ```bash theme={null} curl -X POST https://api.infinity.swiss/v1/receipts/686f1b2ce9500b3ffe4bbc71/attach \ -H "x-api-token: your-api-token" \ -H "Content-Type: application/json" \ -d '{ "ledgerEntryId": "682338d9e9500b3ffe4baa5a" }' ``` The receipt is filed to the `receipts` location and the response reflects the ledger entry it is now attached to. A receipt that is already attached to another ledger entry is moved to the given one. Ledger entries with VAT are booked as two transactions internally. Only the id of the ledger entry itself, as returned by [find ledger entries](/api/accounting/find), is accepted here — the id of the VAT transaction results in a `404 Not Found` response with the error code `transactions/not-found`. # Upload a receipt Source: https://docs.infinity.swiss/api/receipts/upload POST /v1/receipts Uploads a receipt or other document to the organisation's documents, and optionally attaches it to an existing ledger entry. The request must be sent as `multipart/form-data` with the file contents in the `file` field. ## Uploading a receipt Send the request as `multipart/form-data` with the file contents in the `file` field. For example, the following request uploads a receipt PDF and attaches it to an existing ledger entry: ```bash theme={null} curl -X POST https://api.infinity.swiss/v1/receipts \ -H "x-api-token: your-api-token" \ -F "file=@receipt.pdf" \ -F "title=Coffee receipt 2025-01-30" \ -F "note=Team breakfast" \ -F "ledgerEntryId=682338d9e9500b3ffe4baa5a" ``` The `ledgerEntryId` is the id of the ledger entry, as returned by [find ledger entries](/api/accounting/find); the id of the VAT transaction booked alongside an entry is not accepted. If `ledgerEntryId` is omitted, the document lands in the organisation's document inbox, where it can be processed later — just like a manual upload in the app. ## Supported file types Files can be at most **10 MB** in size, and must be one of the following types: | Content type | Format | | - | - | | `application/pdf` | PDF documents | | `image/png` | PNG images | | `image/jpeg` | JPEG images | | `image/gif` | GIF images | | `image/tiff` | TIFF images | | `image/heic` | HEIC images | | `image/heif` | HEIF images | The actual contents of the uploaded file are validated. Files whose content does not match one of the supported types are rejected with a `415 Unsupported Media Type` response and the error code `files/unsupported-file-type`, even if a supported content type or file extension is claimed in the request. ## Live Capture analysis If Live Capture is enabled for the organisation and analysis quota is available, an automatic document analysis starts after the upload, similar to uploading a receipt manually in the app. The analysis runs in the background and does not delay the response. To skip the automatic analysis for an upload, set the `suppressAnalysis` field to `true`. ## Rate limits Because uploads are materially more expensive to process than other requests, this endpoint has a stricter rate limit than the rest of the API: at most **100 requests per hour**. When the limit is exceeded, you'll receive a `429 Too Many Requests` response with error code `general/too-many-requests`. Uploads are also processed in a background queue, so bursts of uploads within the rate limit (for example, an automation submitting dozens of receipts in a short window) are handled gracefully. Analyses from a large batch are processed a few at a time, so it can take several minutes until every document in the batch has finished analysing.